- 30.09.2020
- 1427
- 56
Рузиева М.Х.
Психолог, учитель самопознания
КГУ «ОШ № 106»
г. Алматы
Тренинг «Тайм менеджмент или
искусство управления временем»
(цикл: психологическая готовность к ЕНТ, ВОУД)
«Тот, кто позволяет ускользать своему времени,
выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках свое время,
держит в руках свою жизнь»
Алан Лэкейн
Цель: расширить представления учащихся о ценности понятия «время» как возможности человека воплотить задуманное. Развитие навыков управления временем для повышения эффективности работы и личностного роста.
Задачи:
- раскрыть сущность взаимоотношений человека и времени;
- развить способность планировать и контролировать свое личное время;
- обучить эффективным принципам планирования и рационального использования времени.
Данный тренинг разработан для учащихся 9-11 классов, а так же его можно и нужно проводить с учителями для того чтобы научить педагогов более эффективно использовать время. Повысить личную эффективность работы, позволяющие добиваться больших результатов и достигать значимых целей при меньших затратах времени и энергии. Данный тренинг состоит из трех частей: часть 1. «Что такое время?» Это обзорная часть, в которой учащиеся знакомятся с понятием времени, о том, куда и на что утекает наше время, так же в перовой части очень много практических заданий. Часть 2. «Простые способы управления временем» - больше теоретическая часть, в которой рассказывается о приемах, законах и принципах контроля времени. Часть 3. «Методы и приемы контроля времени» - эта часть практическая, где прорабатываются различные упражнения, рассматриваются методы и приемы контроля времени, выполняются практические задания ит.п.
Часть 1. Что такое Время?
Куда уходит наше время? (По данным французских социологов из материалов журнала «Наука и жизнь») за 70 лет современный средний европеец:
Стоит 30 лет.
Спит 23 года.
Сидит 17 лет.
Ходит 17 лет.
Работает 8-9 лет.
Ест 6-7 лет.
Едит в транспорте 3 года.
Разговаривает и слушает разговоры 2 года.
Смотрит телевизор 6 лет.
Смеется 623 дня.
Готовит еду 560 дней.
Болеет насморком 500 дней.
Занимается шопингом 440 дней.
Болеет 440 дней.
Отмечает праздники 340 дней.
Заполняет различные документы 305 дней.
Читает 250 дней.
Говорит по телефону 180 дней.
Одевается мужчины 177, женщины 531 день.
Ходит в туалет по малой нужде 106 дней
И так, вы видите, что мелочи в нашей жизни очень много и они занимают много времени, чем нам кажется.
Далее участникам тренинга предлагается посмотреть видео ролик «Что такое Время?»
Задание 1. Участникам предлагается начертить и заполнить табличку, после работы перейти к общему обсуждение и выводам.
Психолог: самое главное то, что время можно наполнить чем-то. Вы можете сделать не с самим временем, а именно подойти к нему с точки зрения эффективной наполненности. «Иметь цель для всей жизни, для года, для месяца, для дня и для час, для минуты жертвуя нашей целей, высшим…» - Л.Н.Толстой.
Мне хотелось бы вам зачитать отрывок из книги «Между небом и землей» Марка Леви. «Если хочешь понять, что такое год жизни, задай вопрос студенту, который завалил годовой экзамен. Если хочешь понять, что такое месяц, спроси у матери, которая родила недоношенного ребёнка и ждёт, когда его извлекут из инкубационной камеры. Если неделя — спроси человека, который работает на конвейере или в шахте, чтобы прокормить семью. Если день — спроси влюблённых, которые ждут встречи. Если час — спроси у страдающего клаустрофобией человека, который застрял в лифте. Секунда — посмотри на выражение лица того, кто в тысячную долю мига избежал смерти, или спроси у спортсмена, который только что выиграл серебряную медаль на Олимпийских играх вместо золотой, ради которой тренировался всю жизнь» Цените каждое мгновение, ведь у нас не будет возможности прожить его вновь. Время - бесценно! (Обсуждение с участниками тренинга).
Чтение притчи «Ценность времени»
Один бизнесмен накопил состояние, составляющее три миллиона долларов. Он решил, что возьмет себе год отдыха от работы и поживет в роскоши, которую мог себе позволить благодаря своему богатству.
Но не успел он принять это решение, как к нему спустился Ангел Смерти.
Будучи профессиональным торговцем он решил любым способом уговорить Ангела Смерти, чтобы тот продал ему немного времени.
Отчаявшись, богач сделал Ангелу предложение:
— Дай мне еще три дня жизни, и я отдам тебе треть моего состояния, один миллион долларов золотом. Ангел отказался.
— Хорошо, оставь мне еще два дня жизни, и я отдам тебе две трети своих денег, два миллиона долларов. Ангел снова отказался.
— Дай мне всего один день, чтобы еще раз насладиться красотой этой земли и провести немного времени с семьей, которую я так долго не видел, и я отдам тебе всё, что имею. Три миллиона долларов. Но Ангел был непоколебим. Наконец, человек спросил, может ли Ангел дать ему немного времени, чтобы написать прощальную записку? Это желание было удовлетворено. «Правильно используйте время, которое отведено вам для жизни, — писал он. Я не смог купить даже часа жизни за три миллиона долларов. Проверьте, прислушавшись к своему сердцу, все ли вещи, окружающие вас, обладают действительной ценностью».
(Обсуждение смысла притчи с участниками тренинга).
Задание 2. Перечислите то, что обладает для вас наибольшей ценностью в этой жизни, на что вам не жалко своего времени.
Психолог: каждому человеку нужно научиться контролировать свое время. Правильное понимание значения времени дает возможность распределить свои силы, продумать режим труда и отдыха. Двадцать четыре часа, которые вмещают в себя сутки, нужно рассматривать как возможность продвижения к своей цели, приобретения полезных знаний, развития важных умений и навыков, которые станут надежным жизненным багажом.
Задание 3. Проанализируйте свои достижения и соотнесите их во времени. Заполните таблицу, в которой укажите возраст и то, что вы успели достичь к этому времени.
Чтение отрывка из известной книги современного талантливого педагога и писателя С.Соловейчика поможет участникам тренинга осмыслить свои успехи и неудачи в учении с точки зрения контроля над временем.
Учение с увлечением
...Время оттого трудно контролировать, что оно бесформенно - течет непрерывной рекой. Люди совершенно ж могли бы подчинить себе время, если бы не догадались разделить его на части: год - на месяцы, сутки - на часы, часы - на минуты. Деление это в какой-то степени условно: в самом времени никаких делений нет. Ничто не мешало бы нам уговориться, что в сутках не 24 часа, а, скажем, 48 - по тридцать минут в каждом. Уходили бы из школы в двадцать пятом часу пополудни, а спать ложились бы в сорок втором.
Мы искусственно делим время на равные отрезки, лишь с одной целью: чтобы как-то управлять им. Иначе с ним не справишься. Представим себе, что время, которое мы проводим в школе, не было бы разделено на уроки. Нет расписания, нет звонков. Начался урок немецкого языка - и никак не кончится. Учитель говорит: «Еще немножко позанимаемся».
Началась перемена, но и она не кончается: «Еще немножко побегаем», - говорят ребята.
Занятия в такой школе были бы немыслимы: мы ничего не успевали бы сделать.
Но почему же мы только школьное время разделяем на части, на уроки?
А все остальное?
Человек не спит примерно пятнадцать часов в сутки. Пять из них - школьных - разделены, управляемы, находятся под контролем. А остальные десять - бесформенная масса, которой трудно управлять даже очень организованному человеку!
Попробуем и на эти десять часов, на наши собственные десять часов, наложить какую-то невидимую решетку, разделить их на части.
Если эта операция удастся, мы станем властелинами своего дня, своего времени и будем успевать гораздо больше.
Сделаем так: каждый час будем непременно менять занятие, как в школе. Время мало отмечать в сознании, его надо отмечать, разделять реально - переменой дел, переменой «урока». Чем бы мы ни занимались, какое бы долгое занятие у нас ни было, разделим его на порции, внесем во время какую-то структуру и каждый час будем менять занятие. Даже если страшная лень напала - что ж, каждый час будем лениться каким-то другим способом, в этом все дело!
Важно только точно подчиняться неслышному ежечасному «звонку», как это происходит в школе.
Знаменитый английский адмирал Нельсон сделал однажды убийственное для лентяев всего мира заявление: «Я обязан своими успехами тому, что никогда в жизни не тратил даром и четверти часа».
Время тратится попусту не столько часами, сколько четвертями часов - из потери этих четвертушек и складываются все несчастья нашей жизни. Но если строго каждый час менять занятия, то легче будет избежать и потери «четвертушки» часа.
Но что же выходит - опять режим?
Нет.
Режим - это планирование наперед, и оно, как мы видели, не всем удается. Слишком много разных житейских обстоятельств мешают выполнить план, и не у каждого достаточно характера противостоять этим обстоятельствам.
Кто живет строго по режиму - это замечательно,
Но кто чувствует себя не в силах жить по режиму, тот может взять время под контроль, если будет отмечать каждый час после того, как этот час прошел Это же совсем нетрудно! Просто отмечать, что час ушел на то-то и теперь надо сменить занятия.
Очень хорошие хозяйки, получив зарплату, заранее определяют, на какие нужды сколько денег отложить. Но есть просто хорошие хозяйки - они записывают на бумажке, на что потратили деньги. И это помогает им тратить бережно! Плохие же хозяйки тратят деньги как попало и даже приблизительно не представляют себе, куда же они девались.
Со временем - как с деньгами. Если нет сил быть очень хорошими хозяевами времени и соблюдать режим, попробуем для начала быть хозяевами просто хорошими: станем разделять время на части, каждый час менять занятие (хотя, конечно, не исключены и сдвоенные часы - так и в школе бывает) и для начала записывать, на что ушел каждый час.
Планирование и учет внутренне связаны между собой. Планирование не удается? Наладим хотя бы учет! И мы не заметим, как перейдем к планированию...
Задание 4. Наметьте для себя то, чего вы хотели бы достичь в ближайший временной отрезок (месяц, полугодие, год)
(что делать)
Сроки
(когда)
Средства и действия
(что нужно)
Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.
Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.
Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге: «Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…» Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Таким образом, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день. Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией. Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки. Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.
Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.
Задание 1 (на дом). Попробуйте распланировать свой день с утра и до вечера и следовать данному плану. Сделать для себя пометки, что получилось выполнить, а чего нет и по какой причине. (Обсуждение результатов на следующем занятии).
Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.
После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.
Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.
Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.
Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.
Задание 2. Наметьте список дел на и расставьте приоритеты в ваших делах по методу АБВГД. (обсуждение результатов с участниками тренинга).
Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.
Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.
Матрица Эйзенхауэра - один из методов тайм-менеджмента дляопределения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей "Важно - Неважно" по горизонтали и "Срочно - не Срочно" по вертикали.
Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.
Важные и срочные дела - те, которые очень важны и не терпят отлагательства. Без них все порушится, и сделать их завтра - будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь - и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть - недостатком профессионализма, а часть - форс-мажорами.
Важные, но не срочные дела - это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.
Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить - сделайте это обязательно.
Не важные и не срочные дела - это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени - чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете. Ваш выбор?
Задание 3. Распределите свои дела и занятия по методу Эйзенхауэра. Что было сложным? Что оказалось легче всего? (Обсуждение).
Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.
Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.
Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.
Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).
Составьте рейтинг таких никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда те дела, которые не приносят Вам никакой пользы и не приближают Вас к цели.
Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня:
Какие дела самые важные и ценные?
Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
Как использовать свое время с наибольшей пользой?
Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность.
Задание 4. Ответьте (письменно) на эти 3 вопроса, какой результат вы увидите, что вы с этим будите делать и как строить свою работу? (Обсуждение).
Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.
Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.
Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.
Часть 3. Методы и приемы учета времени.
Психолог: сегодня я хочу поговорить с вами о том
Упражнение «Чувство времени» или «Минутка».
Цель: участники тестируют себя — насколько точно они ощущают течение времени.
Инструкция: Давайте проверим, насколько у каждого из вас развито чувство времени. Закройте, пожалуйста, глаза и постарайтесь после моей команды „начали» уловить тот момент, когда пройдет минута. При этом не надо считать про себя. Как только, с вашей точки зрения, минута пройдет, поднимите руку и откройте глаза. При этом продолжайте сидеть молча до тех пор, пока все не откроют глаза. Итак, начали. Рисуем шкалу времени. Т.е. прямую линию, с отмеченными на ней временными интервалами -20сек, -15сек, -10сек, -5сек, 0, 5сек, 10сек, 15сек, 20сек. Когда остается 20 секунд, начинаете отмерять указкой это время на Вашей шкале. Т.о. участники, открывшие глаза, в тот момент, когда, по их мнению, закончилась минута, наглядно видят на сколько секунд они ошиблись, в «-» или «+», т.е. как работают их внутренние часы. Итоги упражнения: После завершения упражнения тренер сообщает участникам результаты своих наблюдений и предлагает обменяться впечатлениями. Если участники группы высказывают желание повторить упражнение, тренер идет им навстречу или предлагает потренироваться самим.
Цель: Прояснение жизненных целей.
Всем известно, что ясность – залог эффективности. Самой частой причиной потери времени и главным препятствием на пути к успеху является неумение сосредоточиться на необходимой задаче. Поэтому важным этапом в управлении своим временем является четкое определение своих целей, распределение их по степени важности.
Выберите любые важные сферы жизни. Напишите их названия на отдельных листках.
Теперь из этих трех сфер выберите ту, которая является для вас самой важной. Положите тот листок, на котором вы записали ее название, перед собой и задайте себе вопрос: чего я хочу достичь? Можно закрыть глаза и посидеть некоторое время, размышляя над ними. После этого запишите все мысли и образы, какие возникли у вас. Записывайте все, что приходит в голову.
Из оставшихся сфер выберите ту, которая стоит на втором месте по значению, проделайте то же самое.
Возьмите третий листок. Прочитайте название сферы вашей жизни и задайте себе те же вопросы.
Возьмите первый список целей и прочитайте его. Что вы можете еще написать? Может быть, вы захотите что-нибудь вычеркнуть? Исправить?
Проранжируйте все ваши цели по степени важности от 1 (самая важная) до N (номер последней цели, не самой важной). Отложите список в сторону.
Прочитайте три первых пункта. Задайте себе вопрос: Это действительно самое важное для меня в данной сфере? Если ответ утвердительный, то переверните лист и запишите их на другой стороне. Если вы сомневаетесь, то выберите из тех пунктов, что идут следом, тот, что считаете важным, и затем перенесите на другую сторону листа.
То же самое проделайте со вторым и третьим списками.
Положите перед собой все списки с тремя главными целями. Теперь перед вами более ясная картина того, что вы хотите. Прочитайте свои записи еще раз и задумайтесь: Насколько важны для меня эти цели? Я действительно хочу именно этого? Насколько эти цели реалистичны? Насколько они согласуются между собой? Не противоречат ли они друг другу? Часто люди ставят перед собой значительно больше задач, чем они могут реально выполнить. Для осуществления всего желаемого у них просто не хватит сил, времени, способностей. Поэтому необходимо установить приоритеты, то есть решить: Какие цели являются наиболее важными? С какими можно повременить? На достижение каких целей следует направить свои ресурсы, то есть время, способности, умения?
Сейчас установите приоритеты А, В, С, для каждой из девяти целей, которые вы отобрали из трех важнейших сфер вашей жизни.
очень, очень важные цели.
очень важные цели.
просто важные цели.
Возьмите чистый лист бумаги и запишите на нём сначала цели приоритета А, затем В и С. Посмотрите на список целей приоритета А. Это то, что вы хотите. Это и есть то, на что нужно направить ваши силы и энергию. Вы готовы уже сейчас приступить к их реализации? Каков будет ваш первый шаг?
Упражнение «Антивремя»
Цель: Участники тестируют себя — насколько точно они ощущают течение времени.
Инструкция: Выберите каждый тему для небольшого рассказа. Темы должны быть простые, например «театр», «магазин», «путешествие за город». Упражнение будут заключаться в том, что вы должны будете, выступить по очереди и раскрыть свою тему, описывая все относящиеся к ней события «задом наперед» — как если бы в обратную сторону прокручивалась кинолента.
Обсуждение:
Как вы себя чувствуете?
О чем это упражнение?
Что у вас получалось?
Что не получалось?
Какие выводы можно сделать из этого упражнения?
Упражнение «Поглотители времени»
Цель: Выявление поглотителей времени.
Подумайте и выпишите все занятия, которые можно определить как «поглотители» времени. Посчитайте, сколько времени они отняли у вас в течение недели? Кто больше всех отвлекал вас? Что мешало вам завершить начатое за один прием?
«Поглотители» и «ловушки» времени
1. Нечеткая постановка цели.
2. Отсутствие приоритетов в делах.
3. Попытка слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
5. Плохое планирование трудового дня.
6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.
7. Чрезмерное чтение.
8. Скверная система досье.
9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).
10. Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
11. Недостатки кооперации или разделения труда.
12. Отрывающие от дел телефонные звонки.
13. Незапланированные посетители.
14. Неспособность сказать «нет».
15. Неполная, запоздалая информация.
16. Отсутствие самодисциплины.
17. Неумение довести дело до конца.
18. Отвлечение (шум).
19. Затяжные совещания.
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.
22. Болтовня на частные темы.
23. Излишняя коммуникабельность.
24. Чрезмерность деловых записей.
25. Синдром «откладывания».
26. Желание знать все факты.
27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).
28. Спешка, нетерпение.
29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.
Определите пять ваших основных «поглотителей» и «ловушек» времени
ЗАПОЛНИТЕ ТАБЛИЦУ:
Этап 1. Учет времени.
Хронометраж способ раз: запись своих действий каждые 15 минут.
Вы выбираете определенный интервал, в идеале 15 минут, и каждые 15 минут записываете свои действия в табличку. Например, в такую…
Если 15 минут сразу сложно — для начала можно 30 мин.
Обычное сомнение: Как же я буду фиксировать каждые 15 минут? Этоже сколько времени уйдет только на сами записи?? Только и буду делать, что записывать!
Ответ: При грамотной организации на это уходит около 10 минут в день: в среднем 10 секунд на запись в течение 16 часов. Выгоды, которые вы получите от этого упражнения, несоизмеримо большие.
Достоинство:
Очень наглядная информация о том, сколько времени вы вели хронометраж, а сколько бездельничали. Следовательно, проще выявить те участки дня, которые поддаются хронометражу сложнее всего.
Вырабатывается привычка каждые 15 минут задавать себе мысленный вопрос: «Что я сейчас делаю? Мои действия своевременны? Я делаю свое дело качественно?».
Неудобство этого способа: он плохо подходит, если в 15 минут вмещаются несколько дел. Например: утренняя зарядка – 10 мин., заправить постель – 1,5 мин., почистить зубы – 3 мин., одеться – 1,5 мин. Или как записать, что вы разговаривали по телефону 17 минут?
Хронометраж способ два: запись каждого переключения внимания.
Вы делаете запись в табличке в тот момент, когда переходите от одного дела к другому.
Табличка для этого способа будет выглядеть уже немного по-другому:
Достоинства:
Многим легче помнить об упражнении, так как быстро нарабатывается стереотип: «закончил что-то делать — возьми табличку, отметь».
Точно узнаете временную «стоимость» ваших обычных действий. Сколько стоит для вас добраться утром до работы, сколько стоит поездка в автосервис, сколько стоит сесть за компьютерную игру, сколько – прочитать сто страниц книги?
Недостатки:
Много времени уходит на итоговый подсчет продолжительности того или иного действия. Выход: удобнее в течение дня просто заполнять первые две колонки, а вечером или в конце недели, при анализе результатов, подсчитать продолжительность.
Легко сбиться на некачественный, слишком обобщенный учет. Например, делать вот такие записи:
Насколько это правда? Вы действительно каждую минуту в течение двух часов говорили по телефону, совсем не отрываясь и не отвлекаясь от этого занятия, не думая параллельно о чем-то ещё, не разговаривая с коллегами …?
Например: с 9.00 до 18.00 – работал…
Варианты совмещения первого и второго способа хронометража
Если вы хотите соединить в своей работе преимущества обоих методов, то можно выбрать один из следующих вариантов:
1. Вести учет времени первым способом, но при этом отдельно, «на полях» фиксировать стоимостьсвоих основных затрат времени;
2. Вести учет времени по второму способу, но ограничить себе максимально возможный интервал времени, например, теми же 15 минутами;
3. Поработать 1-2 недели по первому способу и когда вы уже выработаете в себе привычку постоянно спрашивать себя «Что ты сейчас делаешь?» и выныривать из потока, спокойно переходить ко второму способу.
3. «Хронометр». В течение дня каждые 15 минут фиксируй проделанную работу, а потом оцени: качество (ты работал быстро, красиво, результативно?), своевременность (в это время надо было делать именно это? А что-то дополнительно? Или что-то другое, более важное?), эмоциональное соответствие (в душе светлое хорошо? В мир и людям — насколько те эмоции, которые необходимы?)
4. "Занятой". Научись планировать свой день и свою неделю по времени и в срок выполнять намеченное.
Также отлично помогает спланировать дни высокой нагрузки – когда в суровые дни цейтнота вы успели ВСЁ и при этом выглядите и чувствуете себя прекрасно.
Также отлично помогает спланировать дни высокой нагрузки – когда в суровые дни цейтнота вы успели ВСЁ и при этом выглядите и чувствуете себя прекрасно.
5. «Дела и развлечения».
1.1. Научись определять "сухой остаток" всех своих дел и отслеживать в своей жизни пустые, не совсем пустые и совсем не пустые, но все равно — развлечения. Развлечения — это все то менее результативное, что ты делаешь вместо более результативного, потому что это делать приятно. Каков будет этот список?
1.2. Вычеркни из жизни пустые развлечения: телевизор, газеты, компьютерные игры, балтавню — что еще в твоем списке?
1.3. Научись четко определять цели всех своих развлечений и достигать их максимально эффективным образом. Что ты действительно делаешь, когда просто встречаешься и дружишь? Когда звонишь и просто общаешься? Определи (например в этом) свои цели и поищи лучший способ их достижения.
5. Продвинутый учет времени
Когда фиксирование «просто своих действий» будет становиться для вас привычным, добавляйте дополнительные графы:
Качество работы: Что означает для вас работать качественно: быстро? Красиво? Результативно?
Своевременность: В это время надо было делать именно это? А что-то дополнительно? Или что-то другое, более важное?
Эмоциональное состояние: В вашей душе – «светлое» хорошо? В мир и людям – насколько те эмоции, которые необходимы?
Сухой остаток: Прошло какое-то количество времени. Что вы вынесли из этого времени? Каков реальный результат от вашей деятельности?
Определитесь, какие именно графы вы включите в свою таблицу.
В чем выражать эти показатели?
Вот несколько стандартных вариантов:
Словами. Например, качество работы: «отлично!», «хорошо», «средне» и «плохо». Позаботьтесь, чтобы было определенное количество заранее продуманных словесных характеристик, а не каждый раз выдумывались новые характеристики. Также очень важно заранее продумать критерии этих характеристик. Какую работу вы сочтете выполненной «хорошо», а какую «плохо»? Как вы это определите?
Процентами. Сегодня с утра вы встали бодрым и радостным, энергии хоть отбавляй, и поэтому блестяще провели переговоры и заключили потрясающий контракт! Качество работы — 100%. А потом вы расслабились и вместо работы пол дня «просидели» в Интернете. На сколько качественно вы работали в этот момент (в процентах)? А насколько процентов это было своевременно?
Баллами. Выберите удобную для вас шкалу, например, от -3 до +5. Или от 0 до 10. Как вам больше нравится. При выражении численными характеристиками также важно заранее продумать, какое качество работы вы оцените на 2, а какое на 10. Чем тщательнее вы продумаете это заранее, тем меньше времени у вас будет уходить на раздумывания при заполнении.
В результате получаются вот такие симпатичные таблички:
Или, к примеру, так:
Когда можно прекращать заниматься письменным хронометражем?
Когда вы научились жить осознанно, всегда отдавая себе отчет, что вы делаете, зачем и сколько при этом проходит времени.
Когда время становится ОСЯЗАЕМЫМ. Приходит понимание, что ваша жизнь вовсе не бесконечна: каждый день – это просто сосуд, контейнер, обладающий определенной вместимостью, которую Вы можете использовать. И ваши дела и заботы являются предметами, которые Вы должны разместить в этом контейнере.
Этап 2: Анализ использования времени
Принципы анализа: делать вещи правильно — куда как привычнее и проще, чем делать вещи правильные. Автоматически штамповать какие-нибудь кубышки, штамповать их качественно —это не то же самое, что остановиться и задуматься: «А чем я сейчас занят? Я делаю все правильно — но тем ли мне надо заниматься?»
Принцип Парето (правило 80 : 20)
80% наших дел дают нам только 20% нашей прибыли, и 20% дел дают нам 80% нашей прибыли! Может, стоит тогда разобраться, где это 80, а где эти — 20 процентов?
Это можно делать по-разному. Например, использовать
Анализ структуры расхода времени по статьям.
Выделите свои стандартные «статьи расхода времени» и подсчитайте, сколько времени в неделю уходит на каждую из них. Сколько часов в неделю уходит у вас на сон, на еду, на учебу, на работу, а сколько на развлекаловку?
Желательно, чтобы крупных «статей расхода» было не более 7 ± 2. Эти статьи могут включать в себя подстатьи, например:
Сон
Работа
Домашние дела:
уборка, готовка, стирка, покупка продуктов…
Развлечения:
телевизор, тусовки, игры, развлекательное чтение…
Учеба:
полезное чтение, курсы, тренинги, дистанция…
Транспорт
Обслуживание себя:
еда, гигиена…
Когда вы подсчитаете, сколько времени уходит у вас на каждое из выделенных вами направлений, можно для наглядности составить диаграммку. Например, такую:
Статьи расхода времени (*над столбцами указано количество часов в неделю).
Теперь вы уже знаете, чем же занимается ваша компания под названием «Вы», как расходует имеющиеся у нее ресурсы.
Если вы также хотите выяснить, сколько ресурсов в вашей компании идет на развитие, а сколько «проедается», то будет очень полезно провести следующий анализ.
Анализ структуры расхода времени по полезности.
Разделите все свои статьи расхода времени на три крупных группы: «полезное время», «техническое время» и «время-поглотитель».
«Полезное время» — то время, которое работает на ваши цели, способствует достижению нужных результатов. Это время с положительным «сухим остатком».
«Техническое время» — время, которое расходуется на поддержание и восстановление организма и окружения (сон, еда, готовка, уборка и т.д.) Это время с нулевым «сухим остатком», хотя все действия в этом списке нужные. Только в отличие от дел в первой группе, они работают не на создание нового, а на поддержание текущего состояния.
«Бесполезное время», «Время-поглотитель» — пустые развлечения, бесполезный треп – это время тоже с нулевым «сухим остатком», но в отличие от второй группы, эти затраты не являются необходимыми. Например:
Полезное время: Работа, Учеба
Техническое время: Обслуживание себя, Домашние дела, Транспорт
Время-поглотитель: Сон, Развлечения
Будьте честными при разделении своих направлений деятельности по этим группам. Для кого-то «работа» действительно является «Полезным временем», потому что там он постоянно учится чему-то новому, развивается, растет как личность. А для кого-то «работа» является просто способом заработать средства, чтобы «прокормить» и «одеть» себя. Тогда честнее будет отнести «работу» к «техническому времени».
Опять же для наглядности можно нарисовать диаграмму:
И время от времени, то есть достаточно часто, рекомендуется размышлять над следующей мыслью: Развлечение — это все те дела,
которые мы выбираем среди нужных
потому, что они более приятные.
Рабочие листы
к вашим урокам
Скачать
Тренинг «Я сам строю свое будущее»
(цикл: психологическая подготовка к ЕНТ)
Цель: формирование позитивных жизненных целей у учащихся и развитие мотивации к их достижению.
Задачи:
-развитие способности к определению жизненных целей и необходимых условий для их достижения;
- повышение уверенности и собственной ответственности учащихся в достижении целей;
- актуализация представлений о своих сильных сторонах, развитие эмпатии и способности к конструктивному взаимодействию в группе. тренинг подойдет для учащихся 9-11 класов.
Тематическое планирование
№
Тема занятий
Продолжительность занятий
1
Я и мой мир
1,5 часа
2
Мое будущее - в моих руках
1,5 часа
3
Мои ресурсы
1,5 часа
Итого
4,5 часа
6 655 366 материалов в базе
Настоящий материал опубликован пользователем Рузиева Мадина Хамиджановна. Инфоурок является информационным посредником и предоставляет пользователям возможность размещать на сайте методические материалы. Всю ответственность за опубликованные материалы, содержащиеся в них сведения, а также за соблюдение авторских прав несут пользователи, загрузившие материал на сайт
Если Вы считаете, что материал нарушает авторские права либо по каким-то другим причинам должен быть удален с сайта, Вы можете оставить жалобу на материал.
Удалить материал
Ваша скидка на курсы
40%
Курс профессиональной переподготовки
500/1000 ч.
аудиоформат
Курс повышения квалификации
72/108/144 ч.
Курс повышения квалификации
36 ч. — 180 ч.
Курс профессиональной переподготовки
300 ч. — 1200 ч.
Мини-курс
8 ч.
Мини-курс
2 ч.
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.