Презентация «Списки и базы данных в MS Excel» I курс

Для анализа и обработки данных в Microsoft Excel имеется специальный инструментарий, позволяющий структурировать и хранить данные в связанном виде, а также получать различные отчеты. При этом таблицы данных должны быть представлены в виде списка или базы данных. Списком называются таблицы, содержащие уникальные записи (имена полей) в первой строке. В терминологии Excel понятия «список» и «база данных» являются синонимами. Строки таблицы называются записями базы данных, а столбцы – полями.

При создании списков следует придерживаться следующих правил На одном рабочем листе следует размещать только один список; Размер списка не может превышать размеры листа Excel, т.е. число столбцов не может быть более 256, а число строк более 65536; Список отделяется от других данных по крайней мере одной пустой строкой и одним пустым столбцом. Поскольку пустая строка или столбец указывает на окончание списка, то между строками и записями не должно быть пустых строк; Каждый столбец списка должен содержать однородную информацию; Первая строка таблицы должна содержать имена полей списка, описывающих назначение соответствующего столбца; Необходимо избегать пустых строк и столбцов внутри списка.

Над созданными списками можно выполнять следующие операции Осуществлять поиск данных по заданным критериям; Выполнять сортировку записей; Подводить промежуточные итоги; Создавать итоговые таблицы;

Технология создания списков Создание списка начинается с ввода наименований полей списка. Заполнение записей списка – ввод данных в их поля осуществляется двумя способами: вручную, как при подготовке таблиц, и с использованием специальной встроенной формы данных. Форма данных – это наиболее удобный способ для просмотра, изменения добавления, удаления записей списка, удовлетворяющих заданным условиям. Форма данных, используемая при создании списков, а также при их обработке, вызывается следующими командами: Установит курсор в пределах списка →Данные →Форма если выполнен только ввод наименований полей списка, для вызова формы следует выделить эти поля

Диалоговое окно формы для работы со списками в Excel

Перед началом поиска следует обратить внимание на то, чтобы табличный курсор находился в пределах списка, например на его первой записи. Поиск записей осуществляется из диалогового окна формы по нажатию кнопки Критерии. В результате Excel очистит все поля в форме данных и заменит номер записи словом Критерии для того, чтобы осуществить ввод критерия поиска в чистые текстовые поля. Критерий поиска вводится в одно или несколько полей, по которым нужно найти совпадение. Просмотр результатов поиска осуществляется по кнопке Далее. Просмотр следующей записи осуществляется кнопкой Далее. Для возврата к предыдущей записи используется кнопка Назад При необходимости выполнить поиск записей списка по новому критерию, следует из окна формы выбрать операции: кнопка Критерии →Кнопка Очистить →Ввести новый критерий → кнопка Далее Поиск записей

Сортировка записей Сортировка – упорядочивание информации в списке в соответствии со значением или типом информации. Для того , чтобы выполнить сортировку записей заданного списка, сначала необходимо выделить в нем любую ячейку и вызвать команду Сортировка из меню команды Данные. Существует два типа упорядочения: по возрастанию – числа располагаются в порядке увеличения от наименьшего к наибольшему; текст сортируется в алфавитном порядке; даты – от наиболее ранней к самой поздней дате; по убыванию – числа сортируются от наибольшего к наименьшему; текст – в порядке, обратном алфавитному; даты от самой поздней даты к наиболее ранней дате. Excel даёт возможность отсортировать данные списка за один раз не более, чем по трем полям, установив порядок по возрастанию или убыванию для каждого поля отдельно.

Фильтрация данных Фильтрация списка представляет собой один из способов управления данными списка, заключающийся в скрытии всех записей, кроме тех, которые отвечают условиям, заданным пользователем. Для отбора записей, удовлетворяющих условиям. Используется фильтр. При отборе записей по условиям фильтра Excel различает строчные и прописные буквы. Excel представляет две команды фильтрации: Автофильтр, предназначенный для простых критериев, и Расширенный фильтр, использующийся для более сложных критериев. Автофильтр. установить курсор на любой ячейке списка →Данные →Фильтр →Автофильтр

Расширенный фильтр. (Установить курсор в любую ячейку списка →Данные →Фильтр →Расширенный фильтр) Расширенный фильтр – гораздо более гибкий инструмент работы с данными, чем автофильтр. Однако , прежде чем использовать его, необходимо создать диапазон критериев, в котором описываются все условия поиска . Диапазон критериев должен соответствовать следующим требованиям: Диапазон должен включать как минимум две строки. Причем в первой строке размещается названия полей списка. Другая строка содержит критерии отбора записей. Во избежание ошибок названия полей списка следует скопировать, а не вводить вручную. Значения условий фильтрации, размещены в одной строке. Объединены логическим оператором И. Если на значения поля необходимо наложить несколько условий отбора, соединенных оператором И, то в области названия поля необходимо повторить имя этого поля нужное количество раз. Значения условий, заданных в разных строках, связаны оператором ИЛИ. Пустая строка критерия, обозначает, что условия отбора нет.