Практикум
«Проверьте свое знание правил подготовки и оформления протоколов»
1. Что
такое протокол? Дайте определение.
Протокол —
это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на
собраниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах
2. Какой вид бланка используется для оформления протокола?
Для оформления протоколов используют общий бланк, на котором
указывают наименование вида документа: ПРОТОКОЛ.
3. Из каких элементов состоит заголовок к тексту протокола?
Приведите примеры.
В заголовке указывают:
· вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание,
совещание, конференция);
· название коллегиального органа (совет директоров, трудовой
коллектив, коллегия и др.).
4. На какой вопрос отвечает заголовок к тексту протокола
(какой падеж используется)? Приведите примеры.
Заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос «чего?»
(родительный падеж). Например:
· заседания
методического совета;
· собрания акционеров;
· заседания совета
директоров;
· совещания экспертной
комиссии.
5. Укажите дату протокола, если: 1) заседание состоялось
09.03.2005; протокол подписан 14.03.2004; 2) заседание проходило с 09.03.2005
по 11.03.2005; протокол подписан 14.03.2004; 3) заседание проходило с
28.02.2005 по 02.03.2005; протокол подписан 04.03.2005.
Исходим из того, что дата документа — это дата принятия
решения. Решения принимаются во время проведения совещания. Следовательно, в
первом случае датой протокола будет 09.03.2005, во втором и третьем
случаях следует указать через дефис даты начала и окончания совещания: 09-11.03.2005,
28.02-02.03.2005.
6. Какова структура вводной части протокола? Опишите правила
оформления каждого элемента структуры вводной части протокола.
Структура вводной части протокола:
Председатель: указывают фамилию и инициалы председателя.
Секретарь: указывают фамилию и инициалы секретаря.
Присутствовали: перечисляют в алфавитном порядке членов
коллегиального органа, присутствующих на заседании, с указанием их должности,
фамилии и инициалов или указывают их количество и дают ссылку на приложение, в
котором они перечислены.
Приглашенные: перечисляют в алфавитном порядке приглашенных на
заседание (не членов данного коллегиального органа) с указанием их должности (с
наименованием организации), фамилии и инициалов или указывают их количество и
дают ссылку на приложение, в котором они перечислены.
Повестка дня:
1. Пункты повестки дня нумеруются
арабскими цифрами.
2. Содержание пункта «повестка дня»
отвечает на вопрос «О чем?» и имеет предлог «О» или «Об».
3. В каждом пункте повестки дня с новой
строки указывается должность, фамилия и инициалы докладчика или основного
выступающего.
Вопросы, включаемые в повестку дня, располагают в определенном
порядке: на первое место выносятся вопросы, по которым больше приглашенных;
остальные вопросы располагаются по мере убывания их сложности.
7. Если
на заседании присутствуют 16 членов коллегиального органа, их следует
перечислить в разделе «Присутствовали:» или в приложении к протоколу? И что
тогда пишут в разделе «Присутствовали:»?
В
разделе «Присутствовали:» перечисляют до 15 человек включительно. В данном
случае в этом разделе будет указано:
Присутствовали: 16 человек (список прилагается).
8. Какова структура основной части протокола? Как пишут слова
«слушали», «выступили», «постановили» или «решили»?
Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько
пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел состоит из трех частей:
· «СЛУШАЛИ:»
· «ВЫСТУПИЛИ:»
· «ПОСТАНОВИЛИ:» (или
«РЕШИЛИ:»)
Слова «СЛУШАЛИ:», «ВЫСТУПИЛИ:», «ПОСТАНОВИЛИ:» или «РЕШИЛИ:»
печатают прописными (заглавными) буквами на отдельной строке непосредственно от
левого поля. После этих слов ставят двоеточие.
9. Если
на совещании будет обсуждаться вопрос, для решения которого требуется кворум,
как следует оформить раздел «Присутствовали:»? Приведите пример.
Если
для решения вопроса, включенного в повестку дня, требуется кворум, в разделе
«Присутствовали» указывается количество присутствующих членов данного
коллегиального органа в числовом и процентном выражении от списочного состава,
например:
|
ООО
«Росинка»
ПРОТОКОЛ
00.00.0000 № 2
Москва
собрания
акционеров
Присутствовали: 126
человек, что составляет 96 % от списочного состава акционеров. Список
присутствующих прилагается.
|
10. Как
принято оформлять часть «СЛУШАЛИ:»? Приведите пример.
Часть
«СЛУШАЛИ:» оформляется по следующим правилам:
·
слово «СЛУШАЛИ:» нумеруется в соответствии с тем пунктом повестки дня, к
которому оно относится;
·
фамилии и инициалы докладчиков и выступающих пишут в именительном падеже с
«красной» строки;
·
текст выступления отделяется от фамилии докладчика знаком «тире» и излагается
от третьего лица единственного числа;
·
глагол указывается в прошедшем времени совершенного вида, например:
–
«отметил ряд недостатков…»
–
«указал на несоответствие…»
–
«выразил согласие с мнением докладчика…»
–
«предложил одобрить проект…»;
·
вместо изложения текста доклада или выступления допускается использовать ссылку
«Текст доклада прилагается» или «Текст выступления прилагается», например:
|
1.
СЛУШАЛИ:
Бодров
С.П. — доложил о результатах проверки финансово-хозяйственной
деятельности организации за 2004 год (текст выступления прилагается).
|
11. Каким образом в протоколе записывают вопросы и ответы на
них?
Если в ходе выступления или после него докладчику задавались
вопросы, они фиксируются в части «ВЫСТУПИЛИ:». При этом следует указать фамилию
и инициалы участника совещания, задавшего вопрос, изложить содержание вопроса и
ответа на него.
12. Как принято оформлять часть «ПОСТАНОВИЛИ:»?
Пункты постановляющей части имеют двойную нумерацию, например 1.1.
Первая цифра указывает номер пункта повестки дня (соответствует номеру части
«СЛУШАЛИ:» данного раздела), вторая цифра — это порядковый номер решения
по данному вопросу.
В постановляющей части протокола могут быть сформулированы
решения, не требующие дальнейших действий, например:
1.1. Одобрить работу отдела… за 2004 год.
Если принятое решение требует выполнения каких-либо действий, в
постановляющей части указывают исполнителя (исполнителей), предписываемое
действие и срок исполнения, например:
1.2. Начальнику отдела подготовки кадров Кирьянову О.Л. до
25 августа 2005 года подготовить план обучения сотрудников… отдела по
вопросам…
При необходимости приводятся результаты голосования, например:
Результаты голосования:
ЗА — 122 человека;
ПРОТИВ — 3 человека;
ВОЗДЕРЖАЛИСЬ — 1 человек.
13. Когда можно считать, что протокол окончательно оформлен?
Протокол считается окончательно оформленным после того, как он
будет напечатан, подписан, к нему будут приложены все относящиеся к совещанию
документа и материалы (списки присутствующих и приглашенных, тексты докладов и
сообщений, проект решения, аналитические справки и др.).
14. Кто подписывает протокол?
Протокол подписывают председатель и секретарь, указанные во
вводной части. Если для ведения собрания был избран президиум, то помимо
председателя и секретаря протокол подписывают все члены президиума. Протоколы
заседаний совета директоров подписывают все члены этого коллегиального органа.
15. Нужно ли в протоколе оформлять отметку о наличии
приложений? Если да, то что в ней указывают?
Отметка о наличии приложений оформляется в том случае, если к
протоколу имеются приложения. В отметке о наличии приложений могут быть
указаны:
· список присутствующих членов данного коллегиального
органа;
· список приглашенных лиц;
· тексты докладов и выступлений;
· проект решения;
· тексты документов, утвержденных на данном заседании;
· другие документы, созданные в процессе подготовки и
проведения совещания.
Указывают количество листов каждого приложения. Все приложения
подшиваются к протоколу в одном экземпляре, поэтому количество экземпляров в
отметке о наличии приложений можно не указывать.
16. Какой срок дается на оформление протокола совещания?
Как правило, на оформление протокола выделяется от 3 до 5 рабочих
дней.
17. Какие
виды протоколов Вы знаете? Чем они отличаются?
В
делопроизводственной практике используют три вида протоколов: полные, краткие и
сокращенные.
В полном
протоколе подробно документируется весь ход обсуждения вопросов и принятия
решений.
В
кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы и принятые по ним
решения. Часть «ВЫСТУПИЛИ:» в кратком протоколе отсутствует. Однако по решению
председателя особые мнения и особо важные выступления могут быть записаны
полностью. Краткий протокол, как правило, оформляется в том случае, если тексты
всех докладов и выступлений прилагаются к протоколу.
Сокращенная
форма протокола используется в том случае, если в повестке дня
заседания (совещания) только один вопрос. В этом случае раздел «Повестка дня:»
не оформляется. После указания председателя, секретаря, состава присутствующих
и приглашенных формулируется обсуждаемый вопрос и далее оформляется раздел
«СЛУШАЛИ:», например:
|
О расширении рынка сбыта
СЛУШАЛИ: …
|
18. Каким образом решения коллегиальных органов доводятся до
исполнителей?
Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде
самостоятельных документов — постановлений и решений. В организациях,
действующих на основе единоначалия, решения проводятся в жизнь приказами. В
некоторых случаях ограничиваются выпиской из протокола.
19. Какие
правила следует соблюдать при оформлении выписки из протокола? Чем отличается
выписка из протокола, которая выдается для представления в другую организацию,
от выписки, которая не будет представляться в другую организацию?
Выписка
из протокола — это абсолютно точное воспроизведение части документа с
обязательным указанием даты, регистрационного номера, места составления и
заголовка к тексту протокола.
Далее
с указанием номера вопроса по повестке дня приводится содержание
соответствующего раздела. Обязательны части «СЛУШАЛИ:» и «ПОСТАНОВИЛИ:»
(«РЕШИЛИ:»). Часть «ВЫСТУПИЛИ:» приводится в случае необходимости.
В
реквизите «Подпись» указываются должности и расшифровки подписей работников,
подписавших
протокол, при этом их подписи не оформляются, а выписка из протокола
обязательно заверяется уполномоченным лицом.
20. Оформляется
ли на протоколе «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»?
Если да, то в каком составе? Приведите пример.
На
протоколе оформляется «Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело» в неполном составе. Пишут слова «В дело», указывают номер дела, в которое
подшивается протокол, отметка подписывается и датируется, например:
|
В дело № 2-16
Рожкова 07.06.2005
Игнатьева
|
Практикум
«Проверьте свое знание правил подготовки и оформления протоколов»
1. Что
такое протокол? Дайте определение.
2. Какой вид бланка используется для оформления протокола?
3. Из каких элементов состоит заголовок к тексту протокола?
Приведите примеры.
4. На какой вопрос отвечает заголовок к тексту протокола
(какой падеж используется)? Приведите примеры.
5. Укажите дату протокола, если: 1) заседание состоялось
09.03.2005; протокол подписан 14.03.2004; 2) заседание проходило с 09.03.2005
по 11.03.2005; протокол подписан 14.03.2004; 3) заседание проходило с
28.02.2005 по 02.03.2005; протокол подписан 04.03.2005.
6. Какова структура вводной части протокола? Опишите правила
оформления каждого элемента структуры вводной части протокола.
7. Если
на заседании присутствуют 16 членов коллегиального органа, их следует
перечислить в разделе «Присутствовали:» или в приложении к протоколу? И что
тогда пишут в разделе «Присутствовали:»?
8. Какова структура основной части протокола? Как пишут слова
«слушали», «выступили», «постановили» или «решили»?
9. Если
на совещании будет обсуждаться вопрос, для решения которого требуется кворум,
как следует оформить раздел «Присутствовали:»? Приведите пример.
10. Как
принято оформлять часть «СЛУШАЛИ:»? Приведите пример.
11. Каким образом в протоколе записывают вопросы и ответы на
них?
12. Как принято оформлять часть «ПОСТАНОВИЛИ:»?
13. Когда можно считать, что протокол окончательно оформлен?
14. Кто подписывает протокол?
15. Нужно ли в протоколе оформлять отметку о наличии
приложений? Если да, то что в ней указывают?
16. Какой срок дается на оформление протокола совещания?
17. Какие
виды протоколов Вы знаете? Чем они отличаются?
18. Каким образом решения коллегиальных органов доводятся до
исполнителей?
19. Какие
правила следует соблюдать при оформлении выписки из протокола? Чем отличается
выписка из протокола, которая выдается для представления в другую организацию,
от выписки, которая не будет представляться в другую организацию?
20. Оформляется
ли на протоколе «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»?
Если да, то в каком составе? Приведите пример.
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.