ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение города Москвы «Московский колледж градостроительства и предпринимательства»
    (ГБПОУ «МКГиП»)

 

 

 

 

 

 

 

Методическое пособие

ПМ.01.01 Обработка отраслевой информации

Раздел 3. Базы данных как объект обработки динамического информационного контента

230701 Прикладная информатика (по отраслям)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва

2014

Лабораторная работа 1

Формирование структуры базы данных.

Цель: «Научится формировать структуру базы данных»

ПК1.2. Обрабатывать динамический информационный контент

1. Создайте новую базу данных.

2. Создайте таблицу базы данных.

3. Определите поля таблицы в соответствии с табл. 1.1.

4. Сохраните созданную таблицу.

Таблица.1.1. Таблица данных Преподаватели

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

Для создания новой базы данных:

1. Загрузите Access, в появившемся окне выберите пункт Новая база данных;

в окне "Файл новой базы данных" задайте имя вашей базы (пункт Имя Файла)  и выберите папку (пункт Папка), где ваша база данных будет находиться. По умолчанию Access предлагает вам имя базы db1, а тип файла - Базы данные Access. Имя задайте Преподаватели, а тип файла оставьте прежним, так как другие типы файлов нужны в специальных случаях;

2.щелкните по кнопке <Создать>.

Для создания таблицы базы данных:

1.В окне базы данных выберите вкладку Таблицы,  а затем щелкните по кнопке <Создать>;

2.В окне "Новая таблица" выберите пункт Конструктор и щелкните по кнопке <ОК>. В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режим конструктора (рис. 1), в котором следует определить поля таблицы.

Для определения полей таблицы:

1.Введите в строку столбца Имя поля имя первого поля Код преподавателя;

2.В строке столбца "Тип данных" щелкните по кнопке списка и выберите тип данных Счетчик. Поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Access.

Рис. Окно таблицы в режиме конструктора - в этом режиме вводятся имена и типы полей таблицы

Примечание. Заполнение строки столбца "Описание" необязательно и обычно используется для внесения дополнительных сведений о поле.

Для определения всех остальных полей таблицы базы данных Преподаватели в соответствии с табл. 1.1 выполните действия, аналогичные указанным выше.

Внимание! Обратите внимание на вкладку Общие в нижней части экрана. Советуем изменить данные в пункте Размер поля, а остальные пункты оставить по умолчанию (их функции рассмотрим далее). Например, для текстового типа данных Access предлагает по умолчанию длину 50 символов. Но вряд ли поле "Фамилия" будет содержать более 15 символов, хотя лучше точно подсчитать, сколько символов в самой длинной фамилии. Не бойтесь ошибиться - в дальнейшем можно скорректировать длину поля. Для числового типа Access предлагает Длинное целое, но ваши данные могут быть либо небольшие целые числа (в диапазоне от -32768 до 32767) - тогда надо выбрать Целое, либо дробные числа - тогда надо выбрать С  плавающей точкой.. Для выбора необходимого параметра надо щелкнуть по полю, а затем нажать появившуюся кнопку списка и выбрать необходимые данные. В результате ваша таблица будет иметь более компактный вид, а объем базы данных уменьшится.

4. Для сохранения таблицы:

выберите пункт меню Файл, Сохранить;

в диалоговом окне "Сохранение" введите имя таблицы Преподаватели',

щелкните по кнопке <ОК>.

Примечание. В результате щелчка по кнопке <ОК> Access предложит вам задать ключевое поле (поле первичного ключа), т.е. поле, однозначно идентифицирующее каждую запись. Для однотабличной базы данных это не столь актуально, как для многотабличной, поэтому щелкните по кнопке <Нет>.

 

ЗАДАНИЕ 2

Заполнение базы данных.

1. Введите ограничения на данные, вводимые в поле "Должность"; должны вводиться только слова Профессор, Доцент или Ассистент.

2. Задайте текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле "Должность".

3. Задайте значение по умолчанию для поля "Должность" в виде слова Доцент.

4. Введите ограничения на данные в поле <Код>; эти данные не должны повторяться.

5. Заполните таблицу данными в соответствии с табл. 1.2 и проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле "Должность".

6. Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных.

7. Произведите поиск в таблице преподавателя Миронова.

8.Произведите замену данных: измените заработную плату ассистенту Сергеевой с 4500 р, на 4700 р.

9. Произведите сортировку данных в поле "Год рождения" по убыванию,

10. Произведите фильтрацию данных по полям "Должность" и "Дисциплина".

Просмотрите созданную таблицу, как она будет выглядеть на листе бумаги при печати.

Таблица

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рождения	Должность	Дисциплина	Телефон	Зарплата
	Истомин	Ремир	Евгеньевич	23.10.54	Доцент	Информатика	110-44-68	8900р.
	Миронов	Павел	Юрьевич	25.07.40	Профессор	Экономика	312-21-40	12000р.
	Гришин	Евгений	Сергеевич	05.12.67	Доцент	Математика	260-23-65	7600р.
	Сергеева	Ольга	Ивановна	12.02.72	Ассистент	Математика	234-85-69	4500р.
	Емец	Татьяна	Ивановна	16.02.51	Доцент	Экономика	166-75-33	8900р.
	Игнатьева	Татьяна	Павловна	30.05.66	Доцент	Информатика	210-36-98	7900р.
	Миронов	Алексей	Николаевич	30.07.48	Доцент	Физика	166-75-33	8900р.

 

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

Для задания условия на значение для вводимых данных:

·              войдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы. Если вы находитесь в окне базы данных, то выберите вкладку Таблицы и щелкните по кнопке <Конструктор>. Если вы находитесь в режиме таблицы, то щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Вид, Конструктор;

·              в верхней части окна щелкните по полю "Должность";

·              в нижней части окна щелкните по строке параметра Условие на значение;

·              щелкните по кнопке для определения условий на значение при помощи построителя выражений;

·              в появившемся окне напишите слово Профессор, затемщелкните по кнопке (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите Доцент, снова щелкните по этой же кнопке, напишите Ассистент и щелкните по кнопке <ОК>. Таким образом, вы ввели условие, при котором в поле "Должность" могут вводиться только указанные значения.

2. В строке Сообщение об ошибке введите предложение "Такой должности нет, правильно введите данные".

3. В строке Значение по умолчанию введите слово "Доцент".

4. Введите ограничения на данные в поле "Код". Здесь ограничения надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (из-за последнего условия в этом поле нельзя использовать тип данных Счетчик, в котором данные не повторяются). Для выполнения второго условия пришлось задать в поле "Код" тип данных Числовой, а для выполнения первого условия сделайте следующее:

·              щелкните по строке параметра Индексированное поле;

·              выберите в списке пункт Да (совпадения не допускаются);

·              перейдите в режим Таблица, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выполнив команду Вид, Режим таблицы. На вопрос о сохранении таблицы щелкните по кнопке <Да>.

5. Введите данные в таблицу в соответствии с табл. 1.3. Попробуйте в поле <Должность> любой записи ввести слово Лаборант. Посмотрите, что получилось. На экране должно появиться сообщение; "Такой должности нет, правильно введите данные". Введите правильное слово.

6. Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:

щелкните в любой строке поля "Код";

выполните команду Формат, Ширина столбца;

в появившемся окне щелкните по кнопке <По ширине данных>. Ширина поля изменится;

проделайте эту операцию с остальными полями.

7. Для поиска в таблице преподавателя Миронова:

·              переведите курсор в первую строку поля "Фамилия";

·              выполните команду Правка, Найти;

·              в появившейся строке параметра Образец введите Миронов;

·              в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

·              в строке параметра Совпадение выберите из списка С любой частью поля;

·              в строке параметра Только в текущем поле установите флажок (должна стоять галочка);

·              щелкните по кнопке <Найти>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов;

·              щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово Миронов;

·              щелкните по кнопке <3акрыть> для выхода из режима поиска.

8.Для замены заработной платы ассистенту Сергеевой с 4500 р. на 4700 р.:

·              переведите курсор в первую строку поля "Зарплата";

·              выполните команду Правка, Заменить;

·              в появившемся окне в строке Образец введите 4500 р.;

·              в строке Заменить на введите 4700. Обратите внимание на остальные опции - вам надо вести поиск по всем записям данного поля;

·              щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на четвертую запись, но здесь не нужно менять данные, поэтому снова щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на девятую запись - это то, что нам надо;

·              щелкните по кнопке <3аменить>. Данные будут изменены;

Примечание. Чтобы заменить сразу все данные, надо воспользоваться кнопкой <3аменить все>. щелкните по кнопке <3акрыть>.

9. Для сортировки данных в поле "Год рождения" по убыванию:

·              щелкните по любой записи поля "Год рождения";

·              щелкните по кнопке на панели управления или выполните команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле "Год рождения".

Для фильтрации данных по полям "Должность" и "Дисциплина":

·              щелкните по записи Доцент поля "Должность";

·              щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях - доцентах;

·              щелкните по записи Информатика поля "Дисциплина";

·              щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях - доцентах кафедры информатики;

·              для отмены фильтрации щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Записи, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные.

Для просмотра созданной таблицы:

·              щелкните по кнопке или выполните команду Файл, Предварительный, просмотр. Вы увидите таблицу как бы на листе бумаги;

·              закройте окно просмотра.

·              Примечание. Если вы захотите изменить поля или ориентацию таблицы на листе бумаги, выполните команду Файл, Параметры страницы. В открывшемся окне можете изменять указанные параметры.

ЗАДАНИЕ 3

Ввод и просмотр данных посредством формы.

1. С помощью Мастера форм создайте форму Состав преподавателей (тип - форма один столбец).

2. Найдите запись о доценте Гришине, находясь в режиме формы.

3. Измените зарплату ассистенту Сергеевой с 4700 р. на 4900 р.

4. Произведите сортировку данных в поле "Фамилия" по убыванию.

5. Произведите фильтрацию данных по полю "Должность".

6. Измените название поля "Дисциплина" на "Преподаваемая дисциплина".

7. Просмотрите форму с точки зрения того, как она будет выглядеть на листе бумаги.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Для создания формы Состав преподавателей:

·              откройте вкладку Формы в окне базы данных;

·              щелкните по кнопке <Создать>;

·              в появившемся окне выберите (подведите курсор мыши и щелкните левой кнопкой) пункт Мастер форм;

·              щелкните по значку списка в нижней части окна;

·              выберите из появившегося списка таблицу Преподаватель;

·              щелкните по кнопке <ОК>;

·              в появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля, поэтому щелкните по кнопке   ;

·              щелкните по кнопке <Далее>;

·              в появившемся окне уже выбран вид Форма в один столбец, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;

·              в появившемся окне выберите стиль оформления. Для этого щелкните по словам, обозначающим стили, либо перемещайте выделение стрелками вверх или вниз на клавиатуре. После выбора стиля щелкните по кнопке <Далее>;

·              в появившемся окне задайте имя формы, набрав на клавиатуре параметр Состав преподавателей. Остальные параметры в окне оставьте без изменений;

·              щелкните по кнопке <Готово>. Перед вами откроется форма в один столбец. Столбец слева - это названия полей, столбец справа - данные первой записи (в нижней части окна в строке параметра Запись стоит цифра "1"). Для перемещения по записям надо щелкнуть по кнопке  (в сторону записей с большими номерами) или (в сторону записей с меньшими номерами). Кнопка - это переход на первую запись, кнопка - переход на последнюю запись.

Для поиска преподавателя Миронова:

·              переведите курсор в первую строку поля "Фамилия';

·              выполните команду Правка, Найти;

·              в появившемся окне в строке Образец введите фамилию Миронов;

·              в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

·              в строке параметра Совпадение выберите из списка параметр С любой частью поля;

·              в строке параметра Только в текущем поле установите флажок (должна стоять "галочка");

·              щелкните по кнопке <Найти>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов;

·              щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово Миронов;

·              щелкните по кнопке <3акрыть> для выхода из режима поиска;

Для замены зарплаты ассистенту Сергеевой с 4700 р. на 4900 р.:

·              переведите курсор в первую строку поля "Зарплата";

·              выполните команду Правка, Заменить;

·              в появившемся окне в строке параметра Образец введите 4700 р.;

·              в строке параметра Заменить на введите 4900 р. Обратите внимание на остальные опции - вам надо вести поиск по всем записям данного поля;

·              щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на четвертую запись, но здесь не нужно менять данные, поэтому снова щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на девятую запись - это то, что нам надо;

·              щелкните по кнопке <3аменить>. Данные будут изменены;

·              щелкните по кнопке <3акрыть>.

4. Дня сортировки данных в поле "Год рождения" по убыванию:

·              щелкните по любой записи поля "Год рождения";

·              щелкните по кнопке на панели управления или выполните команду Записи,Сортировка, Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле "Год рождения".

5. Для фильтрации данных по полю "Должность":

·              щелкните по записи Доцент поля "Должность";

·              щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В форме останутся только записи о преподавателях - доцентах;

·              щелкните по записи Информатика поля "Дисциплина";

·              щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В форме останутся только записи о преподавателях - доцентах кафедры информатики;

·              для отмены фильтра щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Записи, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные;

·              6. Измените название поля "Дисциплина" на "Преподаваемая дисциплина". Дли этого:

·              перейдите в режим конструктора, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выполнив команду Вид, Конструктор;

·              щелкните правой кнопкой мыши в поле "Дисциплина" (на названии поля - оно слева, а строка справа с именем Дисциплина - это ячейка для данных, свойства которых мы не будем менять). В появившемся меню выберите пункт Свойства. На экране откроется окно свойств для названия поля "Дисциплина";

·              щелкните по строке с именем Подпись, т.е. там, где находится слово Дисциплина;

·              сотрите слово "Дисциплина" ивведите "Преподаваемая дисциплина";

·              для просмотра результата перейдите в режим формы, выполнив команду Вид, Режим формы.

7.Для просмотра созданной формы:

·              щелкните по кнопке или выполните команду Файл, Предварительный просмотр. Вы увидите форму как бы на листе бумаги;

·              закройте окно просмотра.

·              Примечание. Не удивляйтесь полученному результату, так как на листе поместилось несколько страниц формы. Распечатывать форму не будем, потому что основное назначение подобной формы - удобный построчный ввод и просмотр данных, а не сохранение данных в виде бумажного документа.

Лабораторная работа 2.

Формирование запросов и отчетов для однотабличной базы данных

Цель: «Научиться формировать запросы на выборку, группировки данных по признакам».

ПК1.2. Обрабатывать динамический информационный контент

Задание 1. Формирование запросов на выборку.

1. На основе таблицы Преподаватели создайте простой запрос на выборку, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и их должность.

2. Данные запроса отсортируйте по должностям.

3. Сохраните запрос.

4. Создайте запрос на выборку с параметром, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и преподаваемые ими дисциплины, а в качестве параметра задайте фамилию преподавателя и выполните запрос для преподавателя Гришина.

Технология работы.

1. Для создания запроса:

§  В окне базы данных откройте вкладку Запросы;

§  В открывшемся окне щелкните по кнопке Создать;

§  Из появившихся пунктов окна «Новый Запрос» выберите Простой запрос и щелкните по кнопке «Ок»;

§  В появившемся окне в строке Таблицы/запросы выберите таблицу Преподаватели;

§  В окне «Доступные поля» переведите выделение на параметр Фамилия;

§  Щелкните по кнопке  >  . Слово Фамилия прейдет в окно «Выбранные поля»;

§  аналогично в окно «Выбранные поля» переведите поля «Имя», «Отчество», «Должность» (порядок важен – в таком порядке данные и будут выводиться );

§  щелкните по кнопке «Далее»;

§  в строке параметра Задайте имя запроса введите новое имя Должности преподавателей;

§  щелкните по кнопке «Готово». На экране появится таблица с результатами запроса.

2. Для сортировки данных:

§  щелкните в любой строке поля «Должность»;

§  отсортируйте данные по убыванию. Для этого щелкните по кнопке   на панели инструментов или выполните команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию.

3. Для сохранения запроса :

§  щелкните по кнопке  или выполните команду Файл, Сохранить;

§  закройте окно запроса.

4. Для создания запроса на выборку  с параметром:

§  создайте запрос на выборку для следующих полей таблицы Преподаватели: «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Преподаваемая дисциплина» . Запрос создавайте аналогично тому, как это делалось в п.1;

§  задайте имя запросу Преподаваемые дисциплины;

§  щелкните по кнопке «Готово». На экране появится таблица с результатами запроса;

§  перейдите в режим конструктора, щелкнув по кнопке   или выполнив команду Вид, Конструктор;

§  в строке параметра Условия отбора для поля «Фамилия» введите фразу (скобки тоже вводить): [Введите фамилию преподавателя];

§  выполните запрос, щелкнув по кнопке    или выполните команду Запрос, Запуск;

§  в появившемся  окне введите фамилию Гришин и щелкните по кнопке «ОК» . На экране появится таблица с данными о преподавателе Гришине – его имя, отчество, преподаваемая им дисциплина;

§  сохраните запрос;

§  закройте окно запроса.

 

Задание 2. На основе таблицы Преподаватели создайте отчет с группированием данных по должностям.

Технология работы:

Для создания отчета:

§  откройте вкладку Отчеты и щелкните по кнопке «Создать»;

§  в открывшемся окне выберите пункт Мастер отчетов;

§  щелкните по значку раскрывающегося списка в нижней части окна;

§  выберите из появившегося списка таблицу Преподаватели;

§  щелкните по кнопке «ОК». В появившемся окне выберите те поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля из таблицы, поэтому щелкните по кнопке   ;

§  щелкните по кнопке «Далее»;

§  в появившемся окне присутствует перечень полей. Переведите выделение на поле «Должность»;

§  щелкните по кнопке  . Таким образом вы задаете группировку данных по должности;

§  щелкните по кнопке «Далее»;

§  параметры появившегося окна оставим без изменения, поэтому щелкните по кнопке «Далее»;

§  в появившемся  окне выберите стиль оформления отчета;

§  щелкните по кнопке «Далее»;

§  в появившемся окне введите название отчета Преподаватели;

§  щелкните по кнопке «Готово». На экране появится сформированный отчет;

§  просмотрите, а затем закройте отчет.

Задание 3: Создание таблицы с помощью Мастера.

I.

1.  Запустите приложение MS ACCESS.

2.  Создайте новую базу данных.

3.  Создайте новую таблицу с именем ADRESS.

4.  В открывшемся окне выберите Создание таблицы с помощью мастера.

5.  Включите радиокнопку Личное, в списке Образцы таблиц выберите Адреса.

6.  Определите список полей, который хотите включить в таблицу. Для этого в списке Образцы полей выделяйте мышью по очереди поля: Код Адреса, Фамилия, Имя, Домашний телефон, Адрес и нажимайте кнопку  > . Переход к следующему окну диалога - кнопка Далее.

7.  В следующем окне диалога введите имя таблицы (или оставьте предлагаемое АДРЕСА) и оставьте радиокнопку Автоматическое определение ключа

8.  В последнем окне диалога оставьте Непосредственный ввод данных в таблицу. Нажмите  кнопку Готово.

9.  Таблица создана. Все имена полей представлены в виде заголовков столбцов таблицы. Заполните таблицу данными:

10. Измените ширину столбцов с помощью мыши или через меню Формат - Ширина столбца - По ширине данных.

Закройте файл, без сохранения.

11.Самостоятельно создайте с помощью Мастера таблицу Гости, состоящую из 5-6 записей.

 

II.

№	Задания	Последовательность действий
1	Создайте новую таблицу с именем Карта и заполните ее как показано в таблице №1 (смотри рисунок справа)	Номер Фамилия Имя Пол Дата рождения Рост Вес Увлечение 1 Иванченко Павел м 15.05.84 168 65   2 Семёнов Валентин м 03.01.83 171 67   3 Друнина Екатерина ж 12.01.83 170 60   4 Бабанов Иван м 25.12.82 175 69   5 Павлова Олимпиада ж 14.01.84 166 60   6 Смоквин Валентин м 25.08.84 171 65   7 Пименов Владимир м 17.12.83 165 65   8 Неверова Ольга ж 11.11.83 165 60   9 Нужин Алексей м 26.12.83 171 69   10 Полнухина Елизавета ж 22.10.83 171 69   Таблица 1
2	Зафиксируйте столбцы Номер и Фамилия.	·        Выделите эти столбцы ·        Выполните команду основного меню Формат – Зафиксировать столбцы
3	Заполните поле Увлечение	Самостоятельно
4	Снимите фиксацию столбцов	Выполните команду основного меню  Форма – Снять фиксацию
5	Установите ширину первого поля точно по длине записи	·      выделите поле; ·      выполните команду основного меню Формат - Ширина столбца. Появится диалоговое окно (рис.1); ·      выберите кнопку По ширине данных. Весь столбец выровняется точно по размеру самого длинного значения в поле.
3	Аналогично отформатируйте все поля таблицы.	Самостоятельно.
4	Уберите разметку в виде сетки из таблицы.	·        вызовите пункт основного меню Формат; ·        Уберите значок P радом с пунктом Сетка
5	Создайте форму для таблицы Карта.	·  Закройте окно Таблица: Карта и выберите вкладку Форма; ·  нажмите кнопку Создать. Откроется диалоговое окно Создание форма; ·  В окне Выбор таблицы/запроса  установите таблицу Карта и нажмите кнопку Мастер ·  В открывшемся окне выберите пункт в один столбец. Нажмите ОК; ·  Из окна Имеющиеся поля перенесите названию все названия в окно Порядок полей в форме. Нажмите кнопку Далее> ·  Выберите пункт Поля в рамках и нажмите кнопку Далее> ·  Установите переключатель на пункте Открыть форму для работы с данными. Нажмите Готово
6	Дополните таблицу еще тремя записями	·  Перейдите на запись №11, используя кнопки 4  или 4I ·  Установите курсор в поле увлечение и нажмите ENTER ·  Введите сведения еще о трех детях ·  Закройте окно формы
7	Проверьте, что новые за­писи появились в таблице	·  Откройте вкладку Таблица и нажмите кнопку Открыть ·  Закройте окно Таблица: Карта
·
10	Закройте СУБД	Самостоятельно

 

Лабораторная работа 3.

Разработка инфологической модели и создание структуры реляционной базы данных.

Цель: «научиться разрабатывать инфологическую модель реляционной базы данных  и создавать реляционную базу данных».

ПК1.2. Обрабатывать динамический информационный контент

Задание 1. Создание реляционной базы данных.

1.     Создайте базу данных Деканат.

2.     Создайте структуру таблицы Студенты.

3.     Создайте структуру таблицы Дисциплины.

4.     Измените структуру таблицы Преподаватели.

5.     Создайте структуру таблицы Оценки.

6.     Разработайте схему данных, т.е. создайте связи между таблицами.

Технология работы.

1.     Создайте базу данных Деканат, выполнив следующие действия:

o   Загрузите Access, в появившемся окне выберите пункт Новая база данных, затем щелкните по кнопке <Ok>;

o   В окне Файл новой базы данных задайте имя и выберите папку, в которую сохранится ваша база данных.;

o   Щелкните по кнопке Создать.

2.     Создайте структуру таблицы Студенты. Для этого:

o   В окне базы данных выберите вкладку Таблицы, а затем щелкните по кнопке Создать;

o   В окне Новая таблица выберите пункт Конструктор и щелкните по кнопке ОК. В результате открывается окно таблицы, в котором следует определить поля таблицы;

o   Определите поля таблицы в соответствии с табл.1.

Таблица 1.

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код студента	Числовой	Целое
Фамилия	Текстовый	15
Имя	Текстовый	12
Отчество	Текстовый	15
Номер группы	Числовой	Целое
Телефон	Текстовый	9
стипендия	логический	Да/нет

o   В качестве ключевого поля задайте Код студента, для этого щелкните по полю Код студента и по кнопке   на панели инструментов или выполните команду Правка, Ключевое поле;

o   Закройте таблицу, задав ей имя Студенты.

3.     Создайте структуру таблицы Дисциплины аналогично п.2 в соответствии с таблицей 2.

Таблица 2.

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код дисциплины	Числовой	Целое
Название дисциплины	текстовый	30

 

В качестве ключевого поля задайте Код дисциплины.

4. Структура таблицы Преподаватели уже создана в работе 1 и заполнена данными, поэтому для работы используйте эту таблицу с одним лишь изменением – добавьте поле Код дисциплины и заполните его в соответствии с данными табл.2. (таблицу Преподаватели скопируйте в базу данных Деканат)

5. Создайте структуру таблицы Оценки аналогично п.2 в соответствии с табл.3.

Таблица 3.

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код студента	Числовой	Целое
Код дисциплины	Числовой	Целое
оценки	числовой	байт

В этой таблице ключевое поле задавать не надо, т.к. данные во всех полях могут повторяться.

6. Разработайте схему данных, т.е. создайте связи между таблицами. Для этого:

o   Щелкните по кнопке   на панели инструментов или выполните команду Сервис, Схема данных. На экране появится окно схема данных;

o   Щелкните по кнопке   на панели инструментов или выполните команду Связи, добавить таблицу;

o   В появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Щелкните по кнопке Добавить;

o   Переведите выделение на имя следующей таблицы и щелкните по кнопке Добавить. Аналогично добавьте оставшиеся 2 таблицы;

o   Закройте окно, щелкнув по кнопке Закрыть;

o   Создайте связь между таблицами Дисциплины и Оценки. Для этого подведите курсор мыши к полю Код дисциплины в таблице Дисциплины, щелкните левой кнопкой мыши и, не отпуская ее, перетащите курсор на поле Код дисциплины в таблицу Оценки, затем отпустите кнопку мыши. На экране появится окно Связи;

o   Установите галочку в свойстве Обеспечение целостности данных, щелкнув по нему;

o   Установите галочку в свойстве Каскадное обновление полей и Каскадное удаление связанных записей;

o   Щелкните по кнопке Создать. Связь будет создана;

o   Аналогично создайте связи между полем Код дисциплины в таблице Дисциплины и полем Код дисциплины в таблице Преподаватели, а также между полем Код студента в таблице Студенты и полем Код студента в таблице Оценки. Результат представлен на рис.;

o   Закройте окно схемы данных, ответив ДА на вопрос о сохранении макета.

 

Задание 2. Создание форм для ввода данных в таблицы.

1.                      Создайте форму студенты.

2.                      Заполните данными таблицу Студенты посредством формы Студенты.(табл.4)

3.                      Создайте форму Дисциплины.

4.                      Заполните данными таблицу Дисциплины посредством формы Дисциплины.(табл.5)

5.                      Создайте форму Оценки.

6.                      Заполните данными таблицу Оценки посредством формы Оценки. (табл.6)

 

Таблица 4.

Код студента	фамилия	имя	отчество	Номер группы	телефон	стипендия
1	Арбузов	Николай	Николаевич	151	260-15-63	Да
2	Киршин	Петр	Валерьевич	151	110-67-82	Да
3	Кривинский	Сергей	Николаевич	151	172-97-21	Нет
4	Крылова	Елена	Петровна	151	130-31-87	Да
5	Кульчий	Григорий	Викторович	151	269-53-75	Да
6	Патрикеев	Олег	Борисович	152	234-11-63	Нет
7	Перлов	Кирилл	Николаевич	152	312-21-33	Нет
8	Соколова	Наталия	Петровна	152	166-87-24	Нет
9	Степанская	Ольга	Витальевна	152	293-43-77	Да
10	Тимофеев	Сергей	Трофимович	152	260-11-57	Да

Таблица 5.

Код дисциплины	Название дисциплины
1	Информатика
2	Математика
3	Физика
4	экономика

Таблица 6.

Код студента	Код дисциплины	Оценки	Код студента	Код дисциплины	Оценки
1	1	4	6	1	5
1	2	5	6	2	4
1	3	4	6	3	5
1	4	4	6	4	4
2	1	5	7	1	4
2	2	5	7	2	3
2	3	4	7	3	4
2	4	4	7	4	3
3	1	3	8	1	4
3	2	5	8	2	3
3	3	4	8	3	3
3	4	3	8	4	5
4	1	4	9	1	4
4	2	4	9	2	4
4	3	5	9	3	4
4	4	4	9	4	4
5	1	5	10	1	5
5	2	5	10	2	5
5	3	5	10	3	5
5	4	5	10	4	5

Задание для самостоятельной работы.

Создайте связанные таблицы Сотрудники – Клиенты – Встречи.

Таблицы должны быть заполнены в следующем виде: (для создания первых двух таблиц используйте мастер создания, для третьей – конструктор)

 

 Поля третьей таблицы имеют следующие параметры:

 

Свяжите созданные таблицы между собой.

Лабораторная работа 4.

Формирование сложных запросов.

Цель: «научиться формировать сложных запросов».

ПК1.2. Обрабатывать динамический информационный контент

Задание:

1.            Разработайте запрос с параметрами о студентах заданной группы, в котором при вводе в окно параметров номера группы на экран должен выводиться состав этой группы.

2.            Создайте запрос, в котором выводятся оценки студентов заданной группы по заданной дисциплине.

3.            Создайте перекрестный запрос, в результате которого создастся выборка, отражающая средний балл по дисциплинам в группах.

4.            Разработайте запрос на увеличение на 10% заработной платы тех преподавателей, кто получает менее 500 руб.

5.            Создайте запрос на удаление отчисленных студентов.

6.            Разработайте запрос на создание базы данных отличников.

7.            Для всех созданных вами запросов разработайте формы.

Технология работы.

1.            Для создания запроса с параметрами о студентах заданной группы:

o      Откройте вкладку Запросы;

o      Щелкните по кнопке Создать;

o      В появившемся окне выберите Простой запрос и щелкните по кнопке ОК;

o      В появившемся окне в строке Таблицы/запросы выберите из списка таблицу Студенты;

o      Перенесите все поля из окна Доступные поля в окно Выбранные поля, щелкнув по кнопке

o      Щелкните по кнопке Далее. Выводить надо все поля, поэтому еще раз щелкните по кнопке Далее;

o      В появившемся окне введите имя запроса Группа;

o      Щелкните по кнопке Готово. На экране появится таблица с данными запроса. Но вам надо, чтобы при выполнении запроса выяснялся номер группы. Для этого перейдите в режим конструктора;

o      В строке Условия отбора для поля Номер группы введите фразу [Введите номер группы];

o      Выполните запрос, щелкнув по кнопке  на панели инструментов, или выполните команду Запрос, Запуск;

o      В появившемся окне введите 151 и щелкните по кнопке ОК. На экране появится таблица с данными о студентах 151–й группы;

o      Сохраните запрос и закройте таблицу запроса.

2.            Для создания запроса, в котором выводятся оценки студентов заданной группы по заданной дисциплине:

o      На вкладке Запросы щелкните по кнопке Создать;

o      Выберите Простой запрос и щелкните по кнопке ОК;

o      Выберите таблицу Студенты и перенесите поля Фамилия, Имя, Отчество, Номер группы в окно Выделенные поля;

o      В таблице Дисциплины выберите поле Название дисциплины;

o      В таблице Оценки выберите поле Оценки. Вы сформировали 6 полей запроса – они связаны между собой посредством схемы данных;

o      Щелкните по кнопке Далее;

o      В появившемся окне введите имя запроса Оценки группы, затем щелкните по ячейке Изменение структуры запроса ( в ней должна появиться черная точка) – это позволит перейти в режим конструктора;

o      Щелкните по кнопке Готово;

o      В строке Условия отбора для поля Номер группы введите фразу [Введите номер группы];

o      В строке Условия отбора для поля Название дисциплины введите фразу:[Введите название дисциплины];

o      Выполните запрос;

o      В первом появившемся окне введите 152, затем щелкните по кнопке ОК, во втором введите Информатика и щелкните по кнопке Ок. На экране появится таблица со списком 152-й группы и оценками по информатике;

o      Сохраните запрос и закройте таблицу запроса.

3.Создайте перекрестный запрос о среднем балле в группах по дисциплинам. Но такой запрос строится на основе одной таблицы или одного запроса, в связи с чем надо сначала сформировать запрос, в котором были бы поля Номер группы, Название дисциплины и Оценки. Для этого:

o      На вкладке Запросы щелкните по кнопке Создать;

o      Выберите Простой запрос и щелкните по кнопке ОК;

o      Выберите из таблицы Студенты поле Номер группы;

o      Выберите из таблицы Дисциплины поле Название дисциплины;

o      Выберите из таблицы Оценки поле Оценки;

o      Щелкните по кнопке Далее, затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке Далее;

o      В появившемся окне введите имя запроса Дисциплины оценки группы;

o      Щелкните по кнопке Готово;

o      Сохраните запрос и закройте таблицу запроса.

Теперь можно создавать перекрестный запрос. Для этого:

o      На вкладке Запросы щелкните по кнопке Создать;

o      Выберите Перекрестный запрос и щелкните по кнопке ОК;

o      Щелкните по ячейке Запросы, выберите Дисциплины оценки группы и щелкните по кнопке Далее;

o      Выберите поле Название дисциплины и щелкните по кнопке Далее;

o      Выберите поле Номер группы и щелкните по кнопке Далее;

o      Выберите функцию AVG, т.е. среднее (она по умолчанию уже выделена), и щелкните по кнопке Далее;

o      Введите название запроса Средние оценки и щелкните по кнопке Готово. Откроется таблица перекрестного запроса. Обратите внимание, что Access создает еще итоговое значение средних оценок по дисциплинам;

o      Закройте таблицу запроса.

4. Для создания запроса на изменение заработной платы преподавателей:

o На вкладке Запросы щелкните по кнопке Создать;

o Выберите Простой запрос;

o В таблице Преподаватели выберите поле Зарплата;

o Щелкните по кнопке Далее, затем в появившемся окне снова по кнопке Далее;

o В появившемся окне введите имя запроса Изменение зарплаты;

o Щелкните по ячейке Изменение структуры запроса;

o Щелкните по кнопке Готово:

o В строке Условия отбора введите <I>500;

o Откройте пункт меню Запрос и выберите Обновление;

o В строке конструктора запроса Обновление в поле Зарплата введите:[Зарплата]*1,1;

o Выполните запрос, подтвердив готовность обновления данных;

o Закройте запрос, подтвердив его сохранение;

o Откройте форму Преподаватели;

o Просмотрите изменение заработной платы у преподавателей, получающих меньше 500 р.;

o Закройте форму.

5. Для создания запроса на отчисление студента гр. 152 Перлова Кирилла Николаевича:

o      На вкладке Запросы щелкните по кнопке Создать;

o      Выберите Простой запрос;

o      В таблице Студенты выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Номер группы;

o      Щелкните по кнопке Далее, затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке Далее;

o      В появившемся окне введите имя запроса Отчисленные студенты;

o      Щелкните по ячейке Изменение структуры запроса;

o      Щелкните по кнопке Готово;

o      В строке Условия отбора введите: в поле Фамилия  - Перлов, в поле Имя – Кирилл, в поле Отчество – Николаевич,  в поле Номер группы – 152;

o      Откройте пункт меню Запрос и выберите Удаление; 

o      Просмотрите удаляемую запись, щелкнув по кнопке   или выполнив команду Вид, Режим таблицы;

o      Если отчисляемый студент выбран правильно, то перейдите в режим конструктора и выполните запрос. Если условия отбора сделаны неправильно, измените их;

o      Закройте запрос;

o      Закройте форму.

6. Для создания запроса на создание базы данных отличников:

o        На вкладке Запросы щелкните по кнопке Создать;

o        Выберите Простой запрос;

o        В таблице студенты выберите поля Фамилия, Имя, Отчество и Номер группы, а в таблице Оценки – поле Оценки;

o        Щелкните по кнопке Далее, затем в появившемся окне вновь по кнопке Далее;

o        В появившемся окне введите имя запроса Отличники;

o        Щелкните по ячейке Изменение структуры запросы;

o        Щелкните по кнопке Готово;

o        Для выполнения групповых операций щелкните по кнопке    на панели инструментов или выполните команду Вид, Групповые операции;

o        В строке Групповые операции поля Оценки щелкните по ячейке Групповые операции . Откройте раскрывающийся список и выберите функцию SUM;

o        В сроке условия отбора  поля Оценки введите 20;

o        Просмотрите создаваемую базу, щелкнув по кнопке   или выполнив команду Вид, Режим таблицы;

o        Перейдите в режим конструктора;

o        Выполните команду Запрос, Создание таблицы;

o        Введите имя таблицы Студенты 0 отличники и щелкните по кнопке ОК;

o        Подтвердите создание таблицы;

o        Закройте с сохранением запрос;

o        Откройте вкладку Таблицы;

o        Откройте вкладку Таблицы;

o        Откройте таблицу Студенты – отличники. Удостоверьтесь в правильности создания таблицы. Закройте таблицу.

7. Для каждого из созданных запросов создайте форму (можно рекомендовать автоформу в столбец  или ленточную автоформу) для удобного просмотра данных.

Лабораторная работа 5.

Создание сложных форм и запросов.

Цель: «научиться создавать сложные формы и запросы».

ПК1.2. Обрабатывать динамический информационный контент

Задание 1. Создание сложных форм.

1. Создайте сложную форму, в которой с названиями дисциплин была бы связана подчиненная форма Студенты и подчиненная форма Оценки студентов.

2. Измените расположение элементов в форме в соответствии с рис.1

3. Вставьте в форму диаграмму, графически отражающую оценки студентов.

Отредактируйте вид осей диаграммы.

Рис.1

Технология работы.

1)    Для создания сложной формы:

·        На вкладке Формы щелкните по кнопке Создать;

·        Выберите Мастер форм и, не выбирая таблицу или запрос, щелкните по кнопке ОК;

·        В таблице Дисциплины выберите поле Название дисциплины;

·        В таблице Студенты выберите поля Код студента, Фамилия, Имя, Отчество, Номер группы;

·        В таблице Оценки выберите поле Оценки и щелкните по кнопке Далее;

·        В появившемся окне вариант построения формы нас удовлетворяет, поэтому щелкните по кнопке Далее;

·        Оставьте табличный вариант подчиненной формы и щелкните по кнопке Далее;

·        Выберите нужный вам стиль оформления формы и щелкните по кнопке Далее;

·        Введите название формы Дисциплины и оценки;

·        Щелкните по кнопке Готово и просмотрите полученную форму.

2)    Для того, чтобы вставить в форму диаграмму оценок студентов по заданным дисциплинам, необходимо:

·        Переключиться в режим конструктора;

·        Выполнить команду Вид, Панель элементов;

·        На этой панели щелкнуть по кнопке Аа;

·        Создать прямоугольник для надписи – заголовка диаграммы;

·        Ввести надпись Диаграмма оценок;

·        Выполнить команду Вставка, Диаграмма;

·        На свободном месте формы растянуть прямоугольник для диаграммы;

·        Выбрать таблицу Оценки и щелкнуть по кнопке Далее;

·        Выбрать поля Код студента и Оценки;

·        Щелкнуть по кнопке Далее;

·        Выбрать вид диаграммы Гистограмма и щелкнуть по кнопке Далее;

·        Дважды щелкнуть по надписи Сумма_оценки, выбрать Отсутствует и щелкнуть по кнопке Ок;

·        Щелкнуть по кнопке Далее;

·        Вновь щелкнуть Далее, т.к. в строке Поля формы и в строке Поля диаграммы по умолчанию находится код дисциплины;

·        Стереть название диаграммы Оценки и щелкнуть по кнопке Далее;

3)    Отредактируйте вид осей диаграммы. Для этого:

·        Дважды щелкните по диаграмме;

·        Выберите вкладку Шкала;

·        Уберите галочку у надписи Минимальное значение, а в ячейке справа от этого названия введите 1;

·        Уберите галочку у надписи Максимальное значение, справа поставьте 5;

·        Уберите галочку у надписи Цена основных делений, справа установите 1 и щелкните ОК;

·        Расширьте область диаграммы, перетащив правую границу окна диаграммы правее;

·        Закройте окно Microsoft Graph, выбрав в меню Файл пункт Выход и возврат в дисциплины и оценки: форма;

·        Перейдите в режим формы и просмотрите форму для разных дисциплин;

·        Закройте форму.

Задание 2. Создание сложных отчетов.

1. Создайте запрос, на основе которого будет формироваться отчет. В запросе должны присутствовать: из таблицы Студенты – поле Фамилия, Имя, Отчество и Номер группы, из таблицы Дисциплины – поле Название дисциплины, из таблицы Оценки – поле Оценки.

2. Создайте отчет по итогам сессии. В отчете оценки студентов должны быть сгруппированы по номерам групп и дисциплинам. Для каждого студента должна вычисляться средняя оценка в сессию, а для каждой группы – среднее значение оценок по всем предметам.

Технология работы.

1)    Для создания запроса:

·        На вкладке Запросы щелкните по кнопке Создать;

·        Выберите Простой запрос и щелкните по кнопке Ок;

·        Из таблицы Студенты выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Номер группы, из таблицы Дисциплины – поле Название дисциплины, из таблицы Оценки – поле Оценки и щелкните Далее;

·        Щелкните еще раз по кнопке Далее;

·        Введите название запроса Сессия и щелкните по кнопке Готово;

·        Закройте запрос;

2)    Для создания итогового отчета выполните следующие действия:

·        На вкладке Отчеты щелкните по кнопке Создать;

·        Выберите Мастер отчетов, из раскрывающегося списка – запрос Сессия и щелкните по кнопке ОК;

·        Выберите все поля запроса и щелкните по кнопке Далее;

·        Тип представления данных нас устраивает, поэтому щелкните Далее;

·        Добавьте уровень группировки по номеру группы, выбрав в левом окне Номер группы и перенеся его в правое окно, щелкнув по кнопке  ;

·        Щелкните по кнопке Далее;

·        Щелкните по кнопке Итоги, т.к. надо вычислить средний балл;

·        Поставьте галочку в ячейке поля AVG (эта функция вычисляет среднее) и щелкните по кнопке ОК;

·        Щелкните по кнопке ОК, т.к. сортировка не требуется, потому что данными являются название дисциплины и оценки, порядок которых не столь важен;

·        Выберите макет отчета. Рекомендуем ступенчатый,  т.к. он занимает меньше места и в нем наглядно представлены данные. Щелкните Далее;

·        Выберите стиль отчета и щелкните Далее;

·        Введите название отчета Итоги сессии и щелкните по кнопке Далее;

·        Введите название отчета Итоги сессии и щелкните Готово.

Задание 3.

Разработайте кнопочную форму-меню для работы с базами данных, в которой должны быть созданные вами формы и отчет.

Технология работы.

Для создания кнопочного меню выполните следующие действия:

·        Выполните команду Сервис, Надстройки, Диспетчер кнопочных форм;

·        Подтвердите создание кнопочной формы, щелкнув по кнопке Да;

·        Access предложит вам работать с главной кнопочной формой или создать дополнительно новую. Создайте свою, кликнув по кнопке Создать;

·        Введите имя Меню и щелкните ОК;

·        В окне выберите Меню и щелкните по кнопке Изменить;

·        Создайте элементы данной кнопочной формы, щелкнув по кнопке Создать;

·        В сроке Текст введите поясняющую надпись к первой создаваемой кнопке – Преподаватели;

·        В сроке Команда выберите из списка Открытие формы в режиме редактирования;

·        В строке Форма выберите из списка форму Преподаватели и щелкните по кнопке ОК;

·        Введите в меню все созданные формы и отчет, повторяя п.6-9;

·        Закройте окно кнопочной формы, щелкнув  по кнопке Закрыть;

·        Щелкните по кнопке По умолчанию;

·        Закройте диспетчер кнопочных форм, щелкнув по кнопке Закрыть;

·        На вкладке Формы подведите курсор мыши к надписи Кнопочная форма, щелкните правой кнопкой мыши, выберите пункт Переименовать и введите новое имя Форма – меню, затем нажмите клавишу Enter;

·        Откройте эту форму и просмотрите возможности открытия  форм и отчета из меню.

Лабораторная работа  6

Работа с базой данных в MS Access

Цель: «Создание таблиц для ввода и хранения данных. Связать таблицы между собой.»

ПК1.2. Обрабатывать динамический информационный контент

Задание:

1.                 Создайте новую БД «Студенты-данные» в личной папке.

2.                 Создайте в режиме Конструктор структуры таблиц Студенты, Предметы, Должности, Оценки, кафедры, Группы, Преподаватели, Группы-Предметы, Ведомость.

3.                 Используя окно Схема данных, выполните связывание таблиц.

4.                 Введите данные во все таблицы, за исключением таблицы Ведомость.

Методические указания к выполнению работы

 

1.     Создать новую БД «Студенты-данные» в личной папке, или в папке Мои документы.

 

2.     Перейти на вкладку Таблицы. Сформируйте в режиме «Конструктор» структуру таблицы «Группы» для хранения сведений о группах студентов Имена полей и соответствующие им типы данных приведены в табл. 1. Определение свойств полей, например, размер поля, выполняется в нижней части диалогового окна «Конструктор» в разделе «Свойства поля» на вкладке «Общие» (см. рис.1). Используя кнопку с пиктограммой Ключ, установить для атрибута Код группы свойство – Первичный ключ. Сохранить структуру таблицы «Группы». Откройте таблицу в режиме Открыть и введите названия нескольких групп.

Таблица 1. Структура таблицы «Группы».

Имя поля	Тип поля	Размер поля(Свойства поля)
Код группы	Счетчик	Длинное целое (ключ)
Группа	Текстовый	10

Рис.1. Структура и примерное содержание таблицы «Группы»

 

3.     Сформируйте в режиме «Конструктор» структуру таблицы «Студенты» для хранения в ней справочных сведений о студентах курса (рис. 2). Имена полей и соответствующие им типы данных приведены в табл. 2. Определение свойств полей, например, размер поля, выполняется в нижней части диалогового окна «Конструктор» в разделе «Свойства поля» на вкладке «Общие» (см. рис.2).

Рис.2. Таблица «Студенты» в режиме «Конструктор»

 

Таблица 2. Структура таблицы «Студенты»

Имя поля	Тип поля	Размер поля (Свойства поля)
Код	Счетчик	Длинное целое (Ключ)
Группа	Числовой	Подстановка из таблицы Группы
Номер	Текстовый	9
Фамилия	Текстовый	15
Имя	Текстовый	10
Отчество	Текстовый	15
Пол	Текстовый	Поле со списком («м», «ж»)
Дата рождения	Дата/время	Краткий формат даты

 

Для атрибута «Группа» используется тип элемента управления (см. Свойство поля) – Поле со списком. Воспользуемся для его определения Мастером подстановок, который активизируется щелчком на соответствующей команде контекстного меню, появляющегося в результате щелчка правой кнопкой мыши в поле столбца Тип данных и строки Группа.

В диалоговом окне Создание подстановки (рис. 3) выбираем команду «Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса». Далее укажите на таблицу Группы. В раздел Выбранные поля переместите оба поля. Добавьте сортировку по именам групп. Согласитесь с рекомендацией скрыть ключевой столбец и задайте имя столбца. Свойство Поле со списком позволит при вводе группы, в которой учится студент, использовать значения подстановочной таблицы Группы.

Рис. 3 Выбор типа подстановки для поля со списком

 

Для атрибута «Пол» вновь используется Тип элемента управления на вкладке Свойство поля – Поле со списком. Воспользуемся для его определения Мастером подстановок, который активизируется щелчком на соответствующей команде контекстного меню, появляющегося в результате щелчка правой кнопкой мыши в поле столбца Тип данных и строки Пол.

В диалоговом окне рис. 4 выбираем команду «Будет введен фиксированный набор значений». Щелкаем по кнопке «Далее».

В диалоговом окне рис. 5. устанавливаем значения, соответствующие полю Пол – «м» и «ж». Щелкаем по кнопке «Далее».

В диалоговом окне рис. 6. устанавливаем имя атрибута – Пол и щелкаем по кнопке «Готово».

Поле «Код» сделать ключевым (щелкнуть по кн. Ключ). Обратите внимание, что в Свойстве поля этот параметр стал Индексированным и совпадения не допускаются - «Да, совпадения не допускаются».

Сохранить структуру таблицы, открыть таблицу «Студенты» и набрать данные (освоить ввод данных, использование поля со списком, перемещение по таблице, редактирование и удаление записей) (рис.7).

Рис. 4 Выбор типа подстановки для поля со списком

Рис. 5. Устанавливаем список значений поля со списком

Рис.6. Задаем имя поля

Рис. 7. Пример заполнения таблицы «Студенты»

 

4.     Перейдите на вкладку Формы и для просмотра и ввода справочных сведений о студентах создайте в режиме «Автоформа» три формы «Студенты-карточка», «Студенты-список» и «Студенты-таблица», использовав поочередно команды Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная и Автоформа: табличная, задавая при этом в качестве источника таблицу «Студенты» (рис. 8).

Рис.8. Создание форм по таблице «Студенты»

 

5.     Перейдите на вкладку Отчеты и для просмотра и вывода на печать справочных сведений о студентах создайте два документа в режиме «Автоотчет» - «Студенты-карточка» и «Студенты-список», использовав поочередно команды Автоотчет: в столбец и Автоформа: ленточная, задавая при этом в качестве источника таблицу «Студенты» (рис. 9).

Рис. 9. Создание Автоотчетов по таблице «Студенты»      

 

6.     Создадим еще ряд подстановочных таблиц, содержащих ограниченный набор данных. Эти таблицы мы используем в дальнейшем в соответствующих основных таблицах в качестве полей со списками.

 

7.     Создайте таблицу «Предметы» для хранения сведений об изучаемых студентами предметах (табл. 3).

Таблица 3 Структура таблицы «Предметы».

Имя поля	Тип поля	Размер поля (Свойства поля)
Код предмета	Счетчик	Длинное целое (ключ)
Имя предмета	Текстовый	50
Часы	Числовой	Целое

 

8.     Создайте таблицу «Должности» для хранения сведений о возможных должностях преподавателей (табл. 4).

Таблица 4. Структура таблицы «Должности».

Имя поля	Тип поля	Размер поля (Свойства поля)
Код должности	Счетчик	Длинное целое (ключ)
Имя должности	Текстовый	25

 

9.     Создайте таблицу «Оценки» для хранения сведений о возможных получаемых студентами оценках (табл. 5).

Таблица 5. Структура таблицы «Оценки».

Имя поля	Тип поля	Размер поля (Свойства поля)
Код оценки	Числовой	Байт (ключ)
Имя оценки	Текстовый	20

 

10. Создайте таблицу «Кафедры» для хранения сведений о кафедрах, преподаватели которых ведут изучаемые студентами предметы (табл. 6).

Таблица 6. Структура таблицы «Кафедры».

Имя поля	Тип поля	Размер поля (Свойства поля)
Код кафедры	Счетчик	Длинное целое (ключ)
Обозначение	Текстовый	10
Имя кафедры	Текстовый	50

 

11. Введите данные в созданные таблицы(рис. 10).

  

 

Рис. 10. Примерное содержание таблиц базы данных.

 

12. Создайте таблицу «Преподаватели» для хранения сведений о преподавателях (табл. 7). При определении типа полей Должность и Кафедра используйте мастер подстановок для создания полей со списком на базе соответствующих подстановочных таблиц. На рис. 11-16 представлены шаги Мастера подстановок для поля Кафедра.

Таблица 7. Структура таблицы «Преподаватели».

Имя поля	Тип поля	Размер поля (Свойства поля)
Код преподавателя	Счетчик	Длинное целое (ключ)
Фамилия	Текстовый	20
Имя	Текстовый	15
Отчество	Текстовый	20
Должность	Числовой	(Подстановка из таблицы Должности)
Кафедра	Числовой	(Подстановка из таблицы Кафедры)

13. Пример создания поля со списком для атрибута Кафедра. В контекстном меню поля, относящегося к столбцу Тип поля и строке Кафедра выберите Мастер подстановок. В диалоговом окне (рис. 11) выберите «Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса» и щелкните по кнопке «Далее».

Рис. 11. Выбор типа подстановки

14. В диалоговом окне (рис. 12) выберите таблицу «Кафедры», из которой будут использоваться значения и щелкните по кнопке «Далее».

Рис. 12. Выбор таблицы, из которой будут подставляться значения

15. В диалоговом окне (рис. 13) выберите поля для подстановки – Код кафедры и Обозначение и щелкните по кнопке «Далее».

Рис. 13. Выбираем поля для подстановки

16. В диалоговом окне (рис. 14) определяем порядок сортировки – по возрастанию Обозначения кафедры и щелкните по кнопке «Далее».

Рис. 14. Устанавливается принцип сортировки

17. В диалоговом окне (рис. 15) Можно внести соответствующие изменения или сразу перейти к следующему окну, щелкнув по кнопке «Далее».

Рис. 15. Задается вид подстановки. Столбец с кодом лучше скрыть, что предлагается по умолчанию.

18. В диалоговом окне (рис. 16) установите имя столбца и щелкните по кнопке «Готово».

Рис. 16. Завершающее окно Мастера подстановок.

19. Аналогичные действия выполните и для атрибута Должность.

20. Введите значения в таблицу «Преподаватели» (рис. 17).

Рис. 17. Примерный состав таблицы «Преподаватели»

21. Дополнительно в таблицу «Кафедры» добавим столбец «Фамилия заведующего», использовав подстановку полей Код преподавателя и Фамилия из таблицы Преподаватели.

22. Ввод сведений о заведующих кафедр представлен на (рис. 18).

Рис. 18. Ввод данных о заведующих кафедр

 

23. Создайте таблицу Группы-Предметы, в которой содержатся сведения о предметах, которым обучаются студенты в группах, и форме сдачи – экзамен/зачет. В каждой группе должно быть по несколько предметов обучения с различными формами сдачи.

Свойства столбцов таблицы Группы-Предметы следующие.

Код – Числовой (целое), первичный ключ- номер записи.

Группа - поле со списком, источник строк - таблица Группа, используются оба столбца, первому устанавливается нулевая ширина. При определении столбца воспользуйтесь Мастером подстановок (рис. 19).

Рис. 19. Свойства столбца Группа

Предмет - поле со списком, источник строк - таблица Предметы, используются два первых столбца, первому устанавливается нулевая ширина. При определении столбца Предмет воспользуйтесь Мастером подстановок.

Преподаватель - поле со списком, источник строк - таблица Преподаватели, используются два столбца (Код и Фамилия), первому устанавливается нулевая ширина. При определении столбца воспользуйтесь Мастером подстановок.

Форма сдачи - поле с вводимым списком значений (значений два: 1 - экзамен, 2 -зачет). При определении столбца воспользуйтесь Мастером подстановок (рис. 20).

Рис. 20. Свойства столбца Форма сдачи

Заполните таблицу Группы-Предметы данными. В каждой группе должно быть по несколько предметов с различными формами сдачи.

Рис. 21. Примерный вид таблицы Группы-Предметы

 

24. Создайте таблицу Ведомость следующего состава.

Код_Ведомость - номер записи о результатах сдачи сессии, счетчик, первичный ключ;

Группы-Предметы-Код – тип Числовой (свойство Целое);

Студенты-Код – тип Числовой (свойство Длинное целое);

Оценка - поле со списком, источник строк - таблица Оценки, используются оба столбца, первому устанавливается нулевая ширина. При определении столбца воспользуйтесь Мастером подстановок;

Дата сдачи - тип данных - Дата/Время, формат данных - Краткий формат даты, Значение по умолчанию = Now() – текущая дата.

 

25. Активизируйте кнопку с пиктограммой Схема данных , добавьте в нее созданные таблицы и свяжите их следующим образом:

Контрольные вопросы

1.                   Дайте определение базы данных.

2.                   Назовите объекты базы данных.

3.                   Перечислите режимы работы с объектами.

4.                   Способы создания и редактирования структуры таблицы.

5.                   Ввод, редактирование и удаление данных.

6.                   Как просмотреть данные, содержащиеся в таблице.

7.                   Связывание данных.

8.                   Способы создания автоформ и многотабличных форм.

9.                   Способы создания автоотчетов и многотабличных итоговых отчетов.

Лабораторная работа  7

Работа с вычисляемыми полями и запросами в MS Access.

Цель: «Освоить приемы создания вычисляемых полей и запросов».

ПК1.2. Обрабатывать динамический информационный контент

Задание.

1.     Создать новую БД с именем «Успеваемость».

2.     Связать ее с БД «Студенты-данные», используя таблицы как внешние данные и импортируя созданные формы и отчеты.

3.     Сформировать ведомости для заполнения результатами сессии.

4.     Заполнить таблицу Ведомость.

5.     Подвести итоги по результатам сессии и создать приказ о назначении стипендии.

1.            Создайте новую базу данных «Успеваемость» и откройте ее. Свяжите данную БД с таблицами разработанной БД «Студенты-данные». Из БД «Студенты-данные» используйте все таблицы. Команду Связать с таблицами можно вызвать из контекстного меню правой кнопкой мыши, или из основного меню Файл → Внешние данные → Связать с таблицами … Укажите БД «Студенты-данные» - появится следующее диалоговое окно:

Внешние данные для БД представляются следующим образом:

2.            Импортируйте из БД «Студенты-данные» формы Студенты-ленточная и Студенты-таблица, используя для выполнения команды Импортировать либо контекстное меню, либо в основном меню Файл → Внешние данные → Импорт …

3.            Экспортируйте форму Студенты-карточка из БД «Студенты-данные» в новую БД «Успеваемость». Для этого необходимо закрыть БД «Успеваемость» и открыть БД «Студенты-данные». Выделив форму Студенты-карточка, открыть контекстное меню и выполнить команду Экспорт…, задав новое имя «Карточка студента»:

 

4.            Создайте запрос на добавление в таблицу Ведомость записей, содержащих поля из таблицы Группы-Предметы и коды студентов, которые должны сдавать соответствующие их группе экзамены и зачеты. Для этого предварительно создаем простой запрос на выборку кода из таблицы Группы-Предметы и кода из таблицы Студенты, объединив внутренним объединением таблицы Студенты, Группы и Группы-Предметы.

 

 

Выполните запрос и убедитесь в правильности выборки. Затем в режиме Конструктор выберите вариант формирования запроса в SQL и создайте запрос на добавление полученных данных в таблицу Ведомость.

 В результате полученная выборка будет добавлена в таблицу Ведомость. Таким образом, можно считать, что подготовлены бланки для всех студентов каждой группы и по каждому сдаваемому в группе предмету.

8.     Создайте форму Группы-Предметы-Студенты для заполнения сведений о результатах сдачи зачетов и экзаменов. Форма должна по каждой записи в таблице Группы-Предметы выдавать в подчиненной форме список студентов данной группы. При этом следует заблокировать доступ ко всем полям за исключением полей Оценка и Дата сдачи. Ниже представлен возможный вид формы:

Рис. 5. Вид формы Группы-Предметы-Студенты

Для этого используйте Мастер форм и выберете из таблицы Группы-Предметы все поля, из таблицы Студенты - Номер (зачетной книжки), Фамилия, Имя, Отчество и из таблицы Ведомость - поля Оценка и Дата сдачи. Далее в окне Вид представления данных согласитесь с группировкой: - Группа-Предметы (так сведения о студентах и результатах сессии попадут в подчиненную форму).

Далее определяем внешний вид подчиненной формы (ленточный), стиль формы(стандартный) и задаем имя Группы-Предметы-Студенты. Отформатируйте форму должным образом и не забудьте заблокировать и снять доступ ко всем полям, за исключением полей Оценка и Дата сдачи. Для этого в режиме Конструктор формы выделите поля с данными, подлежащими блокировке, активизируйте окно Свойства кнопкой  и на вкладке Данные установите: Доступ – Нет, Блокировка – Да. На вкладке Макет можно изменить Цвет фона недоступных полей.

Используя форму Группы-Предметы-Студенты, заполните ведомость результатами сессии.

9.      Создайте запрос План_группы, содержащий сведения о планируемых количествах экзаменов и зачетов в сессию по группам, а также вычисляемое поле MaxBall (Максимальный балл). При составлении запросов можно воспользоваться Конструктором запросов на языке QBE, или составить запрос на языке SQL. Запрос формируется по таблице Группа-Предметы. Выполняется группировка по выбираемым полям Группа и Форма сдачи. Для поля Предмет выполняется вычисление количества предметов, попавших в сформированные группы. Максимальный балл по экзаменам вычисляется равным 5*количество экзаменов, которые надо сдать студентам определенной группы, а максимальный балл по зачетам равен числу сдаваемых группой зачетов. Для формирования вычисляемого выражения воспользуйтесь Построителем формул

и в нем встроенными функциями (в данном случае условной функцией IIf).

В результате выполнения запроса получим количество экзаменов и зачетов, которые должны сдать студенты соответствующих групп.

Рис. 8. Примерный вид результата выполнения запроса План_группы

11. Создайте запрос Факт_Студенты, который по таблицам Ведомость и Группы-Предметы вычисляет количество сданных зачетов и экзаменов, наименьшую оценку и суммарный балл по каждому студенту. Для этого следует выбрать поля Студенты_Код из таблицы Ведомость, Группа и Форма сдачи из таблицы Группы-Предметы. Чтобы получить итоговые показатели, необходимо задать группировку по выбранным полям. Далее добавить в выборку вычисляемые поля с использованием агрегатных функций Count, Min и Sum от поля Оценка.

 

В результате выполнения запроса получим фактическое количество записей по экзаменам и зачетам в табл. Ведомость для каждого студента, а также минимальные и суммарные значения оценок.

Рис. 9. Примерный вид результата выполнения запроса Факт_Студенты

12. Создайте запрос Итог, в котором на основании сравнения планового числа сдаваемых в группах экзаменов и зачетов и фактического числа положительно сданных экзаменов и зачетов по каждому студенту формируется вычисляемое поле Итог. Значению «да» соответствует условие, когда сданы все положенные экзамены (зачеты) и значению «нет» - в противном случае.

В запросе используется внутреннее объединение таблицы Группы и двух запросов: Факт_Студенты(Студенты_Код, Count-Оценка, Min-Оценка, Sum-Оценка) и План_Группы(Форма сдачи, Count-Предмет, Max_Ball). Значения полей Форма сдачи должны совпадать для обеих таблиц. Добавьте вычисляемое поле Итог, используя Построитель формул и встроенную функцию IIf. Значению «да» соответствует случай, когда число сданных предметов равно числу фактически сданных студентом и минимальная оценка равна 1 (сданы все полагающиеся зачеты) или больше 2 (с положительной оценкой сданы все полагающиеся экзамены).

 

В запросе подводится итог по табл. Ведомость определяются студенты, сдавшие все экзамены и зачеты и студенты, не сдавшие что-либо.

Рис. 10. Примерный вид результата выполнения запроса Итог

13. Создайте запрос Сессия на основе самообъединения запроса Итог. В результате для каждого из студентов выделяется одна строка, содержащая сведения о результатах сдачи им экзаменов и зачетов. Для каждого студента подводятся совокупные итоги по сессии и определяется размер стипендии. Стипендия назначается студентам, если сданы все зачеты и экзамены. При этом если все экзамены сданы только на отлично, то размер стипендии равен 200%, если только один экзамен сдан на хорошо, а остальные на отлично, то размер стипендии равен 150% и, если сессия сдана без троек, то размер стипендии равен 100%. Студенты, сдавшие все экзамены и зачеты, но получившие хотя бы одну тройку, стипендию не получают.

Изучите запись данного запроса на языке QBE.

 

Рис. 11. Примерный результат выполнения запроса Сессия

14. Создайте запрос Сессия_все, в котором содержатся сведения обо всех студентах, в том числе и о тех, которые не сдавали сессию. Используется внешний (левый) тип объединения таблицы Студенты(Код, Группа, Номер, Фамилия, Имя, Отчество) и запроса Сессия(Сессия, Процент).

Рис. 12. Примерный результат выполнения запроса Сессия-все

15. Создайте запрос Стипендия-приказ, в котором выбираются сведения о назначенных студентам стипендиях. Используется запрос Сессия_все(Группа, Номер, Фамилия, Имя, Отчество, Процент). На поле Процент устанавливается условие Процент>0.

 

Рис. 13. Примерный состав результата запроса Стипендия-приказ

16. Создайте отчет Приказ о стипендии на основе таблицы Группы (выбираем Группа) и запроса Стипендия-приказ (выбираем все, за исключением Группы). Задав группировку по группам.

Отсортируйте по стипендии в убывающем порядке, а по фамилии в возрастающем порядке.

Щелкните по кнопке Итоги и установите подсчет среднего балла по группам.

 

Далее выберите макет, стиль документа и имя документа Приказ о стипендии.

Рис. 14. Примерный вид исходного макета документа.

Выполнить редактирование отчета. Дату, которая расположена в нижнем колонтитуле, перенесите в поле Заголовка отчета. Добавьте необходимый текст, переименуйте надпись Процент в Стипендия.

Ниже представлен примерный вид приказа о назначении стипендии.

17. И последнее. Объединим запросы в макросы и свяжем их с кнопками, расположенными в форме Группы-предметы-Студенты.

Для этого перейдите в раздел Макросы и создайте макрос Результаты сессии.

Макрос содержит последовательно выполняемые команды открытия и закрытия следующих запросов: План_группы, Факт_студенты, Итог, Сессия, Сессия_все и Стипендия-приказ. Последний запрос остается открытым. В результате выполнения данного макроса последовательно выполняются все перечисленные запросы и открывается окно, содержащее список претендентов на стипендию следующего вида:

Проверьте работоспособность макроса.

18. Построенный макрос необходимо связать с кнопкой, которая в информационной системе будет его запускать. Для этого в режиме Конструктор откроем форму Группы-Предметы-Студенты и с помощью мастера добавим кнопку. В окне Создание кнопок выберем категорию Разное и Действия – выполнить макрос. Затем укажем имя макроса – Результаты сессии, задайте текст для кнопки «Получить список претендентов на стипендию» и понятное имя кнопки.

Кнопка готова, проверьте ее в действии.

19. Отчет, содержащий приказ о назначении стипендии, необходимо связать с кнопкой «Приказ о назначении стипендии», расположенной в форме Группы-предметы-Студенты. Кнопка обращается к макросу Приказ о стипендии. Создайте данный макрос, в состав которого входят следующие команды: ЗапускМакроса (имя макроса – Результаты сессии), Закрыть (Запрос Стипендия-приказ, который остается открытым после выполнения макроса Результаты сессии) и ОткрытьОтчет (имя отчета – Приказ о стипендии).

1.     Как при выводе форм и отчетов создать собственную нумерацию по порядку?

Лабораторная работа 8

Работа с фильтрами и  запросами в MS Access.

Цель: «Освоить приемы создания фильтров и запросов»

ПК1.2. Обрабатывать динамический информационный контент

 

Задание 1.

1.     Упорядочение и сортировка. Откройте БД «Студенты-данные». В ней откройте форму «Студенты-таблица» и выполните операции сортировки и фильтрации данных, например по полю Группа, используя следующие инструменты .

2.     Расширенный фильтр. Задания по фильтрации данных выполнить, используя форму «Студенты-ленточная».

Создать фильтр, выбирающий записи с информацией:

a) о студентах некоторой выделенной группы, например ИС-04-1;

b) о девушках из двух групп, например ИС-04-1 и ИС-04-2;

c) о юношах по имени Андрей и девушках по имени Ольга;

d) о студентах с фамилией, начинающейся на букву К. Для этого использовать кнопку Расширенный фильтр на панели инструментов или команды Записи®Фильтр®Фильтр по выделенному/Расширенный фильтр. В условии отбора использовать Like “К*”;

e) о студентах заданной группы, например ИС-04-1, родившихся в заданном году, например в 1990году, используя Расширенный фильтр;

f) о данном студенте, фамилия которого задается как параметр фильтра. Для этого использовать Расширенный фильтр, где в условии отбора столбца Фамилия параметр фильтра заключить в квадратные скобки: [Введите фамилию студента].

 

Задание 2.

Задания по созданию запросов выполнить по вариантам

Вариант 1

1.     Создать запрос, выбирающий из таблицы «Студенты» записи с информацией о студентах ИС-04-1 группы. Провести сортировку отобранных записей по фамилиям студентов.

2.     Найти студентов, которые, сдали сессию на все пятерки.

3.     Определить количество юношей и девушек в группах ИС-04-1 и ИС-04-2.

4.     Найти фамилии студентов, получивших по данному экзамену «отлично» (параметрический запрос).

5.     Построить запрос на создание таблицы «Список отличников», содержащей фамилии и номера групп студентов, сдавших сессию на 5.

 

Вариант 2

1.     Извлечь из таблицы «Студенты» записи, содержащие сведения о девушках из групп ИС-04-1,  ИС-04-3. Провести сортировку отобранных записей по номеру группы, а затем по фамилиям студентов.

2.     Найти студентов, которые, сдали сессию без троек.

3.     Определить количество студентов на курсе.

4.     Найти в группе ИС-04-2 студентов, которые будут получать повышенную стипендию (сдали сессию на 4 и 5).

5.     Построить запрос на создание таблицы «Список двоечников», содержащей коды, фамилии и номера групп студентов, получивших в сессию хотя бы одну двойку.

 

Вариант 3

1.     Создать список, содержащий фамилии и имена юношей из группы ИС-04-1 и девушек из группы ИС-04-1.

2.     Найти фамилии и оценки жильцов 20 комнаты общежития 3.

3.     Найти средний балл по информатике в группе ИС-04-1.

4.     Создать перекрестный запрос, дающий распределение студентов в группах по году рождения. Названия строк – номера групп. Названия столбцов – год рождения (вычисляемое от даты рождения поле). В поле данных – количество (число) студентов (фамилия).

5.     Построить запрос на создание таблицы «Подлежат отчислению», содержащей коды, фамилии и номера групп студентов, получивших в сессию более одной двойки.

 

Вариант 4

1.     Найти студентов, фамилии которых состоят из 6 букв.

2.     Найти фамилии и адреса девушек группы ИС-04-1, родившихся весной 1984 года.

3.     Найти средний балл по информатике в каждой группе.

4.     Создать перекрестный запрос, дающий распределение студентов в группах по общежитиям. Названия строк – номера групп. Названия столбцов – общежитие. В поле данных – количество (число) студентов (фамилия).

5.     Создать запрос, добавляющий информацию из таблицы «Новые студенты» в таблицу «Студенты». Таблица «Новые студенты» содержит сведения о новых студентах и имеет такую же структуру, что и таблица «Студенты».

 

Вариант 5

1.     Найти студентов, фамилии которых начинаются с буквы "К" и заканчиваются буквой "в".

2.     Найти фамилии и оценки юношей группы ИС-04-3, родившихся осенью 1984 года.

3.     Найти суммарную стипендию в каждой группе. Использовать запрос с полями Группа и Процент и подвести итоги.

4.     Создать перекрестный запрос, дающий распределение студентов в группах по общежитиям и комнатам в них. Названия строк – общежитие и комната. Названия столбцов – группа. В поле данных – количество (число) студентов (фамилия).

5.     Таблица «Новые студенты» содержит сведения о новых студентах и имеет поля «№ зач_кн», «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «Дата рождения». Создать запрос, добавляющий информацию из таблицы «Новые студенты» в таблицу «Студенты».

 

Вариант 6

1.     Найти студентов, фамилии которых начинаются с букв А-К.

2.     Создать запрос «Группы курса», содержащий список учебных групп.

3.     Найти среднюю стипендию в каждой группе. Использовать запрос с полями Группа и Процент и подвести итоги.

4.     Создать перекрестный запрос «Распределение оценок по информатике», дающий распределение студентов в группах по оценкам, полученным при сдаче экзамена. Названия строк – номера групп. Названия столбцов – информатика. В поле данных – количество (число) студентов (фамилия).

5.     Таблица «Адреса новых студентов» имеет такую же структуру, что и таблица «Общежитие», и содержит сведения о размещении новых студентов. Создать запрос, добавляющий информацию из таблицы «Адреса новых студентов» в таблицу «Общежитие».

 

Вариант 7

1.     Найти студентов, фамилии которых не начинаются с букв А и С.

2.     Найти всех девушек данной группы. Номер группы – параметр запроса.

3.     Найти фамилии студентов, имеющих сумму баллов больше 17.

4.     Создать перекрестный запрос «Распределение оценок по математике», дающий распределение студентов в группах по оценкам, полученным при сдаче экзамена. Названия строк – номера групп. Названия столбцов – математика. В поле данных – количество (число) студентов (фамилия).

5.     Построить запрос на удаление из таблицы «Студенты» записи об отчисленном студенте (фамилия студента – параметр запроса);

 

Вариант 8

1.     Найти студентов, родившихся в 1983 году.

2.     Найти студентов, фамилии которых начинаются с данной буквы. Буква – параметр запроса.

3.     Найти фамилии студентов группы ИС-04-2, имеющих хотя бы одну двойку.

4.     Создать перекрестный запрос «Распределение оценок по истории», дающий распределение студентов в группах по оценкам, полученным при сдаче экзамена. Названия строк – номера групп. Названия столбцов – история. В поле данных – количество (число) студентов (фамилия).

5.     Построить запрос на удаление из таблицы «Студенты» записей о студентах, живущих в одной комнате (номер комнаты – параметр запроса).

 

Вариант 9

1.     Найти студентов, родившихся в третьем квартале 1984 года.

2.     Найти фамилии студентов группы ИС-04-2, родившихся в данном месяце. Номер месяца – параметр запроса.

3.     Найти число студентов, сдавших сессию на «отлично». Использовать табл. Сессия, добавить к экзаменам условие отбора – 5, просмотреть. Затем добавить поле Количество с вычислением количества отобранных записей и вывести на экран только это поле.

4.     Создать перекрестный запрос «Распределение оценок по физике», дающий распределение студентов в группах по оценкам, полученным при сдаче экзамена. Названия строк – номера групп. Названия столбцов – физика. В поле данных – количество (число) студентов (фамилия).

5.     Построить запрос на удаление из таблицы «Студенты» записей о студентах, получивших более одной двойки в сессию.

Вариант 10

1.     Найти студентов, родившихся весной 1984 года.

2.     Найти фамилии юношей данной группы, родившихся в данном году. Номер группы и год – параметры запроса.

3.     Найти фамилии студентов в данной группе, сдавших сессию на 4 и 5.  Номер группы – параметр запроса.

4.     Создать перекрестный запрос, дающий распределение девушек и юношей в группах. Названия строк – номера групп. Названия столбцов – пол. В поле данных – количество (число) студентов (фамилия).

5.     Построить запрос на удаление из таблицы «Стипендия» записей о студентах, не получивших стипендию.

 

Вариант 11

1.     Найти студентов, родившихся в первой декаде марта.

2.     Найти фамилии студентов, имеющих суммарный балл больше заданного числа. "Число " – параметр запроса.

3.     Найти всех студентов, имеющих однофамильцев. Использовать запрос – повторяющиеся записи

4.     Создать перекрестный запрос, дающий распределение студентов в группах по стипендии. Названия строк – номера групп. Названия столбцов – процент. В поле данных – количество (число) студентов (фамилия).

5.     Построить запрос на обновление таблицы «Стипендия», увеличивающий стипендию студентов на 50 %.

 

Вариант 12

1.     Найти студентов, которые имеют не более одной четверки.

2.     Найти оценки данного студента. Фамилия студента – параметр запроса.

3.     Найти фамилии и имена студентов, сдававших данный экзамен. Код группы – параметр запроса. Условие отбора по данному экзамену - Is Not Null.

4.     Создать запрос, добавляющий в таблицу «Студенты» новое поле «Стипендия».

5.     Жильцы комнаты 22 общежития 3 переселились в комнату 46 общежития 4. Используя запрос на обновление, внести соответствующие изменения в таблицу «Общежитие».

 

Вариант 13

1.     Найти студентов, которые имеют хотя бы одну двойку.

2.     Определить количество студентов в каждой группе.

3.     Найти фамилии студентов, не явившихся хотя бы на один экзамен. Условие отбора – Is Null.

4.     Построить запрос на создание таблицы «Список ИС-04-1 группы», содержащей список студентов группы ИС-04-1.

5.     Построить запрос на создание таблицы «Список отличников», содержащей фамилии и номера групп студентов, сдавших сессию на 5.

 

Вариант 14

1.     Найти студентов, которые получили пятерку по информатике и физике;

2.     Определить количество девушек в каждой группе;

3.     Найти фамилии студентов, не получивших стипендию по результатам сессии.

4.     Построить запрос на создание таблицы «Список групп», содержащей наименования учебных групп.

5.     Построить запрос на создание таблицы «Список двоечников», содержащей коды, фамилии и номера групп студентов, получивших в сессию хотя бы одну двойку.

 

Задание 3.

Построить по выданному варианту БД  «Математическая функция». Создать таблицу, содержащую номер по порядку, запрос с вычисляемыми полями для аргумента и функций, сохранить результаты запроса как таблицу и построить график функции.

Этапы выполнения работы следующие.

1. Создаем таблицу, содержащую номера по порядку. Она должна иметь следующий вид:

2. Создаем запрос, позволяющий вычислить значения аргумента функции, исходя из его порядкового номера, и значения функций 1, 2 и 3 в зависимости от аргумента.

Запрос на языке QBE для создания вычисляемых полей и сохранения полученных значений в таблице Функция имеет следующий вид:

На языке SQL запрос формулируется следующим образом:

SELECT аргументы.аргумент, 2*[аргум]-3 AS [функция 1], 3*[аргум]*[аргум] AS [Функция 2], IIf([аргум]<=0.5,[функция 2],[функция 1]) AS [Функция 3], [аргументы]![аргумент]*0.1 AS аргум INTO функция

FROM аргументы;

 

Результатом выполнения запроса является создание таблицы Функция, в которой содержатся исходное поле Аргумент и вычисляемые поля Функция 1, Функция 2, Функция 3 и Аргум.

3. Переходим на вкладку Форма и создаем Диаграмму, указав в качестве источника таблицу Функция.

 

4. В следующем диалоговом окне выбираем доступные для графика поля таблицы Функция – все, за исключением поля Аргумент, в котором находятся номера по порядку.

 

5. В следующем диалоговом окне выбираем тип диаграммы.

6. В следующем диалоговом окне путем перетаскивания кнопок, расположенных в правой части окна, заполняем области аргумента и функции.

 

7. Изменяем вид вычисления функций (по умолчанию установлено суммирование значений функции при равных значениях аргумента). В нашем задании не требуется подведение итогов, поэтому выбираем «Отсутствует» для каждой функции.

 

8. Чтобы сделать предварительный просмотр, надо щелкнуть по кнопке Образец.

 

9. Завершить формирование графика функций, выполнив команды Далее и Готово.

Просмотреть полученную диаграмму и приступить к ее редактированию, перейдя в режим Конструктора форм. Увеличьте площадь формы, площадь диаграммы, выделяя поочередно объекты диаграммы (заголовок, легенда, оси, …) проведите их форматирование командами Формат - Выделенная область - Вид – Шрифт – Размещение и т.д. Свойства диаграммы в целом можно задать в диалоговом окне «Свойства», придав ей цвет, приподнятость и т.п. Сохраните форму и просмотрите ее. Ниже приведены примерные образцы построения графиков функций.

 

 

Вариант №1

 

 

Вариант №2

 

 

Вариант №3

 

 

Вариант №4

 

 

Вариант №5

 

Вариант №6

 

 

Вариант №7

 

 

Вариант №8

 

 

Вариант №9

 

[1]

 

Вариант №10

 

 

Вариант №11

 

Вариант №12

 

Вариант №13

 

 

Вариант №14

 

 

Вариант №15

 

Структура таблицы Общежитие

Имя поля	Тип данных	Длина	Индекс
Код студента	Числовое	Длинное целое	Да (совпадения не допускаются)
Общежитие	Текстовый	20
Комната	Текстовый	20

 

Таблица 1. Примеры условий на значение поля

Условие на значение	Проверяемое значение
>= 0	значение должно быть больше или равно 0
< #10.03.98#	дата, предшествующая 10 марта 1998 года
>10 Or Null	значение должно быть больше 10 или пусто
<= 20 And >= 10	значения должны находиться между 10 и 20
<> «Москва»	значение, отличное от слова «Москва»
Between 0 And 100	значения должны находиться между 0 и 100
"Омск" Or "Томск"	любое значение из списка городов
In ("Омск"; "Томск")	любое значение из списка городов
In (1; 3; 5; 11; 17)	любое значение из списка чисел
Like "А*"	любой текст, начинающийся с буквы А
Like "#####"	Любое число, содержащее 5 произвольных цифр
Like "[А-К]#[Р-Т]#"	любой текст, начинающийся с буквы из диапазона , "[А-К] затем произвольная цифра, затем буква из диапазона [Р-Т] и 4-й символ – произвольная цифра
Like "??00###"	любой текст, состоящий из 7 символов, начинающийся с 2-х произвольных символов, за ними следуют два нуля, а затем три любые цифры
Like "[!0-9АБК]*###"	любой текст, начинающийся с любого символа, кроме цифры или букв А, Б, К, и заканчивающийся тремя цифрами
Is Null	Выбор записей, у которых в соответствующем столбце пусто.
Is Not Null	Выбор записей, у которых в соответствующем столбце не пусто.

 

Контрольные вопросы

1.                 Поиск и замена данных.

2.                 Сортировка и использование фильтров.

3.                 Запрос: понятие и типы.

4.                 Назначение и создание запроса на выборку.

5.                 Назначение и создание запроса на изменение.

6.                 Назначение создание параметрического запроса.

7.                 Назначение и создание перекрестного запроса.

8.                 Назначение и создание запросов «Без подчиненных» и «Повторяющиеся записи».

9.                 Графическое представление данных в MS Access.

 

 

Лабораторная работа  9

Работа с формами в MS Access

Цель: «Освоить приемы редактирования, форматирования и конструирования объектов форм»

ПК1.2. Обрабатывать динамический информационный контент

 

Задание:

1.                 Работа с формой Группы-Предметы-Студенты. В БД Успеваемость отредактируем форму Группы-Предметы-Студенты, выполнив следующие операции: 1)добавить заголовок; 2) добавить кнопки для вызова формы «Сведения о студенте» и закрытия формы «Закрыть ведомость»; 3) отформатировать (задать цвет фона, шрифт, размер, оформление для заголовка, наименования столбцов и т.п.). Внешний вид формы представлен на рис.1.

Рис.1. Вид формы «Ведомость для просмотра по группам»

 

Рис. 2. Панели свойств и элементов

 

Этапы выполнения задания следующие:

Откройте БД Успеваемость и откройте форму Группы-Предметы-Студенты в режиме Конструктор. Отредактируйте форму, выполнив следующие операции: 1 активизировать диалоговое окно «Свойства», если оно отсутствует, то щелкнуть по одноименной кнопке на панели свойств. Использовав панель элементов, панель свойств и окно «Свойства» выполнить: 1) для наименований полей «Номер», …, «Дата сдачи» задать курсив, полужирный и выбрать гарнитуру шрифта; 2) выделить поля ввода данных «Группа», Предмет, Преподаватель и Форма сдачи и изменить в диалоговом окне «Свойства» на вкладке Макет тип оформления – Вдавленное, Цвет фона – выбрать по кнопке Многоточие (…); 3. Удалить поле данных и подпись Код, а также подписи Группа, Предмет, Преподаватель и Форма сдачи, оставив соответствующие им поля данных; 4. Перенести кнопки Получить список претендентов… и Приказ о назначении стипендии в раздел Примечания основной формы; 5. Переместить и отформатировать поля данных Группа, Предмет, Форма сдачи и Преподаватель.

Увеличить область заголовка (если не видно области Заголовка, то выполнить в основном меню команду Вид и в подменю выбрать команду Заголовок). Добавить в область заголовка надпись «Результаты сессии – общая ведомость», при этом использовать формат: размер 14, полужирный, курсив, Courier N C, Макет – оформление «С тенью» и  задать цвет фона. Для форматирования рядов полей и надписей используйте команды выравнивания границ, размеров и интервалов, которые находятся в диалоговом окне главного меню Формат.

В область заголовка подчиненной формы вставить кнопку для открытия формы со сведениями о студентах. Для этого на панели инструментов выбрать инструмент «Кнопка» и указать ее местоположение. При этом включится Мастер создания Кнопок, т.е. откроется первое диалоговое окно Мастера Кнопок. В нем в группе Категории выбрать «Работа с формой», в группе Действия выбрать «Открыть форму» и щелкнуть по кнопке «Далее»; выбрать форму «Студенты-карточка»; далее установить флажок «Открыть форму для отобранных записей» - «Далее»; затем выбрать поля для отбора данных (Ведомость подчиненная  – Студент, Студенты-карточка – Код студента) в обеих колонках и щелкнуть кнопку с пиктограммой <-> - «Далее»; установить флажок Текст и ввести текст «Сведения о студенте» - «Далее»; задать имя кнопке «Сведения о студенте» - «Готово».

В область Примечания основной формы добавить кнопку «Закрыть ведомость» для закрытия формы. Форма должна принять вид, подобный форме, представленной на рис. 1.

Сохранить форму, перейти в режим просмотра данных, убедиться, что щелчок по кнопке «Сведения о студенте» открывает одноименную форму-карточку с записями о выбранном студенте.

 

2.                 Форма «Студенты-карточка». Отредактировать форму «Карточка студента». А именно: 1) в область заголовка добавить надпись «Карточка студента», оформить ее «С тенью», выбрать шрифт и цвет фона; 2) в область примечания формы добавить кнопку «Закрыть карточку», использовав инструмент Кнопка на панели инструментов, далее в диалоговом окне Мастера кнопок выбрать в Категории – «Работа с формой», в Действия – «Закрыть форму»; выбрать текст «Закрыть карточку», задать имя кнопке «Карточка студента»; 3) отформатировать объекты формы, использовав команды меню Формат. Сохранить форму и вызвать ее кнопкой из формы «Группы-Предметы-Студенты» (рис. 4).

Рис. 4. Вызов формы «Студенты-карточка» для отобранной в форме «Ведомость для просмотра по группам» записи

2. Задания по использованию поля со списком или списка для поиска записи.

Рис. 1. Форма «Списки групп»

На вкладке Формы создайте новую форму Списки групп, используя данные таблиц Группы и студенты. Выполните форматирование формы, введите заголовок и кнопку Выход из формы. Создайте две копии формы «Списки групп» (рис. 1). Данная форма позволяет выводить список студентов по группам, которые выбираются в счетчике в нижней части формы.

Создадим на основе первой копии форму, в которой выбор группы осуществляется в поле со списком, а на основе второй – форму, в которой необходимая группа будет указываться в списке групп.

1. Откройте первую копию формы Списки групп 1 в режиме Конструктора.

2. На панели инструментов выберите инструмент «Поле со списком»  и добавьте данный элемент в область данных формы .

3. Запустится Мастер создания поля со списком. На первом шаге мастера установите переключатель «Поиск записи в форме на основе значения, которое содержит поле со списком» и перейдите к следующему шагу.

4. Выберите оба поля «Код» и «Группа» и перейдите к следующему шагу.

5. Задайте имя «Поиск по группе» и выполните оставшиеся шаги мастера. В результате получим

7. Проверьте правильность работы поля со списком групп, после чего в режиме Конструктора отредактируйте форму, удалив поле Группа. В результате получим следующую форму.

8. Аналогичные действия выполните и для формы Списки групп 2, использовав элемент управления Список . Отформатируйте форму и в результате, получите форму следующего вида.

 

3.      Форма «Предметы». Создать форму «Предметы», использовав Мастер создания форм и таблицы «Предметы», Группы, Группы-Предметы, Студенты, Преподаватель, Ведомость. Проведите необходимое редактирование созданной формы.

Рис. 5. Форма, представляющая результаты сессии, группируя их по предметам и группам.

 

3.                                        Форма «Ведомость-карточка» Создать форму «Ведомость-карточка», представленную на рис. 6. Данные выбираем из таблиц Ведомость, Студенты, Предмет, Преподаватель, Группы и Группы-Предметы.

4.                                         Далее в режиме Конструктор добавляется заголовок формы «Ведомость-карточка», надписи и поля перемещаются, образуя две строки. Пока не удаляйте надпись и поле «оценка». Используя элемент «Группа переключателей»  панели элементов ниже создается группа с переключателями для ввода оценок.

Рис. 6. Форма «Ведомость-карточка», содержит группу переключателей

 

Этапы создания группы переключателей следующие: а) в форме «Ведомость-карточка» открытой в режиме Конструктор увеличить поле данных вниз; б) вставить объект Группа переключателей, воспользовавшись одноименным инструментом на панели инструментов. При этом включается Мастер создания группы переключателей. Переходя от одного диалогового окна к другому, задайте следующие данные: Подписи: отлично, хорошо, удовлетворительно, не удовлетворительно, зачтено, не зачтено; Выбор по умолчанию – Нет; Значения для переключателей - 5, 4, 3, 2, 1, 0; Сохранить значения в поле - «оценка»; Тип и Оформление установите на свой вкус, Подпись – «Оценка» (рис.7).

   

   

Рис. 7. Этапы создания группы переключателей

 

Отредактируйте группу переключателей, как показано на рис. 6. Проверить работоспособность переключателя в режиме ввода данных. Значения, выделенные в переключателе, должны быть синхронизованы со значением оценки, отраженной строкой выше. После этого следует убрать из верхних строк поле и надпись «оценка».

 

5. Форма «Список студентов по группам». Освоим прием создания набора вкладок.

Начнем с создания Автоформы в столбец для таблицы Группы (рис. 8).

Рис. 8. Создание автоформы Группы

 

Полученную форму переведем в режим Конструктор и расширим поле вниз и вправо. На свободное место разместите элемент Набор вкладок, выбрав на панели элементов кнопку  (рис. 9). Затем сохраните в буфере обмена Код группы и Группу, выделите первую вкладку, установите курсор на имя вкладки и вставьте из буфера обмена сохраненную информацию (рис. 10).

          

Рис. 9. Добавление набора вкладок

 

Рис. 10. Заполнение первой вкладки Группа

 

Активизируйте вторую вкладку. На панели элементов выберите элемент Подчиненная форма  и щелкните по полю второй формы. Включается Мастер подчиненных форм, предлагающий выбрать форму для поля – выбираем «Студенты-ленточная» (рис. 11). Затем устанавливается взаимосвязь между данными первой и второй вкладок. Выбираем Самостоятельное определение и выбираем в форме Группа Код группы, а в подчиненной форме – Группа (рис. 12).

Рис. 11. Выбор подчиненной формы

 

Рис. 12. Определение полей связи

 

Дальнейшие действия по созданию подчиненной формы не вызывают трудностей. После создания формы перейдите на режим просмотра и убедитесь в правильности работы формы. Заключительный этап – редактирование и форматирование элементов формы. Ее примерный вид представлен на рис. 13.

Рис. 13. Форма Список студентов по группам с открытыми первой и второй вкладками

 

Контрольные вопросы

1.                 Способы создания форм.

2.                 Области формы и их назначение.

3.                 Способы изменения объектов в форме.

4.                 Прием создания кнопки.

5.                 Прием создания группы переключателей.

6.                 Прием создания набора вкладок.

7.                 Поиск данных в форме.

8.                 Сортировка и фильтрация данных.