Главная / Другое / "Іс жүргізуді ұйымдастыру" пәнінен ОӘК

"Іс жүргізуді ұйымдастыру" пәнінен ОӘК


ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ БІЛІМ ЖӘНЕ ҒЫЛЫМ МИНИСТРЛІГІ

РИДДЕР АГРАРЛЫ – ТЕХНИКАЛЫҚ КОЛЛЕДЖІ

0510000 «Іс қағаздарын жүргізу және мұрағаттану» мамандығы бойынша


«ІС ЖҮРГІЗУДІ ҰЙЫМДАСТЫРУ» пәнінен


ОҚУ-ӘДІСТЕМЕЛІК КЕШЕНІ



Әлеуметтік - гуманитарлық пәндер

комиссиясының отырысында бекітілген

Хаттама № « » 2012ж

Комиссия төрайымы

Р.К.Мыспаева

Әзірлеген: оқытушы Ж.Б. Шегирова



Риддер, 2012

Шегирова Ж.Б. 0510000 «Іс қағаздарын жүргізу және мұрағаттану» мамандығы бойынша «Іс жүргізуді ұйымдастыру» пәнінен оқу-әдістемелік кешені / Риддер қ., 2012ж

________________________________________________________________

Бұл оқу-әдістемелік кешені 0510000 «Іс қағаздарын жүргізу және мұрағаттану» мамандығы бойынша 2 курс күндізгі оқу бөлімінің білім алушыларына арналған.

Оқу- әдістемелік кешені білім алушылардың тәжірибелік және өзіндік білім алу жұмыс үрдісін тиімді ұйымдастыруға мүмкіндік береді. Оқу жоспарының болуы, пәннің әдістемелік және мазмұндық қамсыздануы пәннің тәжірибелік жұмыстарын меңгеруді жеңілдетеді.

________________________________________________________________


Риддер аграрлы – техникалық колледжінің әлеуметтік гуманитарлық пәндер комиссиясының отырысында бекітілген

2012жылғы « » хаттама


________________________________________________________________

Мазмұны

Пәнді оқытудың түсіндірме жазбасы

4

Қолданылатын әдебиеттер және оқу құралдары

5

  1. Кіріспе

6

  1. Басқарма іс әрекеттерін құжаттау

13

  1. Құжат ақпараттары мен құжат классификациясы

19

  1. Құжаттардың бір ізге келтірілуі мен стандартталуы. Іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру саласында қолданылатын мемлекеттік стандарт

23

Ұйымдастырушы- өкімдік құжаттарды көркемдеу мен құрастыруға қойылатын талаптар

  1. Үлгі формуляры, бланктер туралы түсінік

27

  1. Деректеме түсінігі, саны

29

  1. Деректемелердің көркемделуі мен орналасуы

Міндетті және қосымша деректемелердің көркемделу ерекшеліктері

32

  1. А4 және А5 формат бланкілерінде деректемелердің орналасу нұсқалары

40

  1. Деректемелердің бойлық орналасу нұсқасы бойынша жалпы бланк макетін құрастыру

42

  1. Ұйымдастырушы өкімді құжаттар тобы

44

  1. Бірнеше ұйымның біріккен өкілдік құжаттарын құрастыру

49

  1. Өкімдік құжаттардың көркемделу ерекшеліктері мен мінездемелері

50

  1. Жалпы бланкіде құжат түрлерінің көркемделу ерекшеліктері

57

  1. Жалпы бланкіде деректемелердің бұрыштық және бойлық орналасу нұсқалары бойынша қаулы,шешім құрастыру

59

  1. Жалпы бланкіде деректемелердің бұрыштық және бойлық орналасу нұсқалары бойынша бұйрықты құрастыру

61

  1. Жалпы бланкіде деректемелердің бұрыштық және бойлық орналасу нұсқалары бойынша баяндау хат, анықтама құрастыру

65

  1. Жалпы бланкіде деректемелердің бұрыштық және бойлық орналасу нұсқалары бойынша акті құрастыру

70

  1. Жалпы бланкіде деректемелердің бұрыштық және бойлық орналасу нұсқалары бойынша жеделхат және телефонхат дайындау

72

  1. Қызметтік хаттар

Қызметтік хаттар құрастыру, іскерлі хаттар

75

  1. А4 және А5 форматтарында реквизиттердің бойлық және бұрыштық орналасу нұсқалары бойынша қызметтік хат макетін құрастыру

84

Құжаттарды көркемдеуге қойылатын талаптар


  1. Құжаттар көшірмелерінің көркемделу және берілу ережелері

86

  1. Құжаттардың нөмірленуі, дайындау және көркемдеу тәртіптері

89

  1. Машинограммалар мен машинада оқылатын құжаттардың көркемделу ерекшеліктері

93

  1. Бақылау сұрақтары

94

  1. Іс қағаздарының қысқаша түсіндірме сөздігі

96


Пәнді оқудың түсіндірме жазбасы



Мақсаты

«Іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру» пәнінің мақсаты- құжаттардың жасалуын, ресімделуін, жіктелуін, қозғалысын есепке алынуы мен сақталуыына байланысты жұмыстардың жиынтығын, іс қағаздарын жүргізуді меңгерту.

Бәсекеге қабілетті мамандар даярлауда «Іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру» пәнінің құжат айналымын іске асыру, хат алмасу, ақпарат тарату, қызмет көрсету, тауарды жарнамалаудың жаңа мәдениетін қалыптастыру, республикада іс қағаздарын жүргізу жұмысын жетілдіру және ақпарат көздерін жүйелеу барысында маңызы зор


Пән бойынша түсініктемесі болуы тиіс:

  • Басқарманы құжаттамамен қамтамасызету туралы;

  • Іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру бойынша нормативтік-әдістемелік құжаттары туралы

  • Іс жүргізу саласындағы стандарттар туралы.


Істей білуі тиіс:

  • Құжаттарды дұрыс ресімдеуді және құжат айналымын ұйымдастыруды;

  • Нақты құжат түрінің бланкісін жасауды;

  • Құжаттарды тіркеу нысандарына тіркеуді

  • Құжаттарға деректемелік талдау жасай білуді


Білуі тиіс:

  • Іс қағаздарының бір ізге келтірілуі мен стандартталуын;

  • Құжаттардың топтастырылуын;

  • Ұйымдық , өкімдік, ақпаратты- анықтамалық құжаттардың жазылу сипатын;

  • Барлық іс қағаздарының құрылымын білу


Бұл оқу-әдістемелік кешенінде тақырыптар бойынша дәрістер, тапсырмалар, машықтану сабақтары, тест сұрақтары, бақылау сұрақтары, глоссарий қамтылған..Тәжірибелік жұмыстарды орындау үшін А4 форматты парақтар, файлды папка және теориялық бөлімді жазу үшін арнайы дәптер қажет.Оқу курсының соңында директорлық бақылау жұмысы орындалады.


қолданылатын Әдебиеттер және оқу құралдары



  1. Қазақстан Республикасының 1997 жылғы 11 шілдедегі №151-І «ҚР тілдер туралы» Заңы

  2. Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері туралы ҚР Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министірлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті төрағасының 2003 ж 29 сәуірдегі № 33 бұйрығы

  3. ҚР СТ 1042-2001. Ұйымдастырушы - өкімдік құжаттама. Құжаттарды рәсімдеуге қойылатын талаптар

  4. ҚР СТ 1037-2001. Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар

5. Ләззат Дүйсембекова. «Іс қағаздарын қазақша жүргізу». Алматы: «Ана тілі» ЖШС, 2005. – 144 б.

6. В. Салагаев, Б. Шалабай. «Іс қағаздарын жүргізу», Алматы 2004

7. Т.Ө. Нұрғалиева . «Іс қағаздарын жүргізу және техникалық құжаттама», Астана, 2008

8. М.Ғ. Жүкенова . «Іс қағаздарын жүргізу», Астана, 2008




1 сабақ


Сабақтың тақырыбы.« Кіріспе».


Мақсаты:

Пән бойынша толық ақпарат алу, іс жүргізудің негізгі ұғымдарын, қағидаларын түсіну. Іс жүргізу терминдері, қағидалары.


Түсінігі болуы тиіс:

  • Іс жүргізудің негізгі қағидалары туралы;

  • Мемлекеттік тілде іс жүргізу мәселелері туралы


Білуі тиіс:

  • Іс жүргізудің қалыптасу кезеңдерін

  • Іс қағаздарының қоғам өміріндегі қызметі туралы

  • Іс жүргізу терминдерін

  • Іс жүргізудің нормативтік базасын


Сабақ бойынша сөздер мен терминдер:

Құжат, құжаттау, деректеме,


Тақырыпты меңгеру жоспары:


  1. Іс қағаздарының қоғам өміріндегі қызметі

  2. Іс жүргізу терминдері

  3. Іс жүргізу мәселелері

  4. Іс жүргізудің нормативтік базасы


1- сұрақ . Іс қағаздарының қоғам өміріндегі қызметі


Iс қағаздары қоғам өмiрiнде үлкен қызмет атқарады. Iс қағаздарының саяси, тарихи, құқықтық экономикалық маңызы өте зор. Мемлекет, республика, қала, кәсiпорын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда iс қағаздары ақпараттың табылмас қайнар көзi бола алады. Құжаттар фактiлердi, оқиғаларды, қоғам өмiрiнiң құбылыстарын дәлелдейтiн айғақ қызметiн де атқарады.

Iс қағаздары – басқару қызметiндегi негiзгi сала. Ұйымдар мен мекемелердiң, кәсiпорындардың қызмет ету барысында шығарған түрлi шешiмдер, басқару iстерi, атқарған қызметi iс қағаздарынан айқын көрiнедi. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетiлдiру, оны ұйымдастыру деңгейiн көтеру онда құжаттармен жұмыс iстеудiң қаншалықты ғылыми негiзделгенiне тiкелей байланысты. Iс қағаздарын жүргiзу - басқару процесiнiң ажырамас бөлiгiнiң бiрi болып табылады

Іс қағаздары- басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған түрлі шешімдері, басқару істері, атқарған қызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіру, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей байланысты. Іс қағаздарын жүргізу-басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады.

Қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретінде қызмет етуінің алғы шарттарының бірі- оның қоғамдық өмірдің әр алуан саласында қызмет етуі және соған орай іс қағаздарының қазақша жүргізілуі.

Іс қағаздарының, ресми құжаттардың тілі бір жүйеге түспей, стильдік жағынан қалыптаспай, мемлекеттік ресми құжаттардың барлығы алдымен қазақ тілінде жазылмай, барлық құрылымдығы іс қағаздары қазақ тілінде жүргізілмей қазақ тілінің қолданыс аясы, қызмет қарымы өрісін кеңейте алмайды.

Іс қағаздарын жүргізу- басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады.Мекемелер арасындағы ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады.Үкіметінің басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі.Іс қағаздарын жүргізу- мекеме жұмысының нақты құжаттармен, деректермен реттелген, д.әйектелген жүйесі.

Құжаттау дегеніміз- кез келген мекеменің қызметін, әрекетін көрсететін құжаттарды жасау, толтыру.Бұған дайын құжаттармен жұмыс та, мекеме ішінде дайындалған құжаттармен жұмыс та, сонай-ақ оларды қабылдау, тіркеу, ол бойынша жұмыс істеу, орындалуын бақылау, құжаттарды қолдануға дайындау, мұрағатқа дайындау сияқты толып жатқан жұмыстар кіреді.

Құжаттаманы басқару – құжаттардың есебін жүргізу, қозғалысы мен сақталуы, олардағы ақпаратты іздестіру мен пайдалануды қамтамасыз ету жөніндегі жұмыстарды ұйымдастыру.

Құжаттау мен құжаттаманы басқарудың негізгі ережелері кез-келген ұйымдық-құқықтық нысандағы барлық бірлестіктер, кәсіпорындар , мекемелер мен ұйымдар үшінресми құжаттарды жасауда және олармен жұмыс істеуді ұйымдастыруда міндетті болатын ортақ талаптарды белгілейді


  1. Іс жүргізу терминдері


Іс жүргізу (басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету) - Құжаттама жасауды және құжаттармен жұмыс жасауды ұйымдастыруды қамтамасыз ететін заңды тұлғалардың қызмет саласы;


Мұрағат ісі- Ұлттық мұрағат қорын қалыптастыруға, мұрағаттарды, мұрағат қорлары мен топтамаларын құруға, олардың сақталуы мен қолданылуын ұйымдастыруға байланысты заңды және жеке тұлғалардың қызмет саласы;


Құжат(құжатталған ақпарат) - толық сәйкестендіруге рұқсат ететін материалдық тасымалдау құралында сақталған ақпарат;

Ұйымдық-өкімдік құжат: Әкімшілік және ұйымдық мәселелердің, сондай-ақ билік органдарының, мекемелердің, кәсіпорындар мен ұйымдардың, олардың бөлімшелері мен лауазымдық тұлғалардың қызметін басқару, өзара әрекеттесу, қамсыздандыру және реттеу мәселелерінің шешілуін белгілейтін жазба құжат түрі;


Құжат деректемесі (реквизиті): Ресми құжатты ресімдеудегі міндетті элемент;


Құжат формуляры: Белгілі бірізділікте орналасқан ресми жазба құжат реквизиттерінің жинағы;


Құжаттың формуляр-үлгісі: Қолданылу саласын, форматын, поля өлшемдерін, конструкциялық кестені құру талаптырн және негізгі реквизиттерді белгілейтін құжат жасау үлгісі;


Құжат бланкісі: Ресми жазба құжат авторының бірдейлендірілетін реквизиттер жинағы;

Құжат айналымы: Құжаттардың ұйымда жасалған немесе орындалуын аяқтауға немесе жолдануына дейінгі кездегі құжаттар айналымы;


Құжат айналымы көлемі: Ұйымға келіп түскен және онда белгілі кезең ішінде жасалған құжаттар саны;

Құжатты тіркеу: Құжаттың жасалғанын, жолданғанын немесе қабылданғанын белгілейтін нысан бойынша құжат туралы есептік деректерін жазу;

Істер номенклатурасы: Ұйымда түзілетін, сақтау мерзімдері көрсетілген және белгілі тәртіпте ресімделген істер атауларының жүйеленген тізбесі;



3.Іс жүргізу мәселелері


Тәуелсіз  Қазақстанның  мемлекеттік билік пен басқару жүйесіндегі өзгерістері  іс   жүргізу  саласында да құжаттау мен құжаттаманы басқарудың жаңа ережелерін әзірлеуді талап етті. Алғаш 1992 ж. « Қазақстан  Республикасының барлық ұйымдық-құқықтық нысандардағы бірлестіктерінде (кәсіпорындарында), мекемелері мен ұйымдарында құжаттаудың және құжаттама басқарудың негізгі ережелері» бекітілді. Негізгі ережелер барлық мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда басшылыққа алынды. Ол ресми құжаттарды жасау және олармен жұмыс істеуді ұйымдастыру, олардың ішінде есептеу техникасы мен репрография құралдары жасайтын құжаттар үшін міндетті ортақ талаптарды белгілеп, тұңғыш рет құжаттарды қазақ және орыс тілдерінде әзірлеуді бекітті. Республикада  іс  жүргізуді жетілдіру шараларын мемлекеттік деңгейде реттеу қолға алынып, құжаттама  жүйесін  2009 жылға дейін дамыту бағыттары «Қазақстан  Республикасының мұрағат  ісі  мен құжаттама  жүйесін  дамытудың 2007-2009 жылдарға арналған бағдарламасында» белгіленді.  Іс  жүргізудің нормативтік құқықтық базасының салмақтылығы әлі де оны жетілдіре түсуді қажет етті. Өйткені қолданыстағы нормативтік құқықтық базаның кемшілігі оның тек мемлекеттік құрылымдарға ғана бағытталғандығы. 2009 ж. «Қазақстан  Республикасының кейбір заң актілеріне құжаттаманы қамтамасыз ету мәселелері бойынша өзгерістер мен толықтырулар енгізу туралы» Заңының қабылданылуы  іс   жүргізу  саласында орын алып келген бірқатар олқылықтарды жоюға мүмкіндік берді.

Іс жүргізуді толықтай мемлекеттік тілге көшіруде көптеген мәселелер туындап жатқаны айдан анық дегенмен де бұл сала еш өзгеріссіз, алға жылжусыз бір орында тұр деп те айта алмаймыз. Қазақстан Республикасының Президенті тарапынан да Үкіметі тарапынан да бұл мәселе кеңінен қарастырылып жатыр деп айта аламыз. Оған дәлел ретінде осы күнге дейінгі қабылданған Заңдарды, жүзеге асырылған мемлекеттік тілді дамытудың бағдарламаларын келтіре аламыз. Мәселен, 1997 жылы «Қазақстан  Республикасындағы тіл туралы» Заңы қабылданды. Аталмыш Заңның 8-бабында «Мемлекеттік тіл ҚР мемлекеттік органдарының, ұйымдарының және жергілікті өзін-өзі басқару органдарының жұмыс және  іс  қағаздарын  жүргізу  тілі болып табылады» деп көрсетілген ҚР Үкіметінің 1998 ж. 14 тамыздағы «Мемлекеттік органдарда мемлекеттік тілдің қолданылу аясын кеңейту туралы» қаулысында мемлекеттік тілдің қолданылу аясын кеңейту мақсатында келесі жұмыстар кешені орындалған болатын:

- орталық атқару органдары және барлық деңгейдегі әкімдер  іс  қағаздарын кезең-кезеңімен қазақ тіліне көшіруге байланысты  іс-шаралар  жоспарын жасап, жүзеге асырылды;

- министрліктер мен өзге де орталық атқару органдарында ішкі мүмкіншіліктер есебінен  іс  қағаздарына мемлекеттік тілді енгізу жөнінде құрылымдық бөлімшелер құрылды;

- қазақ тілінде  іс  жүргізушілер мен аудармашылар лауазымдары енгізілді;

Барлық мемлекеттік органдар мөрлерін, мөртабандарын, бланкілері мен маңдайша жазуларын мемлекеттік тілде және орыс тілінде ресімдеуге міндеттелді. Сонымен қатар, Тіл туралы заңды жүзеге асырудың тегеуірінді тетігі ретінде ҚР Президентінің 1998 ж. 5 қазандағы жарлығымен бекітілген «Тілдерді қолдану мен дамытудың мемлекеттік бағдарламасы»  іске  қосылды. Оны ары қарай «Тілдерді қолдану мен дамытудың 2001-2010 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасы» (Тіл бағдарламасы) жалғастырды. Тіл бағдарламасында барлық мемлекеттiк ұйымдарда және жергiлiктi өзiн-өзi басқару органдарында мемлекеттік тiлдiң  іс  жүргiзудегi негiзгi тiл ретiнде қолданылуын қамтамасыз ету көзделді.  Іс   жүргізу  саласында негізгі міндеттерді белгілей отырып, тiлдiк дамудың басым бағыттарында мемлекеттiк тiлдi мемлекеттiк басқару, заң шығару, сот  ісiн  жүргiзу,  іс  қағаздары салаларында дамытуға басымдық берілді. Айтулы бағдарлама 2010 жылы жүзеге асырылып бітті және 2011 жылы осы бағдарламаның логикалық жалғасы іспеттес болған «Тілдерді қолдану мен дамытудың 2011-2020 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасы» қабылданып қазіргі сәтте ол бағдарлама іс жүзінде жүзеге асырылып жатыр. «Тілдерді қолдану мен дамытудың 2001-2010 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасы» іс жүргізу саласында да өзіндік нәтижелерін көрсете білді (мемлекеттік органдарда мемлекеттік тілдегі құжаттардың үлес салмағы 67 % құрады.) (Қосымша А)

2011-2020 жылдарға арналған бағдарлама іске қосылып қазіргі сәтте осы бағдарламаға сәйкес әр түрлі іс-шаралар кешені орындалуда.

Ал енді осы проблемаларды толығымен ашып көрсетер болсақ, олар төмендегідей:

- сапалы аударма жасау үшін сапалы сөздіктер мен оқу құралдарының аздығы;

  • мемлекеттік мекемелерде құжаттарды қазақ тілінде толтырудың мүмкіндіктерінің аздығы;

  • ендігі бір мәселе ол азаматтарға қызмет көрсету орталықтарында екі тілді де жетік меңгерген мамандардың аздығы;

  • мемлекеттік мекемелердегі кейбір басшылардың мемлекеттік тілді білмеуі немесе аз деңгейде меңгеруі;

  • мемлекеттік стандарттардың қарама – қайшылығы;

  • мемлекеттік тілде іс жүргізуші мамандарды дайындайтын оқу орындарының аздығы;

  • мемлекеттік тілде іс жүргізуші мамандардың еңбекақысының аздығы. Яғни, осы мамандыққа деген жастардың қызығушылығының жоқтығы;

  • мемлекеттік мекемелердің дұрыс жабдықталмауы. Яғни, автоматтандырылмауы.

Мемлекеттік тілде  іс   жүргізу  мәселесі ана тіліміздің мәселесімен, әсіресе, оның заң жүзінде белгіленген тілдің қолданылу аясын кеңейту шараларымен тығыз байланысты.


Іс қағаздарын қазақ тілінде жүргізуге қатысты ресми құжаттар мен арнайы ұйымдар:

І кезеңде

  • Қазақ АССР Халық комиссарлар комитетінің 1921 жылы 2 ақпанда жарық көрген «Республиканың мемлекеттік мекемелерінде қазақ және орыс тілдерін қолдану туралы» декреті;

  • Қазақ АССР ОАК-нің 1923 жылғы қарашадағы «Қазақ тілінде іс қағаздарын жүргізуді ендіру туралы» декреті

  • Қазақ АССР ОАК Президиумының «Қазақ тілінде іс қағаздарын енгізу жөніндегі орталық комиссия туралы ережені бекіту туралы» қаулысы.

  • Қазақ АССР Еңбек Халық Комиссириатының 1924 жылғы 21 июльдегі «Қазақ тілінде іс жүргізуді енгізуге байланысты қызметкерлерді жұмыстан босату және оларды қазақ тілінде сөйлеп, жаза алатын қызметкерлермен алмастырудың тәртібі жөніндегі» қаулысы.



ІІ кезеңде

  • 1989 жылғы Қазақ ССР-інің Тіл туралы Заңы;

  • 1990 жылғы «Қазақ тілін және Қазақ ССР-індегі басқа да ұлт тілдерін дамытудың

2000 жылға дейінгі кезеңдерге арналған мемлекеттік бағдарлама»;

- 1993,1995 жылдардағы ҚР Конституциясы;

- 1989 жылы құрылған Халықаралық «Қазақ тілі» қоғамы;

- 1993 жылы Қазақстан Үкіметі жанынан құрылған Тіл комитеті


4.Іс жүргізудің нормативтік базасы

Нормативтік-құқықтық актілерде қызмет бабындағы қатынас қағаздары бойынша жұмыс жүргізу ісінің әр түрлі аспектілеріне қатысты мынадай мәселелер бойынша нормалар белгіленген:

  • ақпаратқа қатысты жұмыстардың жалпы құқықтық тәртіп-ережелері;

  • ақпаратты құжаттаудың, жекелеген құжат түрлерін дайындау мен ресімдеудің негізгі ережелері;

  • ақпаратты қорғауға қатысты талаптар және әртүрлі ақпарат кеңестіктеріне шығу тәртібі;

  • байланыс саласы қызметінің, пошта байланысы және электронды байланыс құралдары көмегімен ақпарат беру технологиясының құқықтық негіздері;

  • іс қағаздарын жүргізу жүйесін ұйымдастыру;

  • басқару құжаттамасын бір ізге түсіру және стандарттау;

  • автоматтандырылған ақпараттық технологияны қолдану;

  • құжаттар жасау езінде мемлекеттік тілді қолдану тәртібі;

  • құжаттар бойынша жұмыс жүргізу саласында терминалогияны қолдану тәртібі;

  • құжаттар бланкілері мен үлгілеріне қойылатын талаптар;

  • құжаттардың деректемелік құрамы және оларды ресімдеу ережелері;

  • рәміздерді (Қазақстан Республикасының мемлекеттік рәміздері) қолдану тәртібі;


  1. ҚР 1997 жылғы 11 шілдедегі №151 Тілдер туралы заң

  2. ҚР 2003 жылғы 7 қаңтардағы №370 Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы заң

  3. ҚР Үкіметінің 1998 жылғы 14 тамыздағы №769 « Мемлекеттік органдарда мемлекеттік тілдің қолдану аясын кеңейту туралы» Қаулысы

  4. ҚР мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері туралы ҚР мәдениет , ақпарат және қоғамдық келісім министірлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті төрағасының 2003 ж 29 сәуірдегі № 33 бұйрығы.

  5. ҚР Мемлекеттік құпияларды қорғау жөніндегі агенттігі төрағасының 2000 жылғы 29 тамыздағы № 8 бұйрығы «таратылуы шектелген құжаттарды, істер мен басылымдарды есепке алу, пайдалану және сақтау ережелері

  6. 1042-2001 ҚР СТ.Ұйымдастырушы – өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар

  7. 1037-2001 ҚР СТ. Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар



Бақылау сұрақтары:

  1. ҚР мемлекеттік тілде іс жүргізу жағдайы

  2. Іс жүргізудегі негізгі ұғымдар

  3. Іс жүргізудің нормативтік базасын атаңыз

  4. Құжаттау дегеніміз не?

  5. Құжаттаманы басқару дегеніміз не?

  6. Іс қағаздарын мемелкетік тілге көшіру кезеңдері мен негізгі құжаттары, ұйымдары.









2 сабақ


Сабақтың тақырыбы.« Басқарма іс-әрекеттерін құжаттау».


Мақсаты:

Құжаттау, құжаттау тәсілдері ұғымын түсіндіру. Басқарма іс әрекеттерін құжаттау , басқару құжаттарының қызметі, ерекшеліктері туралы білімдерін қалыптастыру

Түсінігі болуы тиіс:

  • Іс жүргізудің негізгі қағидалары туралы;

  • Мемлекеттік тілде іс жүргізу мәселелері туралы


Білуі тиіс:

  • Құжаттау ұғымын

  • Басқаруды құжаттамамен қаматамасыз ету негіздерін

  • Басқаруды құжаттамамен қаматамасыз ету қызметінің құрылымын


Сабақ бойынша сөздер мен терминдер:

Құжатайналымы, басқару, басқару құжаттары, қызмет


Тақырыпты меңгеру жоспары:


  1. Басқарма іс әрекеттерін құжаттау

  1. Басқару құжаттарының қызметтері

  2. Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету

қызметінің құрылымы


  1. Сұрақ . Басқарма іс әрекеттерін құжаттау


Іс қағаздарын жүргізу түсінігі аясында басқару аппаратының басқару функцияларын жүзеге асыру процессі кезіндегі құжаттарды тіркеу және олармен компьютерде құмысты ұйымдастыру кіреді

Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттарда ұйымның жан-жақты қызметімен байланысты барлық мәселелер көрініс табады.Ұйым және оның құрылымдық бөлімшелері қызметін нормативтік жағынан реттейтін негізгі құжат ретінде ереженің ұйымдастырушылық- өкімдік құжаттар жүйесінде алатын орны ерекше.Меншік нысаны мен ұйымдық- құқықтық нысанына қарамастан қандай ұйымда болмасын іс қағаздарын жүргізуге арнайы құрылған басқаруды құжжаттамамен қамтамасыз ету қызметі жаупты болады.Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету атаулары олардың атқаратын қызметтеріне сәйкес болуы тиіс.

Ұйымның мәртебесі, оның мақсаттары, міндеттері, құрылымдық бөлімшелері мен лауазымды адамдар саны осыған байланысты болады.Іс жүзінде іс қағаздарын жүргізумен айналысатын бөлімшелерінің атаулары әртүрлі аталады: кеңсе, секретариат, істер басқармасы, жалпы бөлім.

Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметін құрудың, сондай-ақ жаңа технологияларды қолданудың құжаттарымен жұмыс процестерін жетілдірудің экономикалық тиімділігі әрдайым ескеріле бермейді.Аталған шаралардың жиынтығы тек құжаттама қызметін ұтымды ұйымдастыруға емес, сонымен бірге ұйымда құжаттар бойынша қызмет көрсету сапасын арттыруға қол жеткізуге мүмкіндік береді.Ең бастысы, ұйымның барлық бөлімшелерінің нақты жедел жұмысын қамтамасыз ететін тек дұрыс және сапалы ұйымдағы құжаттама екенін есте ұстаған жөн.

Іс қағаздарын жүргізу қызметі арнайы жүйе ретінде мемлекеттік басқару аппаратымен бірге қалыптасты. Басқару аппараты атқарған жұмыстарын құжаттап отыруға және өзінің құрамдас бөліктері арқасында "вертикаль" бағытта да, "горизанталь" бағыта да құжатталған ақпараттар алмасуға мүдделі болады. Осымен бірге басқару жүйесінің әрбір тарихи кезеңіне сәйкес іс қағаздарын жүргізу қызметінің сипаты да өзгеріп отырады . Іс қағаздарын жүргізу қызметі басқару жүйесін жазбаша түрде бейнелейді, оны орнықтырады ,әрі сол жүйемен бірге өзгерістерге де түсті. Мемлекеттің әрбір жаңа түрі пайда болған ойын ол өзімен бірге іс қағаздарын жүргізудің жаңа жүйесін де алып келді, не болмаса оны түбегейлі өзгертті.

Іс қағаздарын жүргізудегі бірыңғай мемлекеттік жүйенің негізгі ережелері Ұйымдық-өкімдік құжаттардың бір ізге түсірілген жүйесімен толықтырылып, тиісті мемлекеттік стандарттар арқылы бекіте түсті. Құжаттардың өз алдына тәуелсіз болып қалыптасуы, оның нарықтық экономикаға негізделген демократиялық құқықтық мемлекет болуға бет алуы іс қағаздарын жүргізу қызметін құжаттамалрды жедел пайдалану мен оларды тарихи-мәдени мақсатта ұзақ уақытта сақтау ісін мемлекеттік деңгейдегі міндеттер қатарына қойды.

Ұйымның және оның құрылымдық бөлімшелерінің қызметі ұйымдастырушылық құжаттардың көмегімен ұйымдастырылады.Ереже-ұйымдастырушылық құжат әрі ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттар жүйесі құрамына кіреді.Ұйым қызметінің құқықтық негізін құрайтын да сол.Ұйымдастырушылық -өкімдік құжаттарда ұйымның жан-жақты қызметі мен байланысты барлық мәселелер көрініс табады.Бұл мәселелер мемлекеттік органдар, мекемелер, олардың құрылымдық бөлімшелері, лауазымды адамдар қызметін ұйымдастыру, басқару мәселесін сонымен бірге ұйымдармен кәсіпорындардың өзара байланыстары мен бірлесіп әрекеттесу және өзге де мәселелерін қамтиды.

Басқарудың ақпараттық дерек көздеріне байланысты технологиялық процестердің бірде бірі іс жүзінде құжаттау қызметін айналып өте алмайды.

Құжаттау-құжаттардың түзілу, орындалу және ресімделу процестерінен тұрады.

Барлық буындардың атқарушыларынан бастап жетекшілеріне дейінгі барша жұмыскерлер қызметі осы құжаттау ісімен байланысты.Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету ісі өзге де маңызды қызмет түрлері секілді басшылықтың назар аударуын және бұл істің мәні мен өзіндк ерекшеліктерін түсіне білуді қажет етеді.Кез келген басшы, бір жағынан, өндіріспен қоса оның басқарылуын ұйымдастырушы болып табылады, сондықтан да ол басқаруды құжаттамамен қатамасыз ету ісіне, оны ұйымдастыруға, іс қағаздарын жүргізумен айналысатын персоналдар қызметіне көңіл бөліп отыруға міндетті; екінші жағынан, -басшының өзі де құжаттар бойынша жұмыс жүргізетін, олардың мақсат-міндеттерін айқындап, ондағы шешімдер мен ұсыныстардың орындалу тәртібін белгілейтін іс қағаздарын жүргізу қызметіндегі субьект ретінде танылады. Яғни басшы статусы оны іс қағаздарын жүргізу қызметіндегі бір буынға айналдырады. Сондықтан да оның құжаттар бойынша жұмыс жүргізу ісіне біліктілікпен араласа білу үшін қажетті талаптардан толық хабары болуы шарт.Іс қағаздарын жүргізуді мамандар ұйымдастырады, ал жұмыс көлемі көп болған кезде- бүкіл бөлімше (іс басқармасы, жалпы бөлім, кеңсе, хатшылық) жұмылдырылады.

Басқару аппараты қызметіндегі қатынас қағаздары басқару шешімдерін ойластыру,қабылдау және жүзеге асыру ісінің әртүрлі сатысында, анықтамалық және талдау жұмыстарын жүргізу кезінде, іскер байланыстар орнату мен мәмілелер жасау барысында оперативті ақпарат алмасу құралы ретінде қолданылады. Қатынас қағазы, өзге де құжаттар секілді, ақпаратты айқындап, оны тарату мақсатын көздейді. Осымен бірге оның басты функциясы өзара байланыс, қарым-қатынастық қызмет. Соған сәйкес қатынас қағазының негізгі принципі-байланыс құралдарын қолдана отырып ақпарат алмасуды қамтамасыз ету болып табылады.

Іс қағаздарын жүргізу (басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету) ұғымы заңды тұлғалардың құжаттау мен құжаттар бойынша жұмыс жүргізу ісін ұйымдастыруды қамтамасыз ету мәнінде түсіндіріледі.

Басқару ісіндегі нақты бір жағдайларға арнап қолданылатын хаттар құжаттарға қойылатын жалпы талаптарды (бланкілерге, деректемелердің құрамы мен орналасу ретіне байланысты т.б.) айқындайтын құжат ресімдеудің стандарттары мен ережелері негізінде жасалады. Бұл ережелер "Ұйымдастырушылық- өкімдік құжаттама"түріне жатады.



2-сұрақ. Басқару құжаттарының қызметтері


Кез-келген ұйым, мекеме, кәсіпорын, адам іс-әрекеттерінің, қызметтерінің барысында құжат пайда болады. Құжат орын алған іс –әрекеттерді, адам мен ұйым арасындағы ақпаратты байланыстарды көрсетеді немесе бейнелейді.

Құжат – құжатталған ақпарат. Ақпараттың дәлме-дәлдігін растайтын материалдық жеткізушіде жазылған ақпарат. Құжаттарда ақпараттар әртүрлі әдістермен жазылып берілуі мүмкін: жазбаша, фото, сурет сызу түрінде, дыбысты түрде жазу көмегі арқылы.

Құжат басқарма іс-әрекетінің барлық түрдегі нысандармен тығыз байланыста, себебі ол басқарма жұмысын ақпараттармен қамтамасыз етеді.

Бір ғана актінің құжаттары ол – бөлек бір құжат. Ал ұйым, мекемелердің қызметтік іс-әрекеттері құжаттардың жиынтықтарында бейнеленеді, яғни олар қандай жағдайда да өзара байланысты және бірге қызмет етуші құжаттау жүйесін құрайды.

Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметінің атаулары олардың атқаратын қызметтеріне сәйкес болуы тиіс.

Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметі туралы Ережеде басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметі мен хатшы арасындағы өзара қарым-қатынастар нақты белгіленеді.Ереже құжаттама қызметінің мәртебесін қызметкерін, құқықтарын, міндеттер мен жауапкершілігін ғана бекітіп қоймай, құжаттау және құжаттармен қызмет көрсету мәселелері бойынша барлық мүдделі бөлімшелері мен және лауазымды адамдармен өзара қарым-қатынастарын да реттейді.

Құжаттама қызметі негізгі міндеттеріне сәйкес мынадай функцияларды жүзеге асырады:

  • Ұйым қызметінде жасалатын құжаттар жіктеуіштерін әзірлейді және жетілдіреді;

  • Құжаттарды алғашқы өңдеуді, алдын ала қарауды, тіркеуді, есепке алуды, сақауды, жеткізуді және таратуды жүзеге асырады;

  • Кіріс құжаттарын ұйым басшысының уақытылы қарауын ұйымдас-тырылады;

  • Белгіленген мержімдерде құжаттардың орындалуына бақылауды жүзеге асырады, құжаттардың орындалу нәтижелері туралы ұйым басшысын жүйелі түрде хабардар етеді;

  • Анықтамалық-бақылау және басқа картотекаларды қалыптастырады және жүргізеді;

  • Құжаттарды басуды, көшірмелеуді және жылдам көбейтеді ұйымдастырады;

  • Ұйымның ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттар бланкілерінің жобаларын әзірлейді және тиісті мемлекеттік мұрағат мекемелерімен келіседі;

  • Ұйының істер номенклатурасын жасайды, істердің жедел сақталуын және оларды белгіленген тәртіпте ведомствалық мұрағатқа тапсырғанға дейін пайдалануды қатамасыз етеді;

  • Құжаттармен жұмыстың нысандарын және әдістерін жетілдіру, орындаушылық тәртіпті арттыру іс-шараларын әзірлейді;

  • Құрылымдық бөлімшелердегі істерді ресімдеу және қалыптастырудың дұрыстығына бақылауды жүзеге асырады, құжаттарды сақтауға және жоюға іріктеу мақсатында олардың құндылығына сараптама ұйымдастырылады;

  • Құжаттама қызметі қызметкерлерінің іскерлік біліктілігін арттыруды ұйыдастырады, құжаттау және құжаттаманы басқару мәселелері бойынша семинар-кеңестер және кеңес берулер өткізеді.

  • Жұмыс орындарын және оларды автоматтандыруды ұйымдастыруды.


Басқарманы құжаттамамен қамтамасыздандыру қазіргі заман талабына сәйкес жаңа жетістіктерге жетіп, ғылыми- техникалық прогреспен бірге дамуда. Байланыс орталары, есептеу және ұйымдастыру техникасының жаңа сапалы түрлерінің пайда болуы, жетілуі, басқармалық органдарда ақпараттық технологиялар арқылы көптеген жақсы нәтижелерге жетуге мүмкіндік туғызып отыр.

Осы уақытқа дейін басқарманы ақпаратты құжаттармен қамтамасыздандыру құжаттарды жасау, сұрастыру, өңдеу, сақтау және оларды іздестіру дәстүрлі әдістеме бойынша қол жұмысымен жүргізілді. Бұл жұмыстарды атқарудың өзі басшылардың, арнайы қызмтекерлердің көптеген уақыттарын алып келді.

Ал бүгінгі таңдағы қол жеткен есептеу техникасы ақпараттарды өңдеудің автоматтандырылған жүйелерінің әртүрлі саласында қызмет көрсетеді. Басқармалық ақпарат автоматтандырылған жүйеге, заңды түрде көркемделген құжат түрінде түседі (ресми) және машиннограммамен немесе машинада оқылатын құжат түрінде жазылады.

Машинограмма деп есептеу техника құралдарымен жазба түрде қағазға түсірілген және белгіленген ретпен ресмделген құжатты айтады


3-сұрақ. Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету

қызметтінің құрылымы


Ұйымда негізгі міндеттер мен функцияларды жүзеге асыруда құжаттау мен құжаттаманы басқару процестерін ұйымдастыру мақсатында құрылымдық бөлімше құқығында жұмыс жасайтын құжаттама қызметі құрылады.

Құжаттама қызметінің құрылымы сол ұйым аппаратының құжаттарымен қызмет көрсету бойынша міндеттерін анағұрлым жақсы орындауға бағытталуы тиіс. Құжаттама қызметтінің құрылымын ұйымдастыруда оның бөлімшелер санын аса ұтымды белгілеп алған жөн. Олардың арасындағы ұйымдық байланыстар мүмкіндігінше қарапайым болғаны дұрыс.

Құжаттама қызмет құрылымын айқындайтын факторлардың бары анық.Олар:

  • ұйымның атқаратын қызметтері және көлемі (құрылымдық бөлімшелер мен қызметкерлер саны) ;

  • ұйымда іс қағаздарын жүргізу формасы мен іс жүргізулердің жұмыс тәртібінің өзіндік ерекшеліктері;

  • құжаттау жүйесі мен құжат айналым көлемі;

  • іс қағаздарын жүргізу қызметкерлерінің саны, басқару ісінің нормалары, яғни ұйым басшысына тікелей бағынатын қызметкерлердің ұтымды саны.


Құжаттама қызметін бастық басқарады және ол тікелей ұйым басшысына бағынады.

Құжаттама қызметінің құрамына:

  • Құжаттарды есепке алу және тіркеу бөлімшесі;

  • Құжаттардың орындалуын бақылау бөлімшесі;

  • Құжаттармен жұмысты жетілдіру және техникалық құралдарды ендіру бөлімшесі;

  • Азаматтардың өтініштерін қарау жөніндегі бөлімшелер;

  • Ұйымның секретариаты;

  • Ведомствалық мұрағаты енеді.


Құжаттама қызметінің жұмысы Басқаруды құжаттамамен қатамасыз ету қызметі туралы Ережемен реттеледі.Құжаттама қызметі өз жұмысында Қазақстан Республикасы заңдарын, Қазақстан Республикасы Президентінің актілерін, Қазақстан Республикасы Үкіметінің актілерін, Қазақстан Республикасы мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органының нормативтік құқықтық актілерін, ұйым басшысының өкімдік құжаттары мен нұсқауларын және Басқаруды құжаттамамен қатамасыз ету қызметі туралы Ережені басшылыққа алады.Құжаттама қызметі басшылығына тиісті сала бойынша жоғары немесе орта арнаулы білімі бар мамандар алынады.

Құжаттама қызметінің өз атауы белгіленген дөңгелек мөрі болады.Қандай ұйым болмасын, оның ішінде комерциялық ұйым да құжатсыз жұмыс жүргізе алмайды. Құжаттардың түзілуі, пайдаланылуы және сақталуы қолданыстағы заңамаларға сәйкес жүргізілген жағдайда ол компания мүдделері қорғалуын қамтамасыз етіп, басқару қызметінің тиімділігін арттыра түседі.Өз ісін ашқысы келген кісілердің бәрі де ең алдымен тиісті құжаттарды ресімдеуден бастау қажеттігін жақсы түсінеді.Іс қағаздарын жүргізуді дұрыс ұйымдастыру кез келген ұйым қызметі туралы шынайы мәліметтер алып отыруға мүмкіндік беретіні және оларды неғұрлым тиімділікпен басқаруға ықпал ететіні айқын.Бұл іс қазіргі жағдайда бірқатар түбегейлі ерекшеліктерге ие болып отыр.Бүгінгі ұйымдар, адамдар арасындағы қарым –қатынас құралдары мен ақпараттық технологиялар ендіруді аса жылдам өзгерістер кезеңінде жан-жақты талдап, түсінуді және кейін де пайдалану үшін сақтауды қажет ететін ақпараттар көлемі өсе түсуде.



Бақылау сұрақтарына жауап беріңіз:


  1. Құжаттау дегеніміз не?

  2. Құжаттама қызметі немен айналысады?

  3. Құжаттама қызметінің бөлімшелері?

  4. Басқарма іс әрекеттерін құжаттау түсінігі нені білдіреді?




3 сабақ


Сабақтың тақырыбы.« Құжат ақпараттары мен құжат классификациясы».


Мақсаты:

Құжат ұғымы, функциялары, құжат классификациясы туралы білімдерін қалыптастыру. Құжаттарды түрлеріне қарай ажырата білуді үйрету


Түсінігі болуы тиіс:

  • Іс қағаздарының қолдану аясы туралы;


Білуі тиіс:

  • Іс қағаздары ұғымын, жіктемесін

  • Ұйымдық құжаттар тобын

  • Өкімдік, ақпаратты- анықтамалық, жеке құжаттар тобын


Сабақ бойынша сөздер мен терминдер:

Басқару, өкім, анықтамалық, ұйымдастыру,



Тақырыпты меңгеру жоспары:


  1. Іс қағаздары туралы түсінік

  2. Іс қағаздарының топтастырылуы

  3. Жеке адамға қатысты құжаттар

  4. Ұйымдық құжаттар

  5. Өкімдік құжаттар

  6. Ақпаратты-анықтамалық құжаттар


1-сұрақ. Іс қағаздары туралы түсінік


Іс қағаздары – адамның күнделікті өмірінде жиі қолданылатын жазу үлгілері. Олар белгілі бір қалыптасқан үлгі бойынша жазылады

Іс қағаздарын жүргізу – мемлекеттік стандарттарға сәйкес құжаттар мен іс қағаздарын жасау және солармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру, атап айтқанда құжаттардың жүру барысына, іздестіруге және сақтауға жағдай жасау қызметі.

Іс-қағаздарының қызметтері:

- жеке тұлғалар арасындағы қатынасты реттеуші;

- жеке адам мен қоғам арасындағы қатынасты реттеуші;

- әр түрлі мекеме, ұйымдардың өзара байланысын реттеуші;

- мекеме, ұйым жұмысын ұйымдастыру тәртібін негіздеуші;

- жеке адам мен қоғам өміріне қатысты оқиғаларды айғақтаушы;

- мемлекеттік басқару ісін жүйелеуші;

- тарихи құбылыстарды зерттеудің қайнар көзі;

- мекеме мен ұйымның атқарған істерінің көрсеткіші;

- мемлекеттік тілдің жүзеге асуының нақты көрсеткіші.


Іс қағаздарының сипаттары:

- саяси ( мемлекетішілік, мемлекетаралық, халықаралық қатынастарда);

- әлеуметтік ( қоғамдық-әлеуметтік қатынастарда);

- ұйымдастырушылық ( басқару қызметі жүйесінде);

- құқықтық ( заңдық және жеке тұлғалар арасындағы қатынастарда);

- тарихи ( әр дәуірдің, қоғамдық сатының өзіндік ерекшеліктеріне сай қатынастарда).

- ресмилік ( міндетті түрде заңдық тұрғыда тіркелуінде).


Құжаттау үрдісі элементтері:

  • құжаттарды дайындау;

  • құжаттарды жолдау, тіркеу;

  • сырттан келген құжаттарды қабылдау, тіркеу;

  • құжаттарды қолдануға дайындау;

  • құжаттардың жүзеге асырылуын бақылау;

- құжаттарды мұрағат қорына дайындау


  1. сұрақ Іс қағаздарының топтастырылуы


Іс қағаздарының түрлері өте көп, олардың негізгі түрлерін мақсаты мен мазмұнына, жасалған орнына, жасалу сатысына, қызметіне, формасына т.б. ерекшеліктеріне қарап топтастыруға болады.

Құжаттарды топтастыру – оларды ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады.

Белгілеу тәсіліне қарай құжаттар жазба, графикалық, акустикалық (фото, кино–, бейнеқұжаттар) болып бөлінеді.

Мазмұнына қарай – ұйымдық-өкімдік, қаржы-есеп, жабдықтау-өткізу құжаттары болып бөлінеді.

Атуына қарай көптеген түрге (жанрға) бөлінеді: ережелер, бұйрықтар, хаттамалар, жарғылар, арыздар т.б.

Түріне қарай құжаттар типтік, үлгілік, жекелік, қалыпты, жалпыға бірдей болып бөлінеді.

Толтыру орнына қарай құжаттар ішкі және сыртқы (кіріс, шығыс) болып бөлінеді.

Орындалу мерзімі бойынша құжаттар жедел және жедел емес (жай) болып бөлінеді.

Шығу тегіне қарай құжаттар қызметтік және ресми-жекелік (атаулы) болып бөлінеді.

Жариялылық дәрежесіне қарай құжаттар қарапайым, күнделікті қызметте қолдану үшін және құпия болып бөлінеді.

Заңдылық күшіне қарай шын және жалған құжаттар болып бөлінеді.

Жасалу сатысына қарай түпнұсқа (бірінші данасы) және көшірме құжаттар болып бөлінеді. Көшірменің өзі іштей отпуск – шығыс құжатының толық көшірмесі, выписка – құжаттың бір бөлігінің көшірмесі және дубликат – құжаттың жоғалғанда берілетін екінші нұсқасы болып бөлінеді.

Сақталу мерзіміне қарай құжаттардың мынадай түрлері болады: 10 жылдан жоғары тұрақты мерзімге сақталатын және 10 жылға дейін уақытша сақталатын.

Құжаттың жеке құрамды бөлігі деректеме (реквизит) деп аталады. Құжаттардың міндетті деректемелеріне мыналар жатады:

  • ұйымның атауы;

  • ұйымның коды;

  • құжаттың (хаттардан басқа) атауы;

  • тақырыбы;

  • құжатты толтыру мерзімі;

  • мәтіні;

  • бұрыштамасы;

  • қойылған қолы т.б.

Деректеме толық және дәл мәлімет беруі керек, әрі жалпыға ортақ стандарт бойынша толтырылуға тиіс.

Жалпы іс қағаздары мазмұны мен атқаратын қызметі бойынша шартты түрде жеке адамға қатысты құжаттар, ұйымдық құжаттар, өкімдік құжаттар және ақпараттық – анықтамалық құжаттар болып бөлінеді.


  1. Жеке адамға қатысты құжаттар


  • Бұл құжаттар жеке адамның басына байлынысты болатын құжаттар:

  • Өмірбаян

  • Түйіндеме

  • Өтініш

  • Қолхат

  • Сенімхат

  • Еңбек кітапшасы



  1. Ұйымдық құжаттар

  • Құрылым және штат саны

  • Штаттық кесте

  • Лауазымдық нұсқаулықтар

  • «Қызметкерлер туралы» ереже

  • Құрылтай құжаттары (Жарғы, филиал ережелері)


  1. Өкімдік құжаттар

  • Бұйрық

  • Шешім (Қаулы)

  • Өкім

  • Нұқсау



  1. Ақпаратты- анықтамалық құжаттар

  • Қызметтік хаттар

  • Акілер

  • Баяндау хат

  • Түсініктеме

  • Анықтама

  • Телефонхат

  • Жеделхат



Бақылау сұрақтары:

  1. Құжат сөзі нені білдіреді? Ол қай тілден енген?

  2. Ұйымдық құжаттарға қандай құжаттра жатады?

  3. Өкімдік құжаттарға қандай құжаттра жатады?

  4. Ақпаратты – анықтамалық құжаттарды атаңыздар?

  5. Жеке құжаттар дегеніміз дегеніміз қандай құжаттар?

  6. Қызметтік құжаттарға қандай құжаттра жатады?

  7. Іс қағаздарыформасына қарай қандай болып бөлінеді?

  8. Жасалу орнына қарай құжаттар қандай болып келеді?

  9. Шығу деңгейіне қарай қандай болып келеді?

4 сабақ


Сабақтың тақырыбы.« Құжаттардың бір ізге келтірілуі мен стандартталуы. Іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру саласында қолданылатын мемлекеттік стандарт».


Мақсаты:

Құжаттардың құрамы, бірізге келтірілуі мен стандартталуы туралы білімдерін қалыптастыру. «Құжаттаманың бірізге түсірілген жүйелері. Негізгі ережелер» 6.10.1-88 Мемлекеттік стандартымен таныстыру


Түсінігі болуы тиіс:

  • Іс жүргізу саласындағы стандарттар туралы;


Білуі тиіс:

  • Унификация мақсаты

  • Құжаттарды бір ізге келтіріу кезінде жүргізілетін жұмыс құрамы

  • құжаттардың бір ізге келтірілуі туралы түсінік.



Сабақ бойынша сөздер мен терминдер:

Стандарт, унификация, топтастыру, құжаттама жүйелері


Тақырыпты меңгеру жоспары:

  1. Бір ізге келтіру, стадарттау ұғымы, негіздері

  2. «Құжаттаманың бірізге түсірілген жүйелері. Негізгі ережелер» 6.10.1-88.

  3. Іс қағаздарын жүргізу саласында қолданылатын мемлекеттік стандарттар.


1-сұрақ. Бір ізге келтіру, стадарттау ұғымы, негіздері


Құжаттаудың бір ізге түсірілген жүйесі – бірыңғай тәртіп, талап, стандарт негізінде жасалған, белгілі бір сала қызметін басқаруға қажетті ақпараттардан тұратын құжаттама жүйесі.

Стандарттау – барлық ынталы тараптар пайдасын көздей отырып, солардың қатысуымен белгілі бір сала қызметін ретке келтіру мақсатында ережелер белгілеу және оларды қолдану. Стандарттау іс-әрекеттің сенімділігі мен қауіпсіздігін қамтамасыз ету арқылы жалпыға ортақ ең жоғары экономикалық көрсеткіштерге қол жеткізуді көздейді. Мәселен, іс қағаздарын жүргізу саласындағы терминдер мен анықтамаларды стандарттау мамандар мен аудармашылар жұмысын тіл, лексика және стиль жағынан бір ізге түсіріп, олардың кәсіби салада бірін-бірі түсінісу мүмкіндігін арттырады.



  1. Сұрақ «Құжаттаманың бірізге түсірілген жүйелері. Негізгі ережелер» 6.10.1-88.


«Құжаттаманың бірізге түсірілген жүйелері. Негізгі ережелер» 6.10.1-88. Мемлекеттік стандартты құжаттардың бір ізгі түсірілген 16 жүйесін белгілейді.

Олар:

  1. жоспарлық

  2. есеп-статистикалық

  3. бастапқы есеп

  4. қаржы мен бухгалтерлік есеп жүргізу

  5. ақшалай есеп айырысу

  6. ұйымдық – өкімдік

  7. баға белгілеу жөніндегі

  8. материалдық - техникалық жабдықтау және өткізу жөніндегі

  9. сауда жөніндегі

  10. сыртқы сауда жөніндегі

  11. өнертабыстар мен жаңалықтар ашу жөніндегі

  12. әлеуметтік қамсыздандыру жөніндегі

  13. еңбек және әлеуметтік мәселелер жөніндегі

  14. жедел жоспарлау

  15. көлік торабының жұмысын басқару жөніндегі

  16. халықтың тұрмыс қажетін өтеу жөніндегі жүйелер.

Бірізге келтірілген жүйелер, өз тарапынан құжаттардың көмекші жүйелеріне, түрлеріне, өзгеше түрлеріне бөлінеді.

Мысалы,

ұйымдық – өкімдік құжаттама жүйесінде өкімдік құжаттарды (қаулылар, өкімдер, шешімдер, бұйрықтар) ;

ұйымдық (жарғылар, нұсқаулар, ережелер );

ақпарат – анықтама құжаттарын (анықтамалар, баяндама хаттар, түсінік хаттар, актілер, қызмет бабындағы хаттар, жолдама хаттар, шақыру хаттар,ақпарат хаттар, жарнамалық хаттар, қуаттаушы хаттар, еске салатын хаттар, кепілдеме хаттар, инициативалық , жауап хаттар, хаттар, шарттар және еңбек келісімдерін) бөліп көрсетуге болады.

Құжаттама жүйелері мен құжаттар түрлерін таңдап алуды ұйым өз қызметінің ерекшелігіне сәйкес жүргізеді.

Қолданылатын құжаттардың нысандарын таңдап алуына, олардың санын азайтуды жеңілдету және оларды бір ізге түсіру мақсатына байланысты ұйымдар өздерінің қызметтері мен міндеттерін жүзеге асыру үшін қажетті әрі жеткілікті болатын құжаттардың салалық табельдерін жасайды. Табельге дәстүрлі құжаттар да, сондай-ақ есептеу техникасы құралдарын жасайтын құжаттар да енгізіледі. Табельді жүргізуді, оған өзгерістер енгізуді құжаттама басқармасының қызметі жүзеге асырады. Табельде көрсетілмеген құжаттарды әзірлеуге тыйым салынады.

Егер салалық табель жоқ болса, құжаттарды бір ізгі келтіру жөніндегі талаптарды тікелей орындаушыларға жеткізу қажет, ал олар құжаттардың хатталуы, оның мазмұнының баяндалуы мен стиль үшін, басып шығаратын құрылғылар дайындайтын құжаттарға дейін талаптардың орындалуы үшін жауап береді.

Құжаттардың заңды күшін, олардың жедел әрі сапалы орындалуы мен іздестірілу ін, есептеу техникасы құралдарының көмегімен өңделу мүмкіндігін, ықтимал тарихи куәландырушы ретінде құжаттардың сапасын қамтамасыз ететін талаптар сақталуға тиіс, ал бұған құжаттарға стандарттарды қолдану арқылы қол жеткізіледі.


3-сұрақ. Іс қағаздарын жүргізу саласында қолданылатын мемлекеттік стандарттар.


ҚРСТ 1042-2001 Ұйымдық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар

Стандарт Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет пен ҚР Ұлттық ғылыми-техникалық орталық тарапынан әзірленіп, қолданысқа ендірілген. Бұл стандарт Қазақстан Республикасының Экономика және сауда министрлігіне қарасты Стандарттау, метрология және сертификаттау жөніндегі комитеттің 2001 жылғы 22 қазандағы № 376 бұйрығымен бекітіліп, іске қосылған

Қазақстан Республикасы мемлекеттік стандартындағы құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптарға сәйкес ұйымдық-өкімдік құжаттаманың жіктеу жұйесінде ескерілген ұйымдық-өкімдік құжаттарға таралады: әкімшілік және ұйымдық мәселелердің, сонымен қатар ұйымдардың қызметін басқару, әрекеттестік, қамтамасыздандыру және реттеу мәселелерінің ешеімін бекітетін қаулылар, өкімдер, бұйрықтар, шешімдер, хаттамалар, актілер, хаттар және басқалар (ілгеріде-құжаттар).

Стандарт:

  • Құжаттар деректемелерінің құрамын;

  • Құжаттардың деректемелерін ресімдеуге қойылатын талаптарды;

  • Бланкілерге және құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптарды

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы бейнеленген бланкілерді дайындау, есепке алу, пайдалану және сақтауға қойылатын талаптарды белгілейді.

Осы стандарттың ережелері:

  • Қазақстан Республикасы мемлекеттңк органдары мен ұйымдарында;

  • Қазақстан Республикасы барлық меншік нысанды және ұйымдастырушылық-құқықтық нысанды, кәсіпорындары мен ұйымдарында соның ішінде шетелдік қатысы бар заңды тұлғаларында қолдануға жатады.

Нормативтік сілтемелер.

Осы стандартта келесі стандарттарға сілтемелер қолданылған ҚР СТ 989-96 Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы. Техникалық талаптар.

МЕМСТ 9327-60 Қағаз бен қағаз бұйымдары. Тұтынушылар форматы.

Бұл стандартта 1037 ҚР СТ – на сәйкес терминдер мен анықтамалар қолданылады.

Кез келген жеке құжат оны құрастыратын элементтер қатарынан тұрады. Ол элементтер деректемелер (реквизиттер) деп аталады. Олар: құжат түрінің аты, (бұйрық, хаттама т.б), авторы, алушы (адресат), тақырыпша, мәтін, мерзім, қойылатын қол, бұрыштама (қарар ) және т.б. Бұлардың түрлі болуына қарай құжаттарды құрайтын деректемелердің жиынтықтары да әр түрлі болады. Құжатта белгілі тәртіппен орналасқан деректемелер жиынтығы осы құжаттың формулярын құрайды. Құжаттардың нақты түрлеріне арналған мысалы: бұйрық, хаттама, акт т.б. олардың әр қайсының өзіне тиісті типтік формулярлары қалыптасқан түрде жүйеге енгізілген.

Бірізге келтіру мен стандарт негізінде барлық құжаттардың жалпы модельдер қағидасы салынады.

Құжаттардың мұндай графиктік модельдері немесе құрылу схемалары үлгі - формуляр деп аталады.

Мемлекеттік 24.303-80 «Автоматтандырылған басқару жүйесіндегі техникалық құжаттама жүйесі. Үлгі-формулярға қойылатын талаптар» стандартты негізінде қойылған барлық талаптар мен параметрлерді ескере отырып, стандартты форматта үлгі-формулярлар жобаланады.

Қазақстан Республикасында ресми құжаттарды ресімдеудің бірыңғай ережесін ендіру мақсатын көздеп дайындалған арнайы мемлекеттік стандарт бар. Ол тек мемлекеттік органдарда ғана емес, сонымен бірге жекеменшіктік және ұйымдық-құқықтық формалары қандай екендігіне қарамастан барша ұйымдарда, соның ішінде шетелдіктер қатысуымен жұмыс істейтін заңды тұлғаларда да қолдану үшін жасалған.

«Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар. СТ ҚР 1037-2001», «Қағаз жеткізгіштегі құжаттар. Мұрағаттық сақтау ісіне қойылатын жалпы техникалық талаптар».

«Қағаз негіздегі құжаттар. Мұрағаттық сақтауға қойылатын техникалық талаптар» СТ РК 1237-2004 атты стандарттар да бар.






Бақылау сұрақтары:


  1. Бір ізге келтіру деген ұғым нені білдіреді?

  2. Стандарттау дегеніміз не?

  3. Іс жүргізуді қолданылатын терминдер қай стандартпен белгіленеді?

  4. Құжаттың бланкісіне қойылатын талаптар қай стандартта берілген?

  5. Іс жүргізу саласындағы стандарды аттаңыз

5 сабақ


Сабақтың тақырыбы.« Үлгі формуляры, бланктер туралы түсінік».


Мақсаты:

Құжат форматтары, стандартты үлгі формуляр негізгі туралы түсінік. Бланк туралы түсінік, түрлері


Түсінігі болуы тиіс:

  • Бланк, формулярдың маңыздылығы туралы;


Білуі тиіс:

  • Бланк ұғымын, түрлерін

  • Формуляр ұғымын


Сабақ бойынша сөздер мен терминдер:

Бланк, жиек, деректеме


Тақырыпты меңгеру жоспары:


  1. Құжат формуляры ұғымы

  2. Құжат бланкісі ұғымы


1-сұрақ. Құжат формуляры ұғымы


Құжат формуляры: Белгілі бірізділікте орналасқан ресми жазба құжат реквизиттерінің жинағы;


Құжаттың формуляр-үлгісі: Қолданылу саласын, форматын, поля өлшемдерін, конструкциялық кестені құру талаптырн және негізгі реквизиттерді белгілейтін құжат жасау үлгісі;



2-сұрақ. Құжат бланкісі ұғымы


Құжат бланкісі – ресми жазба құжат авторын сәйкестендіретін реквизиттер жиынтығы. Бланкі стандартты қағаз парағы бойынша жасалады және онда ауыспалы ақпараттардың орындары көрсетіліп, тұрақты ақпараттары жазылады.

ҚР 1042-2001 мемлекеттік стандарты бойынша құжаттық бланкілердің негізгі форматы: А4 (210*297 мм) және А5 (148*210)болып белгіленген. Осымен қатар А6 (105*148) форматында жасалған бланкілерді пайдалануға болатындығы көрсетілген.

Құжаттық бланкілердің шет жақтарынан қалдырылатын ашық орындары төмендегідей мөлшерде болуға тиіс:

сол жақтан – 20 мм;

оң жақтан – 10 мм;

жоғарыдан – 10 мм;

төменнен – 10 мм.

Құжаттық балнкілер ақ қағаздан немесе ашық түсті қағаздан жасалады. Елтаңба бейнесі салынған бланкілер республиканың тиісті өкілетті мемлекеттік органы белгілеген полиграфиялық көсіпорындарда ғана жасалады.

Құжат реквезиті – ресми құжатты ресімдеуге міндетті элементтердің бірі.

Реквизиттер тұрақты және ауыспалы болып бөлінеді.

Тұрақты реквизиттер құжат бланкісіне баспаханалық тәсілмен түсірілген. Ауыспалы реквизиттер бланкіні толтыру кезінде жазылады.

Ұйымдар мен олардың құрылымдық бөлімшелері үшін және лауазымды тұлғалар үшін құжаттық бланкілердің мынадай түрлері белгіленеді:

1.хат бланкісі;

2.нақты бір құжат түрінің бланкісі.

Құжаттар бланкісіне негізінен екі формат белгіленеді:

А4 (210*297 мм) – негізгі формат

А5 (210*148 мм) форматы – қысқа құжаттарды, мысалы, анықтамаларды, іссапар куәліктерін ресімдеуге пайдаланылады.

Мынадай форматтағы құжатты ресімдеуге де жол беріледі:

А3 (420*297 мм) және А 6.



Бақылау сұрақтары:


  1. Құжат формуляры дегеніміз не?

  2. Бланк дегеніміз не?

  3. Бланкінің қандай түрлері болады?

  4. Бнаакінің жиектері қандай болады?






6 сабақ


Сабақтың тақырыбы.« Деректеме түсінігі, саны, орналасуы».


Мақсаты:

Деректеме түсінігі, іс жүргізуде қолданалатын деректемелер санытуралы білімдерін қалыптастыру


Түсінігі болуы тиіс:

  • Деректемелердің орналасу тәртібі туралы;


Білуі тиіс:

  • Деректеме ұғымын

  • Дерекеме санын


Сабақ бойынша сөздер мен терминдер:

Құжат, деректеме, белгі, бөлім

Тақырыпты меңгеру жоспары:


  1. Деректеме ұғымы

  2. Деректемелер саны

  1. Сұрақ .Деректеме ұғымы


Құжат деректемесі (реквизиті): Ресми құжатты ресімдеудегі міндетті элемент;


  1. Сұрақ. Деректемелер саны

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелеріне сәйкес деректемелер тізімі:

  1. Қазақстан Республикасы Мемлекеттік елтаңбасының бейнесі немесе эмблема, логотип, тауар белгісі;

  2. Ұйымның ресми атауы;

  3. Ұйым туралы анықтамалық мәліметтер;

  4. Құжат түрінің атауы;

  5. Құжаттың күні;

  6. Құжаттың тіркеу нөмірі;

  7. Кіріс құжатының тіркеу нөмірі мен датасына сілтеме;

  8. Құжаттың жасалған немесе басылып шыққан орны;

  9. Құжатқа қол жеткізілімді шектеу грифі;

  10. Адресат;

  11. Құжатты бекіту грифі;

  12. Резолюция;

  13. Құжат мәтінінің тақырыбы;

  14. Бақылау туралы белгі;

  15. Құжат мәтін;

  16. Құжатқа қосымшаның бары-жоғы туралы белгі;

  17. Қолы;

  18. Құжатты келісу туралы белгі;

  19. Мөр таңбасы;

  20. Құжат көшірмесін куәландыру туралы белгі;

  21. Құжат орындаушысы туралы белгі;

  22. Құжаттың орындалғандығы және іске тіркеуге жіберілгендігі туралы белгі;

  23. Құжаттың электрондық көшірмесін сәйкестендіргіш;

  24. Құжаттың ұйымға келіп түскені туралы белгі.

3-сұрақ. Деректемелердің А4 форматында орналасуы

Құжат деректемелерінің орналасу схемасы

hello_html_1c353185.gif


hello_html_cc2a9ee.gif





































Бақылау сұрақтары:


1.Деректеме дегеніміз не?

2. Іс жүргізуде қанша деректеме қолданылады?

3. Деректемелер қайда бекітілген


7 сабақ


Сабақтың тақырыбы.« Міндетті және қосымша деректемелердің көркемделу ерекшеліктері».


Мақсаты:

Деректемелердің бөлінуі, яғни міндетті және қосымша болуы туралы білімдерін қалыптастыру


Түсінігі болуы тиіс:

  • Міндетті мен қосымша деректемелердің маңыздылықтары туралы;


Білуі тиіс:

  • Міндетті деректемелер құрамын

  • Қосымша деректемелер құрамын

  • құжаттардың бір ізге келтірілуі туралы түсінік.



Сабақ бойынша сөздер мен терминдер:

Стандарт, унификация, топтастыру, құжаттама жүйелері


Тақырыпты меңгеру жоспары:


    1. Міндетті деректемелердің ресімделу тәртібі

    2. Қосымша деректемелер


  1. Сұрақ . Міндетті деректемелердің ресімделу тәртібі

Ұйымның ресми атауы

Әрбір заңды тұлғаның оның ұйымдық – құқықтық нысанын көрсететін фирмалық атауы болады. Ұйымның атауы құрылтай құжаттарында (кәсіпорынның жарғысы немесе құрылтай шарты, куәлігі) тіркелген атауына қатаң сәйкес жазылады. (қосымша Ә)

Атауда, әдетте, КМҚК, РАТК және т.б. сияқты қысқартулар қолданылады.

Әдетте бланкіде ұйымның атауы ғана көрсетіледі. Осы деректемелерден басқа, олардың үстіңгі жағында ұсақ әріптермен жазылған жоғары тұрған органның, оған тікелей қатысы бар ұйымның атауы көрсетіледі.

Ішкі құжаттарда, мысалы, хаттамаларда, баяндау хатта немесе түсіндірме жазбаларда көбіне құрылымдық бөлімшелердің аты ғана көрсетіледі.

«Ұйымның атауы» деректемесі «Ұйымның эмблемасы» деректемесінің астына орналасады.

Құжат түрінің атауы

Бұл деректемеде құжаттың мақсаты туралы жалпы көріністі білдіреді, оның деректемелерінің құрамын, мәтіннің құрылымын, оның талаптарын орында міндетілігінің дәрежесін айқындайды. Ол «ұйымның атауы» деректемесінен және заңды мекен – жайынан кейін құжаттың тақырыптық бөлігінде орналасады және сол жақ жолдың шетінен бас әріптермен, мысалы, АКТ, АНЫҚТАМА, ХАТТАМА және т.б. сияқты жазылады.

Бұл деректеме аса маңызды деректемелердің бірі болып табылады. Ол барлық құжаттарға, факс пен хаттардан басқа, қойылады. Соңғылар үшін ол тек: КЕПІЛДІК ХАТ түрінде ғана қолданылады.


Құжаттың күні

Құжаттың күніоның заңдық күшін қамтамасыз ететін кез келген құжатың міндетті деректемесі. Құжатта күндер бірнешеу болады, бірақ олардың мақсаттары әр түлі және құжатпен жұмыстың әртүрлі сатысын белгілейді. (қосымша Б)

Құжаттың күні:

  • оған қол қойылған күн (бұйрықтар, хаттар, факстер, анықтамалар үшін);

  • оны бекіту күні (жоспарлар, есептер, ережелер, нұсқаулықтар);

  • онда белгіленген оқиғалар күні (нұсқаулықтар, ережелер, хаттамалар, актілер) болып табылады.

Бірқатар ресми құжатар үшін оларды жариялау күні және құжаттың күшіне ену күні болады.

Күнді құжаттқа қол қоятын және бекітетін тұлға қоюға тиіс. Құжатты ресімдеу мен өңдеудің барлық сатыларына күн қойылады. Бұл күндер құжаттың қай жерде қанша уақыт болғанын, қай жерде кешіккенін анықтауға мүмкіндік береді. Күн: «Құжатты келісу грифі», «Құжатты бекіту грифі», «Құжаттың ұйымға келіп түсуі туралы белгі» деректемелерінің құрамдас бөлігі болып табылады. Ұйымдық- басқару құжаттарында күн араб сандарымен ресімделеді. Оған сегіз белгі – алты сан (күнге, айға, жылға екі саннан) және екі ажырату нүктелері беріледі. Күндерді сөзді – сандық тәсілмен ресімдеу (2009 жылғы 8 шілде) қаржылық сипаттағы мәліметтері бар құжаттарда рұқсат етіледі. Күнді ресімдеудің жан – жақты тәсілін іскер шетелдік әріптестермен хат алмасу кезінде пайдалану ұсынылады.

Көптеген құжаттар үшін күн құжатты ресімдеуді аяқтағаннан кейін «Құжат түрінің атауы» деректемесінен төмен, беттің жоғарғы тақырыптық бөлігіне қойылады және сол жақтағы жолдың шетінен басылады.

Күн құжатта көрсетілген заңды тұлғаның немесе кәсіпорын қызметкерінің құқықтары мен міндеттерінің пайда болуын, өзгеруін немесе тоқтатылуын айқындау үшін қажет.

Кейбір құжаттарды күннің болмауы оларды жарамсыз деп тануға даусыз негіз бола алады. Сонымен, сенімхаттың берілген күні көрсетілмесе, ол жарамсыз болып табылады.

Құжаттың тіркеу нөмірі

Құжаттың тіркеу нөмірітіркеу кезінде берілген құжаттың шарты сандық (кейде сөздік- сандық) белгісі. Ол «Құжаттың күні» деректемесімен қатар фирманың жіберілетін, келіп түскен және ішкі құжаттарына қойылады.

Реттік нөмір жыл басынан бастап өсіп отыратын хаттамалар, бұйрықтар, еңбек келісім – шарттары сияқты құжаттарға бірізділікпен қойылады. Оқу орындарында ішкі құжаттарды нөмірлеу оқу жылдары бойынша жүргізіледі. Жеке құрам және негізгі қызмет бойынша бұйрықтардың өз тобы шегінде жеке нөмілері болады.

Жіберілетін құжаттардың индексі көбіне құрылымдық бөлімшенің шартты белгілерінен тұрады, олар жіберілген құжаттың көшірмесі және жіберілетін құжаттың реттік нөмірі тігілетін номенклатура бойынша істің нөмірін құрайтын құжаттар, мысалы, 04-19/194, мұнда 04 – құрылымдық бөлімшенің (бухгалтерияның) индексі; 19 – номенклатура бойынша істің нөмірі; 195 – жіберілетін құжаттың реттік саны.

Коммерциялық келісім – шарттардың екі нөмір болады, мысалы, № 18/42, мұнда 18 – бір фирмадағы құжаттың реттік саны; 42 – қарсы агент – фирманың- осы құжаттың реттік нөмірі, сонымен бірге бірінші сан шарттың жобасын дайындайтын фирманы көрсетеді.

Реттік нөмірлер келіп түскен және жіберілетін хаттарға бөлек беріледі.

Бірнеше заңды тұлға бірлесіп жасаған құжаттарда біріңғай күн (қол қоюдың ең соңғы күні) көрсетіледі және әрбір құрастырушы ұйымның құжаттарына берілген реттік тіркеу нөмірі қойылады.


Адресат

Адресатты көрсетудің нақтылығы осы мәселемен айналысатын қызметкердің құжатты алу жылдамдығына және құжатта қойылған проблемалардың тез шеілуіне байланысты болады. (қосымша В)

Алушының нұсқауы басқа ұйымдар мен жеке тұлғаларға жіберілетін, басшылыққа ұсынылатын (өтініш, баяндау хат, түсініктеме) және құрылымдық бөлімшелерге берілетін (өкім, нұсқау) құжаттарында жүргізіледі.

Осы деректеме хаттарда, факстерде ресімделеді және алушының (адресаттың) почталық мекен – жайын көрсетеді. Бұл деректеменің ең көп жиынтығы мыналардан тұрады:

  • атау септігіндегі мекеменің , ұйымның атауы;

  • атау септігіндегі құрылымдық бөлімшенің атауы;

  • барыс септігіндегі алушының лауазымы;

  • барыс септігіндегі аты – жөні;

  • поштаның мекен – жайы;

«Адресат» деректемесінің құрамы адресатқа және жасалатын құжаттың түріне байланысты өзгереді.

Егер құжат жеке тұлғаға жіберілетін болса, онда бірінші мекен – жайы көрсетіледі.

Хатты бірнеше мекен – жайға жіберген кезде «көшірме» деген сөз

мекен – жайдың алдында жазылмайды.


Құжат мәтінінің тақырыбы

Құжат мәтінінің тақырыбыжасалатын құжаттың мәтінінің негізгі мазмұнын қысқаша жазу.

Тарықып көбінесе, «не туралы?» деген сұраққа жауап береді. Ережелер мен нұсқаулықтарда «нені?» деген сұраққа жауап беруі мүмкін: «Түгендеу жүргізу туралы», «Төлем туралы…» және тағы басқалары. «Келіп түсетін құжаттарды тіркеу журналы» немесе «не себепті?» деген сұраққа: «Есеп саясаты» Бухгалтерлік есеп бойынша ереже.

Хаттама, нұсқаулық, акті, жарғы, шарт сияқты құжаттар құжат түрінің атымен септік жалғауында байланысуы қажет, мысалы: «Істі тапсыру – қабылдау актісі», «Директорлар кеңесі отырысының хаттамасы».

Сұратуға жауап берген кезде міндетті түрде сұратудың нөміріне сілтеме жасалады:

2005 жылғы сұратуға сәйкес

А5 форматында басылған құжаттарға тақырып қойылмайды.

Құжат мәтіні

Ресми құжат мәтіні – құжаттың тілдік ақпаратын түгел немесе негізгі бөлігін қамтитын жазудың кез келген түрібойынша немесе дыбыстық жазбаның кез келген жүйесі бойынша белгілі бір негіз түріне түсірілген ақпарат. (қосымша Г)

Құжат мәтінінің мазмұны мен құрылымы сол құжаттың функционалдық мақсат – бағдарына қарай құрылады.

Байланыстыру сипатындағы мәтін, әдетте, екі бөлімнен тұрады. Бірінші бөлімде құжаттың жасалу себебі, негіздемесі,мақсаты көрсетіліп, екіншісінде (қорытынды бөлімде) - шешім, түйін, өтініш, ұсыныс жазылады.

Құжат мәтіні бірінші жақтан және үшінші жақтан жазылады.

Таблица бағаналары мен жолдарының атау септігінде жазылған тақырыптар болуы тиіс. Бағаналар мен жолдарға берілген қосымша тақырыптар негізгі тақырыптардан ауытқымауы керек. Егер таблица бір беттен артық болса, онда оның бағаналары нөмірленуі қажет. Келесі беттерден бастап бұл таблица бағаналарының тек бағандары ғана нөмірленіп отырады.

Қолы

Қол қоюкез келген қызметтік құжаттың міндетті деректемесі, «Қол қою» деректемесінің құрамына:

  • құжатқа қол қойған лауазымды тұлғаның атауы:

  • жеке қолы;

  • қолды (аты – жөнін) талдау кіреді.

Құжатқа бірнеше лауазымды тұлға қол қойған жағдайда «Қол қою» деректемесінің құрамдас бөлігі атқаратын қызметіне байланысты бірінің астына бірі бірізділікпен орналасады. Лауазымдардың атауы бір бірінен екі жолдық интервал арқылы бөлінеді. (қосымша Д)

Құжатқа қызметі бойынша тең лауазымды тұлғалар қол қойғанда олар бір деңгейге орналасады.

Алқалық органдардың құжаттарында құжатты жасаған тұлғаның қызметі емес, ал комиссия құрамында міндеттерді бөлу (төраға, комиссиясының мүшелері) көрсетіледі және оған комиссияның барлық мүшелері қол қояды.

«Қол қою» деректемесі «Құжаттың мәтіні», «Қосымшалардың болуы туралы белгі» деректемелерінен кейін орналасады.

Мөр

Ақша қаражаты және материалдық құндылықтар шығыстары фактілерін тіркейтін, сондай – ақ мемлекеттік құқықтық актілерде көзделген лауазымды тұлғалардың құқығын куәландыратын құжаттарда жауапты тұлғаның қолы құжатқа заңдық күш беретін мөрмен расталады.

Әдетте мөрдің екі түрі бар: мемлекеттік кәсіпорындар үшін елтаңбалық және бірнеше жай мөрлер бар. Елтаңбалық мөр дөңгелек, ортасында Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы бейнеленген. Оның шетін айналдыра мекеменің толық атауы жазылады. Елтаңбалық мөр ерекше куәландыруды қажет ететін: шарттарда, ақша және материалдық құндылықтарды алуға байланысты құжаттарда (сенімхаттар,) чектер, төлем тапсырмалары жеке басын куәландыратын (төл құжат, еңбек кітапшасы, диплом және басқа да құжаттарда) қойылады.

Жай мөрлер: түрлі насандағы төртбұрышты, үшбұрышты, тік бұрышты және тағы басқа. Оларда мекеменің немесе құрылымдық бөлімнің атауы жазылады. Мөрдің таңбасы құжатқа қол қойған тұлғаның атауын, оның жеке қолының бір бөлігін қамтиды және ол анық оқылуы тиіс.


2-сұрақ. Қосымша деректемелердің ресімделу тәртібі


Құжаттардың тіркеу нөміріне және датасына сілтеме

Осы деректеме үшін орын тек қана хаттарға арналған бланкілерде болады. Ол жауап – хатты бастама (фирма алған) хатқа ресімдеу кезінде толтырылады.

Сілтеме үшін күн мен нөмір бастама хаттан алынады және мынадай түрде ресімделеді: № 25/01-25, 12.06.2005ж.

Бұл сілтеме жауап хат алған қарсы агент – фирмаға бастама хаттың көшірмесін тез табуға көмектеседі. «Тіркеу нөміріне және құжаттың күніне сілтеме» деректемесі «Құжаттың күні» және «Құжаттың индексі» деректемелерінің астындағы сол жақ жолдың шетіне орналасады.


Құжаттың жасалған немесе басылып шығарылған жері

Нақты құжат түріне қатысты бланкілерде жасалған орны ұйым туралы анықтамалық деректер берілген жерге екі тілде жазылады.


Құжатқа қол жеткізілімді шектеу грифі

Бұл деректеме құпия немесе конфиденциалды ақпараты бар құжаттарға қойылады.

Бұл деректеме «Адресат» және «Құжатты бекту грифі» деректемелерінің жоғарғы жағына құжаттың жоғарғы оң жақ бұрышына орналастырылады және (Конфеденциалды) немесе «КҚ» (коммерциялық құпия) сөздерінен тұрады. Осы грифпен осы құжаттың данасының нөмірін қою керек.

«Құпия», «Аса құпия» грифтері мемлекеттік кәсіпорындардың құпия ақпараты бар құжаттарына қойылады.





Құжатты бекіту грифі

Қол қойғаннан кейін жекелеген құжаттар бекітуді қажет етеді, содан кейін ғана олардың заңдық күші болады. Осындай құжаттарды бекітудің қажеттілігі нормативтік актілерде көзделген. Сонымен, барлық ұйымдық құжаттар, ережелер, кейбір актілер бекітуді қажет етеді. (қосымша Е)

Құжат екі түрлі тәсілмен бекітіледі: басқару құжатын шығарумен (қаулы, шешім, бұйрық) немесе арнайы ресімдеумен (бекіту грифін қою арқылы).

БЕКІТЕМІН және БЕКІТІЛДІ деген сөздер тырнақшасыз бас әріптермен жазылады. Бекітудің түріне байланысты осы құжатты бекітетін тұлғаның лауазымы, оның қолы, қолы мен күнінің талдамасы және бекіту күні көрсетіледі. Сондай – ақ, бекіту грифі кәсіпорынның грифімен расталады.


Қарар

Қарарлауазымды тұлға жасаған және қабылдаған шешімді білдіретін құжаттағы жазу. Қарар құжатта көрсетілген мәселелерге қатысты басшының өкімін бекітеді. Қарардың нақтылығы мен анықтылығына, орындаушының дұрыс таңдауына тапсырманың сапалы орындалуы және орындаудың уақтылығы байланысты болады. Анықтық, нақтылық, қысқалық – қарарға қойылатын негізгі талаптар болып табылады. Бұл деректеме басшылық қарайтын келіп түскен және ішкі құжаттарға, құжаттың жоғарғы оң жағына қойылады. Хаттарда, факстерде қарар «Адресат» және «Құжаттың мәтіні» деректемелерінің арасына, құжаттың бірінші бетіне қойылады. (қосымша Ж)

«Қарар» деректемесіне:

  • орындаушының аты- жөні (орындау кімге тапсырылды);

  • тапсырманың мазмұны (нақты іс - әрекет);

  • орындау мерзімі;

  • басшының жеке қолы және қол қойған күн кіреді.


Бақылау туралы белгі

Бақылау туралы белгі «Б» әріпімен немесе бақылау күні түрінде белгіленеді және басшының тапсырмасымен бақылауға алынатын құжаттарда қолмен сызылады немесе арнайы мөртабан басады. «Бақылау туралы белгі» деректемесі тарықыптың деңгейінде құжаттың сол жағына орналасады.

Қосымшалардың болуы туралы белгі

Егер құжатта қосымшалар бар болса, онда қосымшаның болуы туралы құжатта белгі қойылады. Деректеме мәтіннен кейін қолдың алдында сол жақ қосымшаның толық атауы жазылған болса, онда қосымшаның болуы туралы белгі қысқартылған түрде ресімделеді.

Құжат – қосымшаның үш түрі болады:

  • өзіндік мәні бар тиісті нормативтік құқықтық актілермен (нұсқаулықтар, ережелер, нұсқаулар және т.б.) бекітілген және қолданысқа енгізілген;

  • басқа құжаттардың мазмұнын толықтыратын немесе түсіндіретін (кестелер, графиктер және т.б.);

  • ілеспе хаттармен жіберілетін (бизнес – жоспарлар, орындау үшін кез келген ұйымдық – басқару құжаттары).

Құжатты келісу туралы белгі

Келісу – бұл құжаттың дұрыстығын, уақтылығын, нормативтік құқықтық актілерге сәйкестігін, ұсынылып отырған іс – шараларды орындау мүмкіндігіне тексеру, яғни жобаны бағалау. Келісу ішкі, яғни мекеменің ішінде оның бөлімшелерімен, бөлімдерімен, оның лауазымды тұлғаларымен келіседі және сыртқы болуы мүмкін. (қосымша З)

Құжаттың жобасын ішкі келісу осы құжатты іске асыру және бұрыштамалар ресімдеу кезінде қатысуы көзделген бөлімшелермен жүргізіледі.

«Құжатты келісу бұрыштамалары» деректемесі «Қол қою» деректемесінен кейін, құжаттың мекемеде қалатын данасының соңғы бетіне немесе сол жақ жолына орналасады.

Көшірмелерді куәландыру туралы белгі

«Көшірмелерді куәландыру туралы белгі» «Қол қою» деректемесінен кейін төмен орналасады және:

- «Дұрыс» куәландыру жазбасы,

- көшірмені растаған тұлғаның лауазымының атауы,

- оның талдамасы бар (аты – жөні) қолы,

- растау күні жазылады.

Құжаттың көшірмесін басқа ұйымға жіберген кезде немесе оны қолға тапсырғанда растамаға қол қойылады және мөрмен бекітіледі. Мұндай жағдайда көшірменің заңдық күші болады.

Көшірме түпнұсқаның мәтіні мен ресімделуін дәлме – дәл қайталауы тиіс.

Мәміле жасауға қатысты құжаттардың факсимальдық және элеткрондық көшірмесі 27.12.94ж. № 268-XІІ ҚР АК – нің 152 – бабына сәйкес ресми құжаттармен теңестіріледі.


Орындаушы туралы белгі

Мекемеден жіберілетін құжаттарда құжатты дайындаған қызметкердің аты- жөні, телефон нөмірі көрсетілген белгі болады, бұл қажетті ақпарат алу үшін мәселенің барлық қыр – сырын білетін орындаушымен тез байланысуға мүмкіндік береді. Бұл деректеме құжатты кім жасағандығын білу үшін және онымен құжатағы кейбір мәселелерді нақтылауға және түсіндірме алуға байланысты тез хабарласуға мүмкіндік беретін аса маңызды құжат.

Осы деректеме құжаттың соңғы бетіне немесе онда орын болмаса, оның келесі бетінің сол жақ бұрышына «Қол қою», «Құжатты келісу бұрыштамалары» деректемелерінен кейін орналасады.

Осы деректемені жасау кезінде мынадай ережелер сақталуға тиіс: егер құжатты көбейту қажет болса, онда белгі құжаттың соңғы бетіне (олай болмаса, беттің екі жағының көшірмесін жасау керек) көрсетіледі. Ерекше есепке алуды қажет ететін құжаттарда орындаушының аты – жөнінің астында дайындалған даналардың саны көрсетіледі. «Орындаушы» деген сөз жазылмайды.

Рұқсатты шектеу грифі бар құжаттарда даналардың саны ғана емес, әрқайсысының мекен – жайы да көрсетіледі.

Құжаттың орындалғандығы және іске тіркеуге жіберілгендігі

туралы белгі

Бұл деректеме құжатағы белгілерді аяқтайтын деректеме болып табылады. Ол құжатта көтерілген мәселе шешілгеннен немесе жауап жіберілгеннен кейін қойылады. Бухгалтерлік құжаттардағы құжатты орындау туралы белгінің маңызы жоғары. Кіріс және шығыс кассалық ордерлерге, сондай – ақ жалақыны есептеуге негіз болған құжаттарға қоса берілген барлық құжаттарға міндетті түрде мөртабан қойылады немесе күндері (күні, айы, жылы) көрсетіле отырып, «Алынды» немесе «Төленді» деген жазбалар қолмен жазылады.

Орындалу туралы белгі құжатпен жұмыстың аяқталуын білдіреді. Осы деректемені қойғаннан кейін құжат іске тігіледі. Белгіде құжатты орындау туралы қысқаша мәлімет болуы мүмкін және егер жауап құжат дайындалса, онда оның күні мен нөміріне сілтеме жасалады, «іске» деген сөз жазылып, қолы мен күнін көрсетеді. Бұл деректеме «Орындаушы туралы белгі» деректемесінен төмен, құжаттың бірінші бетінің төменгі жағында орналасады.


Құжаттың электрондық көшірмесін сәйкестендіргіш

Бұл реквизит құжаттың әрбір парғына оң жақ төменгі бұрышынан салынатын белгі (колонтитул). Ол файл атын, оператор кодын, сондай-ақ ұйым белгілеген өзге де мәлеметтерін қамтиды.


Ұйымға құжаттың келіп түсуі туралы белгі

Құжат келіп түскен кезде оған белгі қойылады, яғни колледжге келіп түсу фактісі мен оны қабылдау уақыты көрсетіледі. Ол құжаттың бірінші бетінің оң жағындағы төменгі бөлігіне орналасады және құжатты қабылдаған ұйымның қысқарған атауы, құжаттың келіп түскен күні оның келіп түскен нөмірі жазылады. Құжаттың келіп түскен күні оны орындау мерзімін анықтауда аса маңызды рөл атқарады. Осы күннен бастап құжат ұйымда деп саналады және ол қабылдаған құжатқа жауап береді. Келіп түскен тіркеу құжатты іс қағаздарын жүргізуде іздеу үшін және бір айда, тоқсанда, жылда түскен құжаттардың санын анықтау үшін пайдаланады.

Бақылау сұрақтары:

  1. Міндетті деректемелерге қандай деректемеле жатады?

  2. Ұйымның ресми атауы қалай азылуы тиіс?

  3. Құжат түрінің атауы дегеніміз не?

  4. Қарар дегеніміз не?

  5. Ұйым туралы анықтамалық деректем дегеніміз не?

8 сабақ №1 машықтану сабағы


Сабақтың тақырыбы.« А4 және А5 формат бланкілерінде деректемелердің орналасу нұсқалары».


Мақсаты:

А4, А5 форматтарында деректемелерді орналастыру, нөмірлері бойынша деректемелерді ажырата лауды үйрету


Жабдықталуы: нұсқау карталары, А4 форматты, А5 форматты қағаздар


Жұмыстың орындалуы:

  • Берілген сызбаны А4 форматына сызыңыз;

hello_html_cc2a9ee.gif

hello_html_1c353185.gif



































  • Құжаттың тақырыптық бөлімінде қандай дерктемеле орналасатынын жазыңыз

  • Құжаттың негізгі бөліміне қандай деректемеле жататынын жазыңыз

  • Құжаттың ресімдеуші бөлімінде қандай деректемелер қолданылатынын жазыңыз




Жұмысты қорғау:


  1. Деректеме дегеніміз не?

  2. Деректемелер қандай болып бөлінеді?

  3. Негізгі деректеме- мәтін қалай ресімделеді?

  4. Құжат қандай бөлімдерден тұрады?

9 сабақ №2 машықтану сабағы


Сабақтың тақырыбы.« Деректемелердің бойлық орналасу нұсқасы бойынша жалпы бланк макетін құрастыру».


Мақсаты:

Деректемелердің орналасу нұқсалары туралы білімдерін қалыптастыру


Жабдықталуы: нұсқау карталары, А4 форматты, А5 форматты қағаздар


Жұмыстың орындалуы:

  • Берілген үлгі бойынша бланкі құрастыру, барлық мәліметтерді ойдан құрастыру;


Деректемелердің бұрышта орналасқан бланкінің үлгісі



Қазақстан Республикасы

Мемлекеттік елтаңбасы

(Ұйым нышаны)


Жhello_html_403e549b.gifоғарғы тұрған органның ресми атауы

(мемлекеттік тілде)


Жоғарғы тұрған органның ресми атауы

Ұйымның ресми атауы

(орыс тілінде)

__________________________________

Ұйым туралы анықтамалық деректер

(мемлекеттік және орыс тілдерінде)


_______________№ _______________

________________________________

hello_html_403e549b.gif

hello_html_m5dbb578b.gif



_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________



Қолы





Деректемелердің бойлық орналасқан бланкінің үлгісі



Қазақстан Республикасы Мемлекеттік елтаңбасы

Ұhello_html_198034e3.gifйым нышаны



Жhello_html_61184e1e.gifоғарғы тұрған органның Жоғарғы тұрған органның

ресми атауы ресми атауы

Ұйымның ресми атауы Ұйымның ресми атауы

(мемлекеттік тілде) (орыс тілінде)

_____________________________________________________

Ұйым туралы анықтамалық Ұйым туралы анықтамалық

деректер деректер

(мемлекеттік тілде) (орыс тілінде)


_hello_html_403e549b.gif__________№___________

________________________




____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________



Қолы





Бақылау сұрақтары:


  1. Бланкіде қандай дерктемелер қолданылады?

  2. Мемлекеттік елтаңба бланкілерде қай кезде қолданылады?

  3. Бойлық және бұрыштық орналасудың ерекшеліктері неде?









10 сабақ


Сабақтың тақырыбы.« Ұйымдастырушы өкімдік құжаттар тобы».


Мақсаты:

Іс қағаздардың мазмұнына қарай топтастырылуына тоқталу. Ұйымдастрыушы құжаттар туралы түсініктеме беру. Ұйымдасырушы құжаттарға сипаттама беру, үлгілерімен таныстыру, тақырып бойынша толық түсініктем беру


Түсінігі болуы тиіс:

  • Міндетті мен қосымша деректемелердің маңыздылықтары туралы;


Білуі тиіс:

  • Міндетті деректемелер құрамын

  • Қосымша деректемелер құрамын

  • құжаттардың бір ізге келтірілуі туралы түсінік.



Сабақ бойынша сөздер мен терминдер:

Ұйымдық, ұйымдастырушы, қызметкерлер, ұйым


Тақырыпты меңгеру жоспары:


      1. Ұйымдық құжаттарға жалпы сипаттама

      2. Жарғы

      3. Қызметтік нұсқаулық

      4. Штат кестесі

      5. Ереже


1.Ұйымдық құжаттарға жалпы сипаттама


Ұйымдық құжаттар: ұйым жарғысы, оның құрамы, штаттың кестесі, қағида, қызметтік нұсқаулар, ұйымның құрылтайшы құжаттары.

Мекеме мемлекеттік тіркеуге алынған сәттен бастап заңды түлға болып саналады. Тіркеуге алынған мағлуматтар заңды тұлгаларды тіркейтін Мемлекеттік реестрге алынады. Ұйымдық-құқықтық әрекетіне қарай ме-кеменің үйымдық қүжаттарына - мекеме жарғысы; құрылтайшылар келісімі және жарғы; коммерциялық емес үйымдарда жалпы ережелер жатады.

Мекеме жарғысы белгіленген тәртіп бойынша бекітіледі. Жаргыда мекеменің іс-әрекеті, негізгі бағыты, басқа бірлестіктер, жеке, заңды түлғалармен ңарым-қатына-сы, қүқықтары мен міндеттері жазылады. Жарғы меке-менің үйымдық-қүқығын, оның атын, мекен-жайын, басңару органын, баңылаушыларын, мекеменің қайта ңүрылуын, ісін тоңтатуын реттейді, растайды.

Жалпы жарғыларды жоғаргы түрған мемлекеттік органдар бекітеді, қоғамдық ұйымдардың жарғылары олардың съездерінде бекітіледі.

Жарғы негізінде мекеменің құрылымдық жүйесі мен жүмысшылар саны анықталады. Штат кестесінде ңыз-меттік атаулар мен еңбекаңыларкөрсетіледі. Мекеменің бірнеше ңүрылымдың бөлімдері болган жағдайда құрылымдық бөлімшелердің қүқықтық жағдайын айқындайтын, жауапкершілік міндеттерін, қызметтерін бел-гілейтін бағыттағы ережежасалады. Жүмысшылардың еңбегін үйымдастыру мекеме әкімшілігінің міндеттері-не жатады және ол ішкі тәртіп ережелерінен көрініс табады. Мекеменің өзіндік әрекеті мен қызметтік бағыты негізінде бұл құжат Ішкі тәртіп ережелерінің типтік үлгісін басшылыңқа ала отырып жасалады.

Ішкі тәртіп ережесінің мәтінін мекеме әкімшілігі кәсіподаң ңызметкерлерімен бірлесе отырып жазады, және ол еңбек үжымында өткізілетін жалпы мәжілісте талңыланады, соңынан мекеме жетекшісі бекітеді.

Кейбір мекемелерде қызметкерлер құқығы жайында ережелер болады. Онда ңызметкерлердің жүмыс ба-рысындагы ңүңъщтық қарым-ңатынасын, мекеме же-текшісі мен ңызметкердің қүқықтық қарым-қатынас-тары және т.б. мәселелер жазылады. Қызметтік нүсқау-лар мекеме ңызметкерлерінің ңүқыңтары мен міндет-терін айқындайды.


  1. Жарғы

Жарғыны мемлекеттік өкімет және басқару органдары бекітеді, ал қоғамдық ұйымдардың жарғыларын (съезд) құрылтай қабылдайды және бекітеді.

ЖАРҒЫНЫҢ формуляр-үлгісі мынадай деректерден тұрады:

  • мекеменің (министрлік, кәсіпорын, ұйым) атауы;

  • құжаттың авторы;

  • ЖАРҒЫ – құжаты атауының түрі;

  • дата;

  • индексі (нөмірі);

  • басылған жері (қала);

  • бекітілген грифі (егер кәсіпорын жеке меншік болса, кім тіркегені көрсетілуі тиіс);

  • мәтін,

  • кәсіпорын басшысының қолы.

Жарғының негізгі деректемесі – мәтін. Ол саны мен рет тәртібі қатаң белгіленбеген бөлімдерден тұрады. Мәтіннің құрылымы төмендегідей тәртіппен жасалады:

  • жалпы ережелер;

  • негізгі міндеттер;

  • атқаратын қызметі;

  • құқықтары мен міндеттері;

  • басшылық;

  • қарым-қатынас, байланыс;

  • өндірістік – шаруашылық қызмет;

  • мүлік және құралдар;

  • Қызметті бақылау, тексеру, жүргізу;

  • Қайта құру және жою.


Жарғы міндетті түрде нотариалдық куәландырылуы тиіс. Онсыз ол (жарғы) заңды деп танылмайды.

Заң құжаттары – жарғы, ереже, тұжырымдама, кодекс, шарт құрылымы, қажетті реквизиттері, қолданылатын тілдік құралдары жағынан бір-біріне ұқсас келеді.

  1. Қызметтік нұсқаулық

Барлық нұсқауларды негізгі екі топқа бөлуге болады:

  • нұсқаулар, қандай да бір процестің белгілі бір тәртіппен орындалуына қызметкерлер мен бөлімшелерінің қатысуымен жүзеге асырылуы.

  • лауазымдық нұсқаулар, анықтаушы функциялар, құқық, қызметкерлердің міндеттері мен жауапкершіліктері.

Нұсқау әрқайсысы құжаттың аяқталған бөлігі болып табылатын бірнеше бөлімдерден тұрады.

«Жалпы ережелер» бөлімі – біліктілік (квалификациялық) талап, бағыну, қызметке тағайындау және одан босату сияқты қызмет облыстарын анықтайды.

«Лауазымдық міндеттемелер» бөлімі – қызметкерлердің орындайтын жұмысының түрлерін анықтайды.

«Құқық» бөлімі – жұмыскердің құқығын қорғайды, оны жұмысын жақсы атқаруға жігерлендіреді.

«Жауапкершілік» жұмыскердің неге жауапты екендігін нақты көрсетеді.

Нұсқау бөлімдерінің басқаша да аталуы мүмкін.

Лауазымдық нұсқауларды құрылымды бөлімдердің жетекшілері жасайды: кадрлар бөлімі немесе қызметкерлермен жұмыс жасаушы мамандар. Мәтін заң қызметкерімен, еңбек және ақы төлеу бөлімдерімен келісіліп жасалады.

Лауазымдық нұсқаулар ұйым жетекшісі немесе бұйрық актісінің көмегімен бекітіледі.

Лауазымдық нұсқауға мекеме басшысы өзінің бұйрығымен немесе бұйрық актісінің көмегімен өзгерту енгізе алады.

  1. Штат кестесі

Штат кестесі мекеме бланкісінде, қызметкерлер тізімін, штат бірліктерінің саны туралы есеп, қызметкерлер ақысы, үстемелермен төлемақының бір айлық қоры көрсетіліп жазылады.

Штат кестесіне мекеме басшысының орынбасары қол қояды, ол бас есепшімен келісіледі де мекеме басшысы бекітеді.

Бекіту мөрінде жалпы штат саны және бір айлық өтемақы қоры көрсетіледі.

Штат кестесіне өзгерту мекеме басшысының бұйрығымен енгізіледі.

  1. Ереже

Ереженің мынадай екі түрі болады:

  • Жеке – мекеменің басқару ұйымының құрылымдық жүйесіне кіретін бөлімшелерге, цехтарға, басқару бөлімдеріне арналған;

  • Типтік – құрылымдық бөлімдер, негізгі өндірістік цехтар туралы.

Ереже мекеме жетекшілерінің немесе құрылымдық бөлімдер жетекшілерінің бастамасымен жасалынады.

Орындаушы ереженің жобасын құрастырады.

Ережеге құрылымдық бөлімнің жетекшісі (оны осы бөлім бағынатын жоғары ұйым бекітеді) немесе ережені өңдеуші қол қояды.

Ереже жобасы заң бөлімімен келісіліп жасалады. Жобаға келіспеушілік немесе ескертулер болса онда олар екінші данасында айтылып көрсетіледі немесе жобаның екінші данасына жеке парақта көрсетіледі.

Ереженің жобасы мекеме басшысына бекітуге ұсынылады. Мекеме ережесі жоғары бұйрық беруші мекеменің бұйрық құжатымен бекітіледі.

Ереже күрделі құжат болып табылады. Оның құрылымы мен мазмұнын өңдеуші мекеме анықтайды.

Мәтіні келесі бөлімдерден тұруы мүмкін: жалпы ережелер, негізгі тапсырмалар мен функциялар, құқық, толық немесе бөлек құрылымдық бөлімдер жұмысының ұйымы.

ЕРЕЖЕ үлгі-формуляры мынадай деректерден (реквизиттер) тұрады:

  • мекеменің (министрлік, кәсіпорын, ұйым) атауы;

  • құжаттың түрі - ЕРЕЖЕ;

  • бекіту мөрі;

  • күні, нөмірі;

  • басылымның мекен-жайы (қала);

  • мәтінге бұрыштама;

  • мәтін;

  • қол қою;

  • келісім мөрі;

  • келісім-рұқсат.


Бақылау сұрақтары:

  1. Мазмұны бойынша құжаттар қалай топтастырылады?

  2. Ұйымдық құжаттарға қандай құжаттар жатады?

  3. Ұйымдық құжаттардың ерекшеліктер неде?

  4. Штаттық кесте дегеніміз не?

  5. Қызметтік нұқаулық дегеніміз не?


Тест сұрақтары


1. Ұйым қүрылған болып саналады:

1) мемлекеттік тіркеу күннен;

2) жарғының бекіту сәтінен.


2. Коммерциялық және коммерциялық емес ұйымдардың жарғысы тіркеу кезінде міндетті болып саналады ма?

1)иә; 2) жоқ.


3. Ұйымның еңбекақы қоры қай құжатта аныңталады?

1) штаттың санда;

2) штаттық кесте.


4. Еңбек ұжымының жиналысында қай қүжат талқыланады?

1) Ңызметтік нүсңау;

2) ішкі тәртіптің ережесі;

3) үйымның ңұрылымдық бөлімшесі қагида туралы.


5. Қандай өкімдік қүжаттар үйымның басшысымен бекітіледі?

1) құрылымдың бөлімше туралы қағида;

2) қызметтік нүсқау;

3) штаттық кесте;

4) ішкі тәртіптің ережесі;

5) барлық аталған қүжаттар.


6. Қай қүжаттың негізінде ұйымның құрылымы және штаттық саны анықталады?

1) ұйым туралы қагида негізінде;

2) ұйым жарғысының негізі.


7. Қай қүжатта ұйымның жойылуы және қайта құрылуы айтылды?

1) үйым жарғысында;

2) құрылтай шартында;

3) барлық аталған қүжаттарда.


8. Жұмысқа орналасу кезінде үйымдарда азаматтар міндетті танысу керек:

1) үйым жарғысымен;

2) азаматтық жүмысқа қүрылымдық бөлімше туралы қағидасымен;

3) қызметтік нүсқау;

4) барлық аталған қүжаттармен.

11 сабақ №3 машықтану сабағы


Сабақтың тақырыбы.« Бірнеше ұйымның біріккен өкілдік құжаттарын құрастыру».


Мақсаты:

Бірнеше ұйымның біріккен өкілдік құжаттарын құрастыру


Жабдықталуы: нұсқау карталары, А4 форматты, А5 форматты қағаздар


Жұмыстың орындалуы: теориялық бөлімді мұқият оқып шығу

Кез-келген бір органның, мекемесінің қаулы, өкім, нұсқау бланкісін жасау


Ұйымда жасалатын құжаттардың кешені қызмет барысында шешілетін мәселелердің ауқымына, кұзырлық көлемі мен сипатына, мәселелердің шешілу ретіне (жеке дара басқару немесе алқалық басқару негізінде), басқаұйымдармен өзара байланыстардың көлемі мен сипатына қарай айқындалады.

Мысалы, қолданылып жүрген заңдарға сәйкес басқару органдары төмендегідей үкім құжаттарын шығарады.

Министрлер Кабинеті- қаулылар;

Премьер-министр мен оныңорынбасарлары-өкімдер;

Министрліктер-қаулылар, бұйрықтар ңусқаулар;

Қоғамдық ұйымдар-қаулылар, өкімдер;

Ұйым құзырының негізгі мәселелері бойынша нормативтік емесе жеке актілер қабылдау қажет болған барлық жағдайда шешімдер, қаулылар және бұйрықтар шығарылады. Жедел мәселелер бойынша және қаулылардың, шешімдердің, буйрықтардың орындалуын ұйымдастыру ұшін өкімдер, ұсқаулар қабылданады.

Қаулылар, шешімдер – алқалық басқару ұйымдары қабылдайтын құқтық актілер болып табылады.

Бұйрықтар, өкімдер, нұсқаулар – билік сипаты бар және дара басқару өкілеттігі берілген ресми лауазамды адамдар қабылдайтын қуқтық актілер.

Нысаны жағынын бірдей құжаттар (бұйрықтар, қаулылар және басқа) шығаратын ұйымдардың бірлескенөкімдік құжаттары тиісті нысанда шығарылады.(Бұйрық, қаулы және басқа)

Нысаны жағынан бір- бірінен өзгеше құжаттар шығарұға өкілеттігі бар шығарылады. Ал оның сол құжатты қабылдаған әрбір ұйымның өкімдік кұжаты болатын құқы бар.


Бақылау сұрақтары:

1.Қаулылар, шешімдер қандай актілер болып табылады?

2.Қолданып жүрген заңдарға сәйкес басқару органдары қандай үкім құжаттарын шығарады?



12 сабақ


Сабақтың тақырыбы.« Өкімдік құжаттарды көркемдеу ерекшеліктері мен мінездемелері».


Мақсаты:

Өкімдік құжаттардың маңыздырылығы, түрлері, көркемделу ерекшеліктері туралы білімдерін қалыптастыру, өкімдік құжаттардың негізгі түрлеріне мінездеме беру, деректемелік сипаттама жасау


Түсінігі болуы тиіс:

  • Өкімдік құжаттардыңіс жүргізудегі орны туралы;


Білуі тиіс:

  • Өкімдік құжаттардың жалпы сипаттамасын

  • Өкімдік құжаттардың құрамын

  • Өкімдік құжаттардың деректемлерін.



Сабақ бойынша сөздер мен терминдер:

Өкім, қаулы, шешім, бұрық, негізгі қызмет, жеке құрам бойынша


Тақырыпты меңгеру жоспары:


  1. Өкімдік құжаттарға жалпы сипттама

  2. Өкімдік құжаттардың түрлері

Бұйрық (негізгі қызмет бойынша, жеке құрам бойынша)

Өкім

Қаулы

Шешім

  1. Өкімдік құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар



Өкімдік құжаттар

Кәсіпорын, ұйым, мекемелердің ағымдағы қызметі бұйрық- жарлық құжаттары арқылы реттеліп, басқарылып отырады. Ұйым әкімшіліктері өзінің қызметтік іс-әрекеттерінде кеелсі өкімдік құжаттарды шығарады:

  • Бұйрықтар;

  • Нұсқаулықтар;

  • Өкімдер.

Ұйымның қызметтік іс- әрекеттерін шешу негізінде нормативті немесе жекелеген актіні қабылдау қажеттілігінің барысында ұйымда қаулы, шешім, бұйрықтар шығарылады. Қаулы, шешім, бұйрықтардың орындалуын ұйымдастыру үшін өкім шығарылады.

Өкім – мемлекеттік басқарма органының актісі, мағынасы бойынша өкілетті құжат.

Шешім- аса күрделі мәселелр жайында министірлік, ведомствалық немесе ғылыми мәжілістердің алқалы органдарымен қабылданатын құжат

Нұсқау – ақпараттық, әдістемелік немесе ұйымдастырушылық сипатқа ие құжат

Жарлық – бақарудың шұғыл мәселелері бойынша шығарылатын құқықтық акт.

Ұйымда шығарылатын өкім құжаттардың көп тараған түрлері – бұйрық, өкім, нұсқау. Бұл құжаттардың шығарылуына жауапты, осы құжаттарға қол қойған қызметкер болып табылады:


Бұйрық


Бұйрық- кәсіпорынның басқару құжаттарының ішіндегі ең маңызды рі көп тараған түрі болып табылады.Сондықтан басқару құжаттарын үлгі негізінде жасаймыз.Бұйрық-қандай да бір міндетті (өндірістік және кәсіпорын қызметкерлеріне байланысты) шешу үшін кәсіпорын директоры шығаратын нормативтік құжат.Бұйрық мекеменің немесе оның құрылымдық бөлімшелерінің құрылу, таратылу, қайта ұйымдастырылу; оларға өзгеріс еңгізу мақсатында ережелерді, нұсқаулықтарды, қағидаларды бекіт; кәсіпорының жұмысын ұйымдастыру, қаржыландыру, жоспарлау, есеп беру, жабдықтау, өнімдерді сату және басқа да өндірістік мәселелер, сондай-ақ кадр мәселелері бойынша жұмысқа қабылдау, ауыстыру, босату және т.б.мәселелер бойынша шығарылады. Бұйрық шығару арқылы басшы қызметкерлердің алдына негізгі міндеттерді қояды, түбегейлі мәселелерді шешу жолдарын көрсетеді.Бұйрық осы кәсіпорынның барлық кәсіпкерлері үшін міндетті. Жекелеген жағдайларда бағыныштылығына байаныссыз ұйымдар мен лауазымды тұлғалардың үлкен тобына қатысты болуы мүмкін.

Бұйрықты дайындаудың мынадай кезеңдері болады:

- мәселенің мәнін зерделеу;

- қажетті мәліметтерді жинау,

- бұйрықтың жобасын дайындау,

- жобаны келісу,

- басшының қол қоюы.



Негізгі іс-әрекеттер бойынша бұйрық

Бұйрықтар өндіріс істері, жоспарлау, есеп беру, қаржыландыру, несие алу-беру, тауарлар өткізу мен қызмет көрсетуді ұсыну, ұйымдастыру мәселелері бойынша басқару жөніндегі шешімдерді белгілейді. Олар сондай-ақ, жоғары органдардың шешімдерін орындау, шаралар белгілеу, орындау мерзімі мен бақылауды және оған жауаптыларды анықтау керек болғанда шағарылады.

Бұйрық нормативті және жекелік болуы мүмкін. Мысалы, еңбек тәртібі ережелерін бекіту туралы бұйрық директордан бастап, барлық қызметкерлерге қатысты, сондықтан ол нормативті болады. Ал өтемақы төлеу туралы бұйрық жеке адамдарға қатысты болғандықтан жекелік болады.

Бұйрықтың жобасы кәсіпорын мамандары тарапынан әзірленеді де, орынбасарлармен, қызмет бабы бойынша бастықтармен, заңгермен, бас бухгалтермен (қаржы жөніндегі), кадрлар бөлімі бастығымен келісіліп, директор қол қояды. Бұйрық беру тәртібі бұзылғанда, оның заңды күші жойылып, кері қайтарылады. Бұйрық жобасына оның қажеттігін, заңдылығын негіздейтін құжаттар қоса тіркеледі.

Бұйрық, егер оның мәтінінде өзге мерзім көрсетілмесе, қол қойылған күннен бастапкүшіне енеді. Қол қою құқығына мекеме басшылары, олардың бірінші орынбасарлары, сондай-ақ біліктілігі жоғары және басшының тапсыруымен кейбір құзырлы адамдар ие бола алады.

Егер мәтінде бұйрықтың аяқталу мерзімі көрсетілмесе, оныңкүші тұрақты болады. Оның күшін мекеме басшысы жаңа бұйрық шығарып қана жоя алады, немесе жоғары құзырлы орган, немесе сот жояды.

Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар кәсіпорынның бланкісіне толтырылады және мынадай деректерден тұрады: кәсіпорын атауы, құжат түрінің атауы (бұйрық), мерзімі, индексі, (нөмірі), мәтін тақырыбы (бекіту туралы, тапсырма туралы т.б.), бақылау туралы белгі, мәтін, қойылған қол, бұрыштама, құжаттың орындалғаны туралы, мәліметтердің магнит таспасына аударылғаны туралы белгілер.

Бұйрықтың мәтіні екі бөліктен тұрады: белгілеуші және жарлық.

Белгілеуші бөлікте тиісті істердің мақсат-міндеттері, бұйрық шығарудың себептері баяндалады, не бұйрық шығаруға негіз болған құжатқа сілтеме жасалады.

Жарлық бөлігі жеке жолға жазылған «БҰЙЫРАМЫН» деген сөзден басталады. Мәтіннің бұл бөлімінде орындалатын істер, оған жауапты адамдардың аты-жөні, лауазымы, іске асыру мерзімі көрсетіледі. Ол араб санымен нөмірленетін тармақтарға бөлінуі мүмкін. Әр тармақ үшінші жақ бұйрық рай ырықсыз етіс тұлғасындағы етістіктен (тапсырылсын, жариялансын т.б.) және бұйрықты орындаушыны (лауазымды адамды немесе бөлімшені) көрсетуден басталады. Орындауға жауаптылықты: «Бұйрықтың орындалуын бақылау (лауазымы, аты-жөні) жүктелсін» деп көрсетіледі.

Жекеленген тапсырмалар бұйрыққа қосымша ретінде берілуі мүмкін және бұйрық мәтінінде оларға сілтеме жасалуы тиіс (қосымшаға сәйкес). Егер қосымшалар бірнешеу болса, олардың әрқайсысы нөмірленеді.

Бұйрық пен қосымшалардың беттері бірыңғай құжат түрінде нөмірленеді.

Іс жүзінде кейде түпнұсқаның қандай да бір бөлімінің үзінді нұсқасы ретінде бұйрықтан көшірме даярлау қажеттігі туындап жатады.

Бұйрықтан көшірмеде жарлыққа дейінгі барлық деректер сақталады, ал жарлық бөлімінен тек нақтылы сол жағдайға қажет мағлұмат алынады. Көшірме де үзінді нұсқа сияқты куәландырылады.


Жеке құрам бойынша бұйрық


Жеке құрам бойынша бұйрықтар арқылы жұмысқа қабылдау, қызметі бойынша ауыстыру, жұмыстан шығару, демалыс беру, мадақтау және жазалау ресімделеді. Мұндай бұйрықтар негізгі қызметке қатысты бұйрықтардан бөлек жүргізіліп, оның екі түрі де біркелкі бланкілерге толтырылады.

Жеке құрам бойынша бұйрықтар мәтінінің тақырыбына жұмысқа алу, басқа жұмысқа ауыстыру, жұмыстан шығару, демалыс беру туралы және т.б. атаулар қойылады.

Мұндай бұйрықтар мәтінінің белгілеуші бөлігінде негізгі қызметке байланысты бұйрықтарда міндетті саналатын «БҰЙЫРАМЫН» сөзі болмайды. Сондықтан жеке құрам бойынша бұйрықтар нұсқаулық әрекеттерді білдіретін ҚАБЫЛДАНСЫН, ТАҒАЙЫНДАЛСЫН, АУЫСТЫРЫЛСЫН, ШЫҒАРЫЛСЫН, ДЕМАЛЫС БЕРІЛСІН, ЖОЛСАПАРҒА ШЫҚСЫН т.б. сөздермен басталады.

Жеке құрам бойынша бұйрықтардың жай (жеке) және күрделі түрлері болады. Жеке бұйрықтарда бір қызмекер туралыақпараттар беріледі. Атап айтқанда, этикалық жағы ескеріліп мадақтау және жазалау туралы бұйрықтар бөлек толтырылады.

Жиынтық бұйрықтарда әртүрлі басқарушылық әрекеттер көрініс табуы мүмкін.

Бұйрық – мекеме басшысы тек өз құзыры шегінде шығара алатын жалғыз құжат (нормативтік құқықтық акт).

Бұйрықты толтырудың үлгісі:


Мекеменің, кәсіпорынның Наименование ведомства,

атауы учреждения

(қазақ тілінде) (на русском языке)

БҰЙРЫҚ ПРИКАЗ

00.00.00. № ––––––––––––


Шығарылған орны Место издания

(қазақ тілінде) (на русском языке)


ЖҰМЫСҚА ҚАБЫЛДАУ ТУРАЛЫ


Төлеуова Мәншүк Есімқызы маркетинг бөлімінің инженері қызметіне 00.00.00. ден бастап айына 5000 теңге жалақысымен тағайындалсын.


Негіздеме: М.Е.Төлеуованың өтініші.

Директор Қолы Қол қоюшының аты-жөні

Бұрыштама белгі

Кадр бөлімі


Бұйрықтың әр тармағы ҚР ЕК талаптарына сәйкес болуы қажет. Кез келген кадрлық бұйрықтардың мазмұны тұрақты түрде мынадай мәліметтерден тұрады: нұсқаулық әрекеттерді (ауыстыру, жұмыстан шығару, тағайындау т.б.) көрсету, жұмысшының тегі, аты-жөні, қызметі, құрылымдық бөлімшесі, бұйрықта берілген тармақтың күшіне ену мерзімі (егер бұйрықтың тіркелу мерзіміне сәйкес келмесе).

Жеке құрам бойынша жиынтық бұйрықтардың тармақтарындағы басқа мәліметтердің құрамы нұсқаулық әрекеттердің ерекшеліктеріне қатысты белгіленеді.

Мысалы, жұмысқа қабылдауда белгіленген еңбек ақы көлемі, қабылдау шарты (уақытша, 00.00.0 ден 00.00.0 аралығындағы сынау мерзімімен т.б.) және тағы басқалары міндетті түрде көрсетіледі.

Басқы жұмысқа ауыстырғанда жаңа қызметі, ауыстыру түрі, оның себебі, еңбек ақысындағы өзгерістер көрсетіледі.

Жеке құрамға қатысты бұйрықтардың әр тармағы еңбек туралы заңдарға, ішкі еңбек тәртібі ережелеріне сәйкес болуы керек және ол жұмысшыға ескертіледі.

Әдетте жеке құрам туралы бұйрықтардың жобасы басқа да осыған қатысты қызмет иелерімен: бас бухгалтермен, заңгермен, құрылымдық бөлімшенің басшысымен келісіледі. Жеке құрам бойыншы бұйрықтарға кадр бөлімі басшысы тарапынан бұрыштама қойылуы міндетті болып саналады.

Жеке құрамға қатысты бұйрықтар міндетті түрде тіркеледі.

Жеке құрам бойынша еңбек туралы заңдарды бұзып толтырылған бұйрықтар белгіленген тәртіп негізінде қайтып алынады.




ӨКІМ


Өкімнің мәтіні анықтаушы және бұйырушы екі бөліктен тұрады. Біріншісінде өкімнің мақсаты немесе себебі көрсетіледі, ал екінші ЖҮКТЕЙМІН сөзімен басталатын бөлігінде – іс-әрекет ұйғарылады. Өкімнің анықтауыш бөлігі «осыған сәйкес», «байланысты», «осы мақсатпен» деген сөз тіркестерімен жасалады.

ӨКІМ үлгі-формуляры мынадай деректерден (реквизиттер) тұрады:

  • мекеменің (министрлік, кәсіпорын, ұйым), құжат авторының аты;

  • құжат түрінің аты - ӨКІМ;

  • күні, нөмірі (күнтізбелік жыл санау бойынша);

  • басылым мекен-жайы;

  • басы (бұрыштама);

  • қол қою;

  • мәтін;

  • келісім таңбасы (мөрі);

  • құжаттың іске асырылуын және орындалуын қадағалау.



Өкім А4 формат қағазында жазылады. Өкім жобасы осы құжатқа қатысы бар мекемелер мен қызметкерлердің келісімі нәтижесінде әэірленеді. Өкімді орындаушылар мекемелер, қызметкерлер, құрылымдық ұйымдар болуы мүмкін.

Өкімнің орындалуын қадағалаушы қызметкерлер соңғы пункте көрсетіледі.


ҚАУЛЫ

Қаулы – ұйымдық түрдегі және басқа органдар орындауға арналған қаулы болып ажыратылады.

Біріншісі: комитеттерде, комиссияларда қызмет сұрақтарын шешуге (орган құруға арналған сұрақтар, орган мүшелерінің арасында қызмет міндеттемелерін бөлуге, жоспарды бекітуге). Екіншісі: қызметкерлерге, мекемелерге, ұйымдарға орындауға арналған.

Билік өкілеттігі бар комиссиялар (әкімшілік, бақылау орталығы, жасөспірімдер ісі жөніндегі) орындауға тиісті қаулыларды қабылдайды.

Билік өкілеттігі жоқ комиссиялар жарнамалау түрдегі қаулыларды («Жарнамалау», «Ұсыныс жасау») қабылдайды.

Қаулыларда: тұрмыстық, саясаттық, ұйымдық сұрақтарды талқылайды. Қаулылардың көмегімен жиі-жиі әр түрлі нормативтік (жинақтық) құжаттарды бекітеді.

Қаулылардың мәтіні екі: белгілеуші және жарлық бөліктен тұрады. Қаулыға коллегиялық (әріптестік) органның басшысы және хатшы қол қояды.

Қаулының жобасын заң кеңесшісі әзірлейді.

Қаулы А4 формат бланкісінде басылады.

ҚАУЛЫ деректері (реквизиттері):

  • мекеменің аты – құжат авторы;

  • құжаттың түрі – ҚАУЛЫ;

  • басылым мекен-жайы;

  • күні, уақыты, нөмірі (уақыты қол қойылғанда белгіленеді);

  • басы (бұрыштамасы);

  • мәтін;

  • қол қою;

  • мөрі (виза) келісім (егер қажет болса);

  • қаулының орындалуы және іске асырылуы туралы мәлімет.



ШЕШІМ



Шешімді ұйымдар (коллегиялық және жеке басқару), мемлекеттік және қоғамдық органдар шығарады.

Шешімнің мәтіні екі атқарушы және реттеуші бөлігінен тұрады.

Атқарушы бөлігінде шешімді шығару мақсаты, сондай-ақ, олардың орындалуы үшін себептерін көрсетеді. Егер шешім жоғарғы құзырлы органның басқарушы негізінде шығарылса, онда белгілеуші бөлігінде оның атын, нөмірін, уақытын басты бұрыштамасын көрсетеді.

Реттеуші бөлігінде шешім шығарған органның аты көрсетіледі, содан соң ШЕШТІМ сөзі бөлек жолда үлкен әріптермен жазылады.

Реттеуші бөлігін шешімді орындаушылар (мекемелер, құрылымдық бөлімдер, қызметкерлер) және іс-әрекетін орындалу уақытын көрсететін пункттерге бөлуге болады.

Шешімге коллегиялық (әріптестік) ұйымның басшысы мен хатшысы қол қояды.

Бірақ олар мәтіннің мазмұнын өзгертуге құқысы жоқ.



Бақылау сұрақұтарына жауап беріңіз:


  1. Өкім – мемлекеттік ұйымды басқару құқықтық акті болып табыла ма?

  2. Басқарудың бұл түрін кімдер қолданады?

  3. Құжат қанша мерзімге арналып жасалады?

  4. Құжаттың мәтіні неше бөліктен тұрады?

  5. Өкімнің орындалуын қадағалаушылар құжаттың қай бөлігінде көрсетіледі?

  6. Қаулы құжатын кімдер әзірлейді?

  7. Қаулының қандай түрлерін білесіз?

  8. Ұйымдық түрдегі қаулы қандай мәселелерді шешуге бағытталған?

  9. Билік өкілеттігі бар және билік өкілеттігі жоқ комиссиялардың айырмашылығы неде?

  10. Құжатқа кім қол қояды?

  11. Шешім қандай органның құжаты болып табылады?

  12. Құжатты кімдер әзірлейді?

  13. Құжат мәтіні қандай бөліктерден тұрады?

  14. Жоғарғы құзырлы органның басқарушы негізінде шығарылған ШЕШІМНІҢ сипаттамалық ерекшеліктері қандай болады?

  15. Құжатқа кімдер қол қойып, өзгеріс енгізе алады?











13 сабақ


Сабақтың тақырыбы.« Жалпы бланкіде құжат түрлерінің көркемделу ерекшеліктері».


Мақсаты:

Құжат түрлерінің бланкіде көркемделуі туралы, яғни жиектері, шрифт, орналасуы, реті


Түсінігі болуы тиіс:

  • ҚР СТ 1042 «Ұйымдық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресмідеге қойылатын талаптар» туралы ;


Білуі тиіс:

  • Ресми құжаттарды көркемдеу ерекшеліктерін;

  • Жалпы бланк құру тәртібін



Сабақ бойынша сөздер мен терминдер:

Құжаттама, бланк, формуляр, деректеме


Тақырыпты меңгеру жоспары:


    1. Құжаттарды көркемдеу ерекшеліктері

    2. Мемлекеттік елтаңба бейнесі салынған бланкілерді пайдалану


  1. сұрақ . Құжаттарды көркемдеу ерекшеліктері

Баспа құралдарының көмегімен дайындалатын құжаттарға қойылатын талаптар

Құжат мәтіні А4 және А5 пішінді бланкіде компьютер техникасының құрылғылары көмегімен мөлшері 14 Arial немесе Times New Roman харіптермен жоларалық бір интервалда басылады. Кейбір жағдайларда харіп мөлшері мен жоларалық интервал басқашада болуы мүмкін.

Басылымға дайындалатын құжат мәтіні жоларалық екі интервалмен басылады.

Жазу машинкасында құжат мәтіні А4 пішінді бланкіде жоларалық бір жарым интервалмен, А5 пішінді бланкіде – жоларалық бір интервалмен басталады.

Құжат мәтінін басқан кезде тыныс белгілерінен кейін аралық орын қалдырылады. Цифрлық тәсілмен ресімделген құжатта уақыт элементтерін бөлетін нүктеден кейін аралық орын қалдырылмайды.

Құжаттын бірнеше жолдан тұратын деректемелері жоларалық бір интервалмен басылады. «хат алушы» «бекіту белгісі» және «келісу белгісі» деректемелеріндегі мекен – жай, «БЕКІТЕМІН» ( «БЕКІТІЛДІ», «БЕКІТІЛГЕН») және «КЕЛІСІЛДІ» («КЕЛІСКЕН» «КЕЛІСІЛГЕН») сөздерді басқа құрамдас элементтермен жоларалық екі интервалды (компьютерлік техниканың баспа құрылғыларында) және жоларалық бір жарым интервалда (жазу машинкасында) бөлектенеді.



2-сұрақ . Мемлекеттік елтаңба бейнесі салынған бланкілерді пайдалану.


Қазақстан Республикасының мемлекеттік елтаңбасы Қазақстанның елдік рәмізі болып табылады. Мемлекеттік елтаңба – ресми айрықша белгі, мемлекет эмблемасы. Оның бейнесі заңнамаларға сәйкес қолданылады. Қазақстан Республикасы Президентінің 1996 жылғы 24 қаңтардағы «Қазақстан Республикасының мемлекеттік рәміздері туралы» жарлығына сәйкес заңнамаларымыз арқылы мөрлерәнде және құжаттарынын бланкілерінде елтаңба бейнесін орналастыру құқығы берілген Қазақстан Республикасы Президенті мен оның Әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Парламентінің, оның Палаталары мен олардың аппараттарының, Қазақстан Республикасы Парламентінің Палаталары Бюроларының, Қазақстан Республикасының Үкіметі мен Премьер- Министр Кеңсесінің, Қазақстан Республикасы Министірліктерінің, мемлекеттік комитеттері мен өзге де атқарушы органдарының Қазақстан Республикасының Президентіне тікелей бағынатын және есеп беретін мемлекеттік органдардың, Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесінің, Жоғарғы Соты мен басқа да соттарының, Қазақстан Республикасы Бас Прокуратурасының, Қазақстан Республикасының Қарулы Күштері мен Республикалық ұланының әскер құрамалары мен бөлімдерінің, мәслихаттарының бланкілерінде елтаңба бейнесі орналастыралады.

Мемлекеттік елтаңба бейнесі салынған бланкілер барлық Қазақстан Республикасының мемлекеттік ұйымдарында, мекемелерінде және кәсіпорындарында пайдаланылады.

Мемлекеттік елтаңба бейнесі салынған блнкілер қатаң есептегі бланкілер болып саналады.


Бақылау сұрақтары:

    1. А4 форматындааа ресімделген құжаттың жоларалық интервалы қандай болуы керек?

    2. Құжаттарды ресмдеуде қандай шрифттер қолданылады?

    3. Құжаттарды ресімдеуде қандай қағаз түрлері қолданылады?

    4. Мемлекеттік елтаңба қандай боанкілерде қолданылады?

    5. Мемлекеттің елтаңбасы бар бланкілер қалай есепке алынады?

14 сабақ №4 машықтану сабағы


Сабақтың тақырыбы.« Жалпы бланкіде деректемелердің бұрыштық және бойлық орналасу нұсқалары бойынша қаулы құрастыру».


Мақсаты:

Барлық талаптарға сай, ұлгіні басшылыққа ала отырып қаулы құрастыру

ҚАЗАҚСТАН

РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ СТРАТЕГИЯЛЫҚ ЖОСПАРЛАУ ЖӘНЕ РЕФОРМАЛАР ЖӨНІНДЕГІ АГЕНТТІГІ


ҚАУЛЫ

hello_html_m186dea1a.gif

АГЕНСТВО ПО СТРАТЕГИЧЕСКОМУ ПЛАНИРОВАНИЮ И РЕФОРМАМ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН


ПОСТАНОВЛЕНИЕ


Жабдықталуы: нұсқау карталары, А4 форматты, А5 форматты қағаздар


Жұмыстың орындалуы: қаулы құрастыру



Алматы қ г.Алматы


«____»__________________г №_____________







Халықаралық «Қазақ тілі» қоғамының орталық кеңесі күн тәртібі бойынша жасалған баяндамаларды және жарыссөз барысында айтылған пікірлер мен ұсыныстарды қарай отырып, ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:


1. Халықаралық «Қазақ тілі» қоғамының (бұдан әрі – Қоғам) Орталық аппараты, облыстық және қалалық ұйымдары Елбасының «Жаңа әлемдегі – Жаңа Қазақстан» Жолдауының рухани салаға, мемлекеттік тілге қатысты жерлерін жұртшылыққа жан-жақты түсіндіру мақсатында ақпараттық шараларды («дөңгелек үстел», семинар, БАҚ-қа мақала, т.б.) қолға алсын. Бұл ретте, Жолдаудың «Қазақстан халықтарының рухани дамуы және үштұғырлы тіл саясаты» атты жиырма алтыншы тармағын талдағанда, қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретіндегі мәртебесіне баса мән беріліп, оның қоғам өмірінің бар саласында басым сипатқа ие екендігі айрықша назарға алынсын.

2. Қазақстан Республикасының славян жазуынан (кириллица) латын әліпбиіне көшу бастамасына және осы бағыттағы іс-шараларына қолдау көрсетілсін.


3. Қоғамның облыстық және қалалық ұйымдары «Халықаралық «Қазақ тілі» қоғамының мемлекеттік тілдің қолданылу аясын кеңейтуге байланысты 2007 жылға арналған іс-шаралар жоспарын» басшылыққа ала отырып, жеке іс-шаралар жоспарын жасасын және өздеріне қарасты аудандық, бастауыш ұйымдарды хабардар етсін.


4. Қоғамның көшпелі мәжілісінде жасалған баяндамалардағы ұсыныс-тілектер және жарыссөз барысындағы ой-пікірлер назарға алынсын.


5. Қоғамның қызметін жандандыру және өзін-өзі қаржыландыру мәселелерін шешу бойынша Қоғамның барлық құрылымдық бөлімшелері төмендегі іс-шараларды қолға алсын:

1) 2007 жылдың 15 маусымына дейін құрылымдық бөлімшенің құрылтай құжаттарының көшірмелерін, мүшелерінің тізімін Орталық аппаратқа жіберу;

2) тоқсан сайын атқарылған жұмыстары мен қаржы-шаруашылық қызметі бойынша Орталық аппаратқа есеп беру;

3) мекен-жайы, банктік деректемелері, хабар алысу құралдары және бөлімше ішіндегі басқа да өзгерістер жөнінде Орталықты дер кезінде хабардар ету;

4) мекемелер мен кәсіпорындар жанынан бастауыш ұйымдар құруды, мүшелер тартуды, олармен жұмыс жүргізуді қолға алу;

5) мүшелік жарна жинауды қайтадан жаңғыртып, жүйелі жолға қою;

6) электрондық почта ашу;

7) құрылымдық бөлімшенің жұмысын жетілдіру жөніндегі ұсыныстарын, жалпы мемлекеттік тілді дамыту туралы ой-пікірлері мен бастамаларын Орталық аппаратқа жіберу;

8) жергілікті әкімдіктермен, мемлекеттік мекемелермен қарым-қатынасты жолға қою;

9) Орталық аппараттың бастамаларына барынша қолдау көрсету.


6. Осы қаулының орындалуын бақылау Қоғамның Орталық аппаратына жүктелсін.



Президент __________ _____________

(қолы) (аты-жөні)

Хатшы __________ _____________

(қолы) (аты-жөні)


Бақылау сұрақтары:


1.Қаулылар, шешімдер қандай актілер болып табылады?

2.Қолданып жүрген заңдарға сәйкес басқару органдары қандай үкім құжаттарын шығарады?


15 сабақ №5 машықтану сабағы


Сабақтың тақырыбы.« Жалпы бланкіде деректемелердің бұрыштық және бойлық орналасу нұсқалары бойынша бұйрықты (жеке құрам бойынша ) құрастыру».


Мақсаты:

Бұйрық туралы білімдерін тексеру, білімдерін іс жүзінде пайдалана білуді үйрету, бұйрықтың бланкісі мен жалпы үлгісін жасауды үйрету

Түсінігі болуы тиіс:

Жеке құрам бойынша бұйрықты кім ресімдейтіні туралы


Білуі тиіс:

Жұмысқа қабылдау туралы бұйрықтың мәтінінінің жазылуын


Істей білуі тиіс:

Жұмысқа қабылдау туралы бұйрықты бұрыштық және бойлық орналастыра білуді


Қолданылатын сөздер мен терминдер:

Бұйрық, жек құрам, жұмысқа қабылдау, тағайындалсын, қабылдансын, Еңбек Кодексіне сәйкес, лауазым, қызмет


Жұмыс барысы:


  1. Жұмысқа қабылдау туралы бұйрықтың бланкісін бойлық орналасу нұсқасымен жасау:

Бұйрықты жасауда келесі деректемелерді пайдалану

  1. Жоғары тұрған мекеменің толық атауы

  2. Мекеменің толық атауы

  3. Мемлекеттік елтаңба немесе ұйым эмблемасы

  4. Құжат түрінің атауы

  5. Шығарылған жері

  1. Күні

  1. Тіркеу нөмірі

  1. Мәтінге тақырып

  1. Мәтін

  1. Қолы

  1. Танысу бұрыштамалары









«ЖҮЙЕЛЕРДІ МОДЕЛЬДЕУДІҢ ҚАЗАҚСТАНДЫҚ ИНСТИТУТЫ» ИННОВАЦИЯЛЫҚ

ОРТАЛЫҒЫ» жауапкершілігі шектеулі серіктестік

hello_html_4b447dce.gif

Товарищество с ограниченной ответственностью

«ИННОВАЦИОННЫЙ ЦЕНТР «КАЗАХСТАНСКИЙ ИНСТИТУТ МОДЕЛИРОВАНИЯ СИСТЕМ»


БҰЙРЫҚ


ПРИКАЗ



2009 жылғы 15 наурыз

Астана қаласы



51ж/қ

город Астана

hello_html_m7eaa7d36.gifhello_html_m7eaa7d36.gifhello_html_m3f931f72.gifhello_html_5951fc3b.gif

hello_html_m7eaa7d36.gifhello_html_m7eaa7d36.gifЖеке құрам бойынша

hello_html_m3f931f72.gifhello_html_5951fc3b.gif

1. Еркебұлан Амантатаевич Ескендиров маркетинг бөлімінің бас менеджері қызметіне 2009 жылғы 15 наурыздан бастап ҚАБЫЛДАНСЫН.

Негіздеме: 2009 жылғы 15 наурыздағы № 31 жеке еңбек шарты және Е. А. Ескендировтың өтініші.

2. Анастасия Викторовна Зубарева 2009 жылғы 16 наурыздан бастап аға бухгалтер қызметінен бас бухгалтер қызметіне АУЫСТЫРЫЛСЫН.

Негіздеме: 2007 жылғы 14 сәуірдгі № 28 жеке еңбек шартына қосымша және А.В. Зубареваның өтініші.

3. Марат Серикович Керимовпен 2007 жылғы 17 қаңтардағы № 15 еңбек шарты 2009 жылғы 15 наурыздан бастап Қазақстан Республикасы Еңбек кодексінің 57-бабының 1-тармағына сәйкес бұзылсын..

Негіздеме: М.С. Керимовтың 2009 жылғы 14 наурыздағы өтініші

4. Жобалау бөлімінің менеджері Салтанат Абаевна Пазыловаға СӨГІС ЖАРИЯЛАНСЫН.

Негіздеме: жобалау бөлімінің бастығы П.Г. Салованың 2009 жылғы 10 наурыздағы баяндамалық жазбасы және С.А. Пазылованың түсініктеме жазбасы.


Бас директор (қолы) (Қолтаңбаның толық жазылуы)


Бұрыштамалар:


Таныстырылды:


  1. Үлгі бойынша бұйрық құрастыру

1 үлгі

ИВАНОВ Петр Сидорович, 15 наурыз 20ХХ жылдан бастап күзетші қызметіне жұмысқа ҚАБЫЛДАНСЫН.

Еңбекақы көлемі мен жұмыс кестесі Еңбек келісімшартына (ЕК) сәйкес бекітілісін.

Негізі: жеке өтініші, 13 наурыз 20ХХ жылы П.С.Ивановпен жасалған № 003/ХХ ЕК.



2 үлгі


1. «____»___________200__ж. №_____ келiсiм-шарттың негiзiнде хатшы қызметiне азамат __________________________________________тағайындалсын.

Негiгi: өтініш, «___»__________2000____ж. №______ ЖЕШ



  1. Бұйрықты бұрыштық орналасу әдісімен ресімдеу


Сұрақтар

  1. Бұйрық дегеніміз не?

  2. Бұйрықтың қандай түрлері бар?

  3. Жеке құрам бойынша бұрықтарға қандай бұйрықтар жатады?

  4. Кәсіпорында жеке құрам бойынша бұйрықты кім ресімдейді?

  5. Жеке істің мұқабалық бетінде қандай мәлімет жазылады?



Тест сұрақтары

Бұйрық


1. Қандай өкімдік қүжаттар жекелік негізінде шығарылады?

1)жарлықтар;

2) нүсқаулар;

3) бұйрықтар;

4) шешімдер;

5) қаулылар.

2. Жеке негізінде шығарылған өкімдік құжаттарға кім жауапты?

1) құжатқа қол қойған адам;

2) ұйымның басшысы;

3. Қандай деректеме негізгі қызметтік бұйрықтың үлгі-формулярының құрамына кірмейді?

1) үйымның атауы;

2) қүжат түрінің атауы;

3) күні;

4) нөмірі;

5) шығарылған жері;

6) мәтіннің тақырыбы;

7) мәтін;

8) қолы;

9)адресат.

4. Бұйрық мәтінің қай бөлімі міндетті?

1) қалыптастырушылық;

2) өкімдік.

5. Бұйрықта мөрмен үйым басшысының қолы куәландырыла ма?

1)иә; 2) жоқ.

6. Бұйрық көшірмесінің куәландырылған жағдайының қай тәсілі дүрыс?

1) дүрыс.

қызмет атауы аты-жөні

2) дүрыс.

қызмет атауы аты-жөні

00.00.00

7. Бүйрықта заңгер визасы не білдіреді?

1) бұйрықтың заңға қарсы келмеуінің ішкі келісуі;

2) заңды күш беретін, бұйрықтың міндетті деректемесі.

8. Қаржылық жағынан қамтамасыздандыруды талап ететін бұйрық жобасын кіммен келіседі?

1) заңгермен;

2) бас бухгалтермен;

3) орындаушымен;

4) барлық аталған лауазымды адамдармен.

9. Кай деректеменің көмегімен құжаттың сыртқы келісуі ресімделеді (көркемделеді)?

1) келісу визасы;

2) келісу грифі.

10. Журналда бұйрықтарды тіркеу кезінде келесі көрсеткіштер енгізіледі:

1) нөмірі; 2) күні;

3) қүжаттың авторы; 4) ңұрастырған орны;

5) құжатқа қол қойған адамның аты-жөні;

6) қүжаттың қысқаша мазмүны;

7) құжатты орындаушылардың аты-жөні.



16 сабақ №6 машықтану сабағы


Сабақтың тақырыбы.« Жалпы бланкіде деректемелердің бұрыштық және бойлық орналасу нұсқалары бойынша баяндау хат, анықтама құрастыру».


Мақсаты:

Ақпартты анықтамалық құжаттар тобына түсініктеме беру, түрлерін айту. Баяндау хат пен анықтаманың бланкісі мен жалпы үлгісін жасауды үйрету. Деректемелік талдау жасауды жетілдіру

Түсінігі болуы тиіс:

Баяндау хат пен анықтаманың жазылу себептері туралы


Білуі тиіс:

Анықтама мен бяндау хаттың деректемелік құрамын


Істей білуі тиіс:

Деректемелерге сай анықтама мен баяндау хатты құрастыруды


Жұмыс барысы:

Жоспар:

  1. Ақпаратты анқытамалық құжаттарға жалпы сипаттама

  2. Анықтама

  3. Баяндау хат


1 –сұрақ .Ақпаратты-анықтамалық құжаттарға жалпы сипаттама


Анықтамалық-ақпараттық құжаттардың бір ерекшелігі-олар басқару жүйесі бойынша төменен жоғары: жұмыскерден бөлімше басшысына, бөлімше басшысынан ұйым басшысына, ведомстваға қарасты ұйымдардан жоғарғы орындарға қарай жүреді.Анықтамалық-ақпараттық құжаттарда қатынас қағаздары ерекше бір топ құрайды.

Бұл мазмұн жағынан әртүрлі құжаттардың (қызметтік хаттар, жеделхаттар, телекстер, телефонхаттар, факсограммалар (факс), электрондық байланыс т.б.) жалпылама атауы. Қатынас хаттар-іскер байланыстардың маңызды бір элементі

2-сұрақ . АНЫҚТАМА


1-тапсырма: Анықтаманың мазмұндық-құрылымдық жүйесімен танысу, осы нұсқауға сай анқытаманың бланкісін жасау:

Анықтаманың мазмұндық- құрылымдық жүйесі:.
*құжат аты;
*негізгі мәтін;
*анықтаманың қай үйымға берілгені туралы мәлімет;
*анықтаманың жарамдылық мерзімі жайлы мәлімет;
*анықтаманы беріп отырған үйымның мөрі мен анъгқ-
тама беруші адамның қолы.

Құжат аты. Қүжат аты үлкен әріптермен парақтың ортасына жазылады.
Негізгі мәтін. Негізгі мәтін анықтаманың берілу мақсатына қарай, жүйелі түрде жазылады. Мысалы, "Осы анықтама Бердібаева Айгул Оралбекқызына, оның Абай атындагы Алматы Мемлекеттік университеті Қазақ филологиясы факультеті кундізгі бөлімінің III курсында оқитынын растау үшін берілді. "
Аныктаманың қай үйымға арналып берілгені туралы мәлімет. Бұл мәлімет негізгі мәтіннен төмен, азат жолдан басталып жазылады. Мысалы,
"Анықтама Алматы қаласы Алмалы аудандық паспорт бөліміне көрсету ушін берілді. " Немесе "Анықтама теміржол жәпе аэрофлот касаларына көрсету үшін берілді. "

Анықтаманың жарамдылық мерзімі туралы мәлімет.
Бұл мәлімет те жаңа жолдан жазылады және берілген  анықтаманың қай мерзімге дейін күші бар екендігі көрсетіледі. Мысалы,
"Анықтама 2000 жылдың 31 желтоқсаныпа дейін жарамды " немесе ''Анықтама берілген куннен бастап 3 аыга дейін жарамды ".

Анықтама беруші адамның қолы. Бұл мәлімет анықтаманың жарамдылық мерзімінен кейін жаңа жолдан 2 см-дей қалдырылып барып жазылады. Анықтама беруші тұлғаның лауазымы жазылады, қолы қойылады және фамилиясы аты-жөні беріледі. Мысалы,
Қазақ филологыясы
факультетініц деканы                  Сагымбеков Т.С.                            (қолы)

Анықтама беруші жауапты адамның қолы ұйым мөрімен расталады. Егер мөр қойылатын арнайы орын көрсетілмесе, мөр жауапты адам туралы мәліметтің сол жағына 1-2 см-дей жерге басылады. Мысалы, 
№ 301 балалар бақшасының меңгерушісі (қолы) Қ.Сейітқазиева.          
мөр орны

«ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ БАЙЛАНЫС ЖӘНЕ АҚПАРАТ МИНИСТРЛІГІ АҚПАРАТ ЖӘНЕ МҰРАҒАТ КОМИТЕТІНІҢ АРХЕОГРАФИЯ ЖӘНЕ ДЕРЕКТАНУ ҰЛТТЫҚ ОРТАЛЫҒЫ» ММ


hello_html_m5b0f49f3.gif

ГУ «НАЦИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР АРХЕОГРАФИИ И ИСТОЧНИКОВЕДЕНИЯ КОМИТЕТА ИНФОРМАЦИИ И АРХИВОВ МИНИСТЕРСТВА СВЯЗИ И ИНФОРМАЦИИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН»

АНЫҚТАМА


СПРАВКА

15.10.2009

Астана қаласы


03-05/171

город Астана



hello_html_5951fc3b.gifhello_html_m7eaa7d36.gifhello_html_m2a7690f7.gifhello_html_m7eaa7d36.gifhello_html_5951fc3b.gif «Егемен» ПИК

hello_html_m7eaa7d36.gifhello_html_m7eaa7d36.gif Кhello_html_5951fc3b.gifhello_html_5951fc3b.gifүлжан Хайбулловна Аяпбергенова Археография және деректану ұлттық орталығының бас бухгалтері болып жұмыс істейді.



Директор қолы Б. Қонысбаева



3-сұрақ . БАЯНДАУ ХАТ

 

 Мазмұны мен мағынасына қарай баяндау хаттары ақпараттық және есептік болып бөлінеді.

Жіберілген жеріне қарай баяндау хат ішкі (ұйымның ішінде қаралады) және сыртқы (жоғарғы және басқа ұйымға жіберілген) болып екіге бөлінеді.

Ішкі хаттар А4, А5 формат қағаздарына жазылады. Оларға жазған автор қол қояды.

Сыртқы хаттар А4 форматты жалпы ұйымдық парақта жазылады. Оларға ұйымның басшысы қол қояды.

Құжат уақыты оған қол қойылған уақыттан басталады.

Баяндау хат автордың бастамасымен сондай-ақ, басшылықтың бұйыруы бойынша жазылуы мүмкін.

Бастама баяндау хаттың мақсаты- басшыны шешім қабылдауға жетелеу. Ақпараттық баяндау хат жұмыстың қалай жүріп жатқандығы туралы әр уақытта басшылыққа жазылып тұруы тиіс. Баяндау хаттың мәтіні екі бөлікке бөлінеді.

Біріншісі – болған жайларды баяндау, оны жазудың себептері;

Екіншісі – ойлар, шешімдер, ұйымның немесе қызметкердің көзқарасы.

ІШКІ БАЯНДАУ ХАТТЫҢ деректемелері (реквизиттері):

  • құрылымдық бөлімнің аты – құжаттың авторы;

  • құжаттың түрі – БАЯНДАУ ХАТ;

  • уақыты, нөмірі (міндетті түрде емес);

  • мекен-жайы;

  • бұрыштамасы;

  • мәтіні;

  • қосымшасы (егер бар болса);

  • қол қою;

  • орындалуы және іске асырылуы туралы мәлімет.


СЫРТҚЫ БАЯНДАУ ХАТ деректемелері (реквизиттері):

  • ұйымның аты (құрылымдық ұйымның, министрліктің, басқарушы мекеменің аты);

  • құжаттың түрі – БАЯНДАУ ХАТ;

  • уақыты, нөмірі;

  • шығарылған жері;

  • мекен-жайы;

  • бұрыштамасы;

  • мәтін;

  • қосымшасы (егер бар болса);

  • қол қою;

  • орындалуы және іске асырылуы туралы мәлімет.





Бақылау сұрақтарына жауап беріңіз:


  1. Анықтама құжатына сипаттама беріңіз.

  2. Анықтаманың қанша түрі болады?

  3. Мекеме жетекшісіне жазылған анықтамаға кімдер қол қояды?

  4. Қаржы жөніндегі анықтамаларға кімдер қол қояды?

  5. Трафераттық анықтаманың айрықша белгісі дегеніміз не?

  6. Баяндау хат құжаттың қандай түріне жатқызылады?

  7. Мазмұны мен мағынасына қарай баяндау хаттар қандай түрлерге бөлінеді?

  8. Жіберілген жеріне қарай баяндау хат қандай түрлерге бөлінеді?

  9. Ішкі хаттар қандай қағазға жазылады және оларға кімдер қол қояды?

  10. Баяндау хаттың көздер мақсаты не?



Тест сұрақтары


    1. Мазмұны белгілі бір фактіні, я оқиғаны дәлелдейтін, растайтын, сипаттайтын ақпараттық – анықтамалық іс қағазының түрі?

  1. анықтама;

  2. өкім;

  3. бұйрық;

  4. жарғы.

    1. Анықтама мәтін көлеміне қарай қандай формат парақтарында дайындалуы мүмкін?

  1. A4; A6;

  2. A5; A6;

  3. A5; A4;

  4. A3; A4.

    1. Анықтама беруші жауапты адамның қолы немен расталады?

  1. ұйыммен;

  2. мөрмен;

  3. басшымен;

  4. дұрыс жауабы жоқ.

    1. Анықтама жоғары тұрған ұйымға берілсе, оған кім қол қояды?

  1. қызметкер;

  2. ұйым жетекшісі;

  3. басшысы;

  4. ешкім.

    1. Берілген анықтаманың көшірмесі мекемеде қалдырыла ма?

  1. жоқ;

  2. анықтаманың көшірмесі;

  3. иә, қалдырылады;

  4. дұрыс жауабы жоқ.

    1. Анықтама құрылымына қандай мәліметтер кіреді?

  1. құжат аты;

  2. күні;

  3. индекс;

  4. қосымша.

    1. Анықтаманың негізгі мәтіні қалай жазылады?

  1. төмен, азатжолдан;

  2. ортасынан;

  3. шетінен;

  4. басынан.

    1. Анықтама берілген мәлімет мұқият тексерілуі керек пе?

  1. иә, қажет;

  2. міндетті емес;

  3. тексерілмейді;

  4. дұрыс жауабы жоқ.



17 сабақ №7 машықтану сабағы


Сабақтың тақырыбы: Жалпы бланкіде деректемелердің бұрыштық және бойлық орналасу нұсқалары бойынша акті құрастыру


Мақсаты:

«Ақпартты анықтамалық құжаттар тобы туралы білімдерін тексеру. Акті ұғымы, түрлері, жасалу тәртібі, құрамы туралы білімдерін қалыптастыру.Актінің макеті бойынша негізгі деректер арқылы актіні құрастыруға үйрету.

Түсінігі болуы тиіс:

Актінің себептері туралы


Білуі тиіс:

Актінің деректемелік құрамын


Істей білуі тиіс:

Деректемелерге сай актіні құрастыруды


Жұмыс барысы:

АКТ

Акт – анықтамалық - ақпараттық құжат. Бекітілген фактілерді немесе оқиғаларды (құралдар жиынтығының, материалдық құндылықтарды қабылдау - тапсыру, іс, құжаттарды жою, апат актілері және т.б.) растау үшін белгілі бір адамдар тобы жасайды. Акт оны жасаушылар шығарған қорытындыдан, айтқан кеңестен, ұсыныстардан тұруы мүмкін (тексеру, зерттеу, тексеріс, бұйымды сынау және т.б.).

Актіні тұрақты жұмыс істейтін немесе басқару құжатымен басшының нұсқауы бойынша тағайындайтын комиссия жасайды. Комиссияның мүшелері актіде көрсетілетін мәселелердің мәнін және осы мәселені реттейтін негізгі заңнамалық, нормативтік құжаттарды зерделейді.

Актіде күні мен орны актіленетін оқиғаның күні мен орнына сай болуы тиіс.

Актінің мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі. Кіріспе бөлікте оны жасаудың негіздемесі көрсетіледі.

Актінің негізгі бөлігінде актіні құрастырушылар жасаған жұмыстардың мәні, мақсаты, міндеттері және оның нәтижелері көрсетіледі. Нәтижелерді бағалаудан кейін тұжырымдар жасалады және ұсыныстар беріледі.

Актіге комиссияның төрағасы мен мүшелері қол қояды, бұл ретте аты-жөнінің алдында лауазымы көрсетілмейді.

Бірқатар актілер үшін кәсіпорын басшысының бекітуі, мөр соғуы міндетті болады, олар содан кейін ғана заңдық күшіне ие болады





Актінің үлгісі


Қазақстан Республикасының Мемлекеттік

Елтаңбасы немесе ұйымның эмблемасы, логотипі, тауар белгісі (тауар белгісі)



Ұйымның ресми атауы Ұйымның ресми атауы

(мемлекеттік тілде) (орыс немесе басқа тілде)


АКТ

________________________ № ____________

(уақыты)


Шығарылған жері Шығарылған жері

(мемлекеттік тілде) (орыс немесе басқа тілде)

hello_html_m3f931f72.gifhello_html_m7eaa7d36.gifhello_html_m2a7690f7.gifhello_html_m7eaa7d36.gifhello_html_5951fc3b.gif

hello_html_m7eaa7d36.gifhello_html_m7eaa7d36.gif. . . тексеру нәтижесі туралы

hello_html_m3f931f72.gif

Нhello_html_7024fa14.gifегіздемесі: ұйым басшысының «... тексеру жүргізу туралы» (немесе басқа құжат: жұмыс жоспары, жоғары органның тапсырмасы және т.б.) (күні)
№ __ бұйрығы.


Мына құрамдағы комиссия жасады:

Комиссия төрағасы _________________________________________

лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты

Комиссия мүшелері: 1._________________________________________

лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты

2__________________________________________

лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты

_____________________________________________________________

______________________________________________________________

мәтін

Екі данада жасалды:

1-данасы: 5-7 істе

2-данасы: тексерілетін ұйымға жіберілді


Комиссия төрағасы қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

Комиссия мүшесі қолы Қолтаңбаның толық жазылуы



  1. Акті дегеніміз қандай құжат?

  2. Актілер қандай мақсатта жазылады?

  3. Актілердің арнайы толтыру үлгісі бола ма?

  4. Актілерді толтыруға кім қатысады?

  5. Актілер қай кезде жарамсыз болады?

18 сабақ №8 машықтану сабағы


Сабақтың тақырыбы.« Жалпы бланкіде деректемелердің бұрыштық және бойлық орналасу нұсқалары бойынша жеделхат және телефонхат дайындау».



Мақсаты : Жеделхат, телефонхат туралы түсінік. жеделхат, телефонхат құрастыруды үйрету.

Түсінігі болуы тиіс:

Жеделхат пен телефонхаттың мазмұны бойынша қнаадй құжаттар тобына жататынын


Білуі тиіс:

Жеделхат пен телефонхаттың деректемелік құрамын


Істей білуі тиіс:

Деректемелерге сай телефонхат пен жедлхат құрастыруды


Жұмыс барысы:


  1. Жеделхат, телефонхат туралы түсінік

  2. Жеделхатты, тедефлонхатты құрастыру


Жеделхат- телеграф ( телетайп) арқылы берілетін жедел сипатты құжат.

Хабарлау баяу орындалған жағдайда басқа жедел жеткізілім қажет болады. Жеделхаттар бір пунктте бірнеше мәтіндермен немесе бірдей мәтінмен - әр түрлі пункттерде жіберілуі мүмкін.

Жеделхаттар әр түрлі болады: фото жеделхат, жүйелік жеделхат, куәландырылған, қол қойылған жеделхат, сенім-жеделхат, арнайы бланкіде төленген жауабы бар жеделхат, және т.б.

Жеделхатты 2 (екі) бөліктен тұратын арнайы сызықпен көрсетілген бланкіде жазады:

Бірінші бөлігі сызық бойымен – телеграф арқылы беріледі;

Екнші бөлігі сызықтың астында – телеграф бойынша жіберілмейді және төленбейді.

Телефонхат - Шұғыл өкімдерді, мәліметтерді, хабарламаларды таратуға қолайлы. Алайда, құжаттың бұл түрінің жұмысы телефон байланысына қатысты.

Телефонхат берілгенде келесі ережелер сақталуы тиіс:

  • телефонхат мәтіні қысқа, айтылуы қиын сөздерсіз жазылуы тиіс;

  • телефонхат жазылғаннан кейін міндетті түрде тексеріліп, мекеме басшысының қолы қойылады;

  • жіберілген телефонхат бір данада жазылады;

  • қате жіберілмес үшін уақытын, күнін, ақша сапасын, талқыға түсетін сұрақтарды, нақты, анық түрде көрсету қажет;

  • телефонхат жіберілгенде оған хатты алушының қызметі, аты-жөні, фамилиясы және жіберілген уақыты жазылады;

  • егер, телефонхат бірнеше адамдарға немесе ұйымдарға жіберілсе онда оған қосымша осы ұйымдардың тізімі мен телефоны беріледі.

Телефонхат қабылданған жағдайда бірден басшыға танысуға беріледі.

Телефонхат қабылдап алушы хатшы немесе қызметкер телефонхатқа тіркеу нөмірін қояды.


Телефонхат үлгісі

Телефонхат



      1. 18



Техникалық колледж директоры С.И.Ахметовке


14 шілдеде 15 сағатта қалалық әкімдіктің үй-жайында жылу беру маусымына дайындық жөнінде кеңес өтеді.

Сізден өкіліңіздің келуін қамтамасыз етуіңізді сұраймын.


Қол қойған: қала әкімінің орынбасары С.М.Юрычев


Жіберген: хатшы Бәйменова , 4-18-58


Қабылдады: хатшы Кәрімова, 11 сағат 00 минут


Жеделхаттың үлгісі

ЖЕДЕЛХАТ


ШҰҒЫЛ

АСТАНА,

ЖЕҢІС Д-ЛЫ, 14

«ПАРАСАТ» ҚОРЫНА


«ТҰЛПАР» ПОЕЗЫМЕН ЖІБЕРІЛГЕН ЗАТТАРЫҢЫЗ ҚАБЫЛДАНЫП АЛЫНДЫ.

hello_html_4b1097ea.gif


000000, Алматы, Республика алаңы 4

Халықаралық «Қазақ тілі» қоғамы


Президент Жеке қолы ______________


М.О.


Күні


Орындаушының фамилиясы

және телефоны

Шығ. № _______ «___»_______



Бақылау сұрақтарына жауап беріңіз:

  1. Жеделхат ұғымы қалай анықталады?

  2. Жеделхаттың жіберілу тәсілдерін атаңыз.

  3. Жеделхат санаттарын көрсетіңіз.

  4. Жеделхат қалай жазылады?

  5. Құжатта мекен-жай иесі қалай көрсетіледі?

  6. Телефонхат дегеніміз не?

  7. Жіберілген телефонхаттың сипаты қандай болады?

  8. Телефонхат бірнеше қабылдаушы бойынша қалай беріледі?

  9. Телефонхатты тіркеу ерекшеліктерін атап көрсетіңіз.

  10. Телефонхат деректемелеріне нелер жатады?

19 сабақ


Сабақтың тақырыбы.« Қызметтік хаттар.Қызметтік хаттарды құрастыру, іскерлік хаттар».


Мақсаты:

Қызметтік хаттар ұғымы, түрлері, қолдану аясы, маңыздылығы туралы толық ақпарат беру. Қызметтік хаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар, деркетемелеріә туралы білімдерін қалыптастыру


Түсініктемесі болуы тиіс:

  • Қызметтік хаттарды жазу мақсаты туралы;

  • Қызметтік хаттардың стилі, қолданылатын сөздері туралы;

  • Хаттарды рәсімдеуге қойылатын талаптар туралы.


Білуі тиіс:

  • Қызметтік хаттар ұғымын;

  • Қызметтік хаттардың құрылымын;

  • Хаттарда қолданылатын деректемелерді

  • Қызметтік хаттардың түрлерін.


Істей білу тиіс:

  • Қызметтік хаттарды мазмұны бойынша ажыратуды;

  • Хат бланкісін құруды;

  • Белгілі тақырыпқа хаттың мәтінін құруды.


Жұмыс барысы:

  1. Қызметтік хаттар ұғымы, мәтініне қойылатын талаптар

  2. Қызметтік хаттың құрылымы

  3. Қызметтік хаттың түрлері

  4. Бақылау сұрақтары мен тест сұрақтарына жауап беру


1-сұрақ. Қызметтік хаттар ұғымы, мәтініне қойылатын талаптар


Қызметтік хаттар – бұл ол қандай да бір мәселе туралы мекемелермен, ұйымдармен және тұлғалармен пікір алмасу құралы қызметін атқаратын әр түрлі мазмұндаға басқару құжаттарының үлкен тобының жинақталған аты.

Қызметтік хаттар басқару қызметінде туындайтын көптеген жедел мәселелерді шешу үшін қолданылады. Қызметтік хаттың мәтіні қарапайым жазылады, бір мәселеге ғана арналады. Хаттың мәтіні жүйелі, нақты және анық болуы тиіс.

Хат арнайы бланкіде толтырылады және оның тақырыбы, адресаттың аты көрсетіледі, қол қойған тұлғаның аты-жөні және құрастырушының телефон нөмірі жазылады.

Хаттың мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі. Кіріспе бөлікте фактіге, күнге, хатқа сілтеме жасай отырып, хатты жазудың себептері көрсетіледі.

Екінші бөлігінде хаттың негізгі мақсаты (ұсыныс, бас тарту, өтініш, кепілдік және т.б.) айтылады. Мәтінді құрастыруда мынадай грамматикалық үлгілер пайдаланылады: өтінемін, өтінеміз, кәсіпорын өтініш жасайды,басшылық пен еңбек ұжымы өтініш жасайды, ұсыныс енгіземіз, ұсынамыз, хабарлаймыз, түсіндіреміз, мәлім етеміз т.с.с.

Қызметтік хаттардың негізгі мақсаты іс-әрекетке кірісудің қажеттігін сендіру, көрсету, түсіндіру. Сөздерді нақты мағынада анық қолданған дұрыс.

Хатта үзілді-кесілді сөздерден аулақ болған жөн: бұрынғыша, белгілі болғандай, мүмкін болса деген сияқты конструктивті тіркестердің болғаны дұрыс.

Шешімдерді қабылдау себептері көсемше арқылы беріледі: «есепке ала отырып», «басшылыққа ала отырып», «қарап» және т.б.

Кепілдік хаттардан басқа, хаттарда, факстерде құжат түрінің атауы көрсетілмейді. Хаттың тақырыптық бөлігінде мынадай деректемелер болады: «Құжаттың күні», «Құжаттың тіреу нөмірі», «Құжаттың тіркеу нөміріне және күніне сілтеме», егер жауап хат болса, онда мәтіннің тақырыбы көрсетіледі.

Бір мазмұнды хат бірнеше адресатқа жіберілетін болса, онда бірінші негізгі алушының мекен-жайы, сосын басқалары көрсетіледі. Егер құжат үшеуден көп адресатқа жіберілетін адресат қана жазылады.

Егер хат бұрын жіберілген хатқа қосымша ретінде болса, онда бұрын жіберілген хаттың нөмірі мен күні көрсетіледі.

Мекемеден жіберілетін хаттар екі топқа – бастама және жауап хаттар болып бөлінеді. Егер жауап хат болса, онда жауап беріп отырған бастама хаттың күні мен нөмірін көрсетеді. Бұл деректеме хат түпкілікті ресімделгеннен кейін бланкіге толтырылады.

Хаттар арнайы қағаздарға толтырылады және мынадай деректемелерден тұрады: қабылдаушы, бұрыштама, бақылау белгісі, мәтін тақырыбы, мәтін, қосымшаның бар екені туралы белгі, қолы, орындаушы туралы белгі, мәліметтердің магнит таспасына аударылғаны туралы белгі, хаттың келіп түскені туралы белгі.

Жіберілетін (шығыс) хаттарға мүдделі лауазым иелері бұрыштама белгі соғады. Мысалы, қаржы мәселесі бойынша хатқа бас бухгалтер белгі соғады. Бұрыштама белгілер кәсіпорынның өзінде қалатын хат көшірмесінің алдыңғы бетіне қойылады.

Екі құжат екі мекен-жай бойынша жіберілетін болса, алдыңғы екі данасы арнаулы қағазға басылып, көшірмесі жай қағазға түсіріледі, яғни барлығы үш дана болады.

Кей жағдайда хат мөрмен куәландырылады.

Қабылданатын (кіріс) хаттарға келіп түскендігі туралы белгі және кәсіпорынның басшы қызметкерлерінің тапсырманы орындауға алғандығы туралы бұрыштама белгі қойылады.

Онда орындаушының тегі, есімі, әкесінің аты, тапсырма мазмұны және орындау мерзімі көрсетіледі. Бұрыштамада міндетті түрде уақыты, қолы тұрады.

Мысалы:

У.С. Әбеновке

Жауап жобасы мерзіміне негізделіп дайындалсын

қолы

01.05.97


Егер құжатты орындаушылар саны бірнеше адам болса, олардың бәрі де бұрыштама белгіде көрсетіледі. Бірінші аталған адам орындауға жауапты болып саналады.

Белгі оң жақтан «қабылдаушы» мен «мәтін» деректемелерінің аралығына қойылады.


2-сұрақ. Қызметтік хаттың құрылымы.


Қызметтік хатты жазудың қалыптасқан тәртібі бар. Ол әркез сақталуы керек. Әдетте хат мынадай бөліктерден тұрады:

  1. Тақырыбы

  2. Күні

  3. Хат жолданып отырған мекеменің аты мен мекен-жайдың аты-жөні

  4. Кіріспе сөз

  5. Хаттың жалпы мазмұнын, мақсатын көрсететін бөлік

  6. Негізгі мәтін

  7. Хатты аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілік сақтау сөздері

  8. Жіберушінің қолы

  9. Қосымша (приложение) берілетін болса, оған сілтеме

  10. Құжатты дайындаушы, жіберуші туралы мәлімет

  11. Постскриптум (хаттың аяқ жағына қол қойғаннан кейін – «P.S.» таңбаларын қойып тұрып, одан кейін жазылған сөздер)

Хат жазылатын қағаздың сол жақ шетінен кемінде 2 см-дей орын қалдыру керек. Бірақ көп жағдайда 3-4 см қалдырылады.

Себебі хат қандай қалың іске тігілсе де 3-4 см қалдырылған орын оны тігілген жерінен оңай тауып, қиындықсыз оқуға мүмкіншілік береді.

Хат жазылатын қағаздың оң жақ шетінен кемінде 1 см орын қалдырылады. Ал төменгі және жоғарғы жағынан қалдырылатын орын біркелкі, кемінде 2 см. Бұл хат тексінің таза сақталуына, хатпен таныса отырып шетіне қосымша белгі қоюға септігін тигізеді.

Хат қағаздың мен бланкінің бір жақ бетіне ғана жазылады. Мүмкіндігінше хат мазмұнын бір бетке сыйдырған дұрыс. Егер хат бірнеше беттен тұратын болса, бет нөмірі қағаздың оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады.

Тақырып. Егер хат фирмалық бланкке емес, таза қағазға жазылса, жоғарғы жағына алдымен мекеменің толық аты, мекен-жайы, телефон нөмірі жазылады. Қажет болған жағдайда мекеменің немен айналысатыны да көрсетіледі. Айтылған мәліметтер қазақ тілінде, қажет жағдайда қосымша орыс немесе ағылшын тілінде беріледі.

Егер мекеме мен хат алушы арасында хат жазысу үнемі болып тұратын болса, онда қағаз бетінің орташа тұсына келген хаттың нөмірі мен күніне сілтеме жасауға болады. Мысалы: «сізден 1999 жылы 10 желтоқсанда келіп түскен шығу нөмірі 1007-хатқа орай...».

Мерзімі. Хат жазылып отырған күн қағаздың оң жақ бұрышында көрсетіледі. Хат жазылған ай цифрмен емес жазбаша көрсетілген дұрыс. Себебі цифрды тез шатастырып алуға болады, оның үстіне кейбір елдерде бірінші цифр жазылған күнді емес айды білдіреді.

Хатты алушы мекеменің аты мен мекен-жайы. Тақырыптан кейін хат жолданып отырған мекеменің аты, келесі жолға хат алушының аты-жөні жазылады.

Хат алушы лауазымын көрсеткен жөн, бірақ міндетті емес. Егер хат алушы тегін білмесеңіз, лауазымын ғана көрсетуге болады. Мысалы, Республикалық «Жас алаш» газетінің редакторына, немесе, № 105 орта мектептің директорына т.с.с.

Егер бір хат бірнеше адамға жіберілетін болса немесе көшірмесі басқа адамға да жіберілетін болса, ол міндетті түрде бірінші экземплярда көрсетілуі керек. Хаттың көшірмесін жібермес бұрын оның көшірме екендігін ескерткен жөн.

Хат алушының мекен-жайын жазу ережесі жалпыға бірдей: пошта индексі, ел аты (мемлекет), елді мекеннің типі (қала, кент, аудан орталығы т.б.) және аты (Алматы, Талдықорған, Ақсу т.б.) көше, алаң, даңғылы аты (Достық даңғылы Республика алаңы, Манас көшесі т.б.) үй номері. Алыс шетелдерге жіберілетін хаттардың мекен-жайының жазылуы сол елдердегі байланыс қызметінің ішкі ережелеріне сәйкес болуы керек.

Кіріспе сөз. Ресми кіріспе сөздің қабылданған стандарт нысандары бар. Егер сіз респондентпен бұрыннан өте жақын қарым-қатынаста болсаңыз ресми кіріспе сөзді біраз жұмсартып қолдануыңызға болады.

Кіріспе сөз мекеме, ұйымға да ұйым басшысына жеке де қарата айтыла береді. Кіріспе сөз азат жолдан бастап жазылады.

Мысалы:

«Құрметті мырзалар!»

«Мырзалар!»

«Құрметті М.С. Болатов мырза!»

«Құрметті Р. Оразаева ханым!»

«Аса қадірлі Т.С. Садықов мырза!»

«Аса құрмет тұтатын Р.С. Тазабеков мырзаға!»

Айырықша жағдайда болмаса аса қадірлі, терең құрмет тұтатын сөздері жиі қолданылмайды.

Хаттың жалпы мазмұн, мақсатына нұскау. Көп жағдайда негізгі мәтінінен бұрын хаттың жалпы мазмұн, мақсатын білдіру үшін қысқаша мәлімет жазылады. Бұл кіріспе сөзден кейін бір интервал жіберіп барып қағаздың оң жақ шетіне жеке жолға жазылады. Мысалы: «№ 17 тапсырыстың орындалуы жайлы», «Б.Б. Мағзұмов ісіне байланысты». Сілтемелер қысқа, әрі нақты болуы керек.

Негізгі мәтін.

Хатты жазбас бұрын мына жағдайларды ескеру керек:

  1. Хатты жазудағы мақсатыңызды тағы еске түсіріңіз. Бұл мәселені хатсыз шеше алмайтындығыңызға тағы да көз жеткізіңіз. (Мысалы, бұл мәселені телефон арқылы шешудің мүмкіндігі жоқ па? Ол адаммен кездесу кезінде шешудің сәті түспей ме? Немесе сіз респондент өтініші бойынша жазбаша жауап беруге тиістісіз бе? Т.б.) Тек осыдан кейін ғана хатты қандай мазмұнда жазуды ойластырыңыз, осылайша сіз қажетсіз хатты жазбайсыз, уақытыңызды да шығындамайсыз.

  2. Хат мәтінін жазуға керекті материалдары дайындап алыңыз.

  3. Бұған арнайы уақыт бөліңіз. Хат дайындап отырған кезде сізді алаңдатпауын өтіңіз.

  4. Қажетті кеңсе заттарын немесе компьютерді жұмысқа дайындап қойыңыз. Хат дайындап отырған кезде кейбір ұсақтүйекті іздеуге, кемшіліктерді түзетуге уақыт кетірмес үшін барлық қажетті заттарды алдын ала дайындап қойыңыз.

  5. Егер хатқа қосымша (приложение) дайындалатын болса, оған да жеткілікті мән біріліп, уақыт бөлінуі керек.

Хатты қашан дайындап, бастырып, қай күні жіберу мерзімін, орындалуын қадағалаңыз.


Қызметтік хаттың мазмұнына қатысты кейбір кеңестер:

  1. Қызметтік хаттың қолжазбасы дайындалғаннан кейін оны үш бөлімге бөліп қарастырыңыз. Бірінші – кіріспе бөлім – қорытынды, негізгі ұсыныстар, шешімдер, нұсқаулар айтылатын бөлім.

  2. Кіріспе бөлімде (хаттың мазмұнына сілтеме) жалпы хат мазмұнында айтылатын негізгі ойды ашатын, хат мақсатын анық көрсететін бір-екі сөйлемнің болуына көңіл бөліңіз.

  3. Негізгі фактілер келтірілетін яғни анықтаушы бөлімінде істің жалпы жағдайына тоқталыңыз, негізгі мәселелерді анық көрсетіңіз. Сізге келіп түскен хатта респонденттің сұрақтарды болған болса, оған жауап беріңіз. Шешілмеген мәселелерді бөліп жазыңыз, себебін қысқаша түсіндіріңіз.

  4. Тапсырма, бұйрықтар болса нақты беруге тырысыңыз. Сөйлемдеріңіз шұбалыңқы, көп сөзді болмасын.

  5. Құжат мәтінін түзетіп, саралағаннан кейін қайталап оқып шығыңыз. Неше дана керек екендігін анықтаңыз.


Хатты аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілікті сақтау сөздері.

Хатты аяқтай келе айтылатын сыпайгершілікті сақтау сөздері күнделікті қолданылатын «Сау болыңыз!», «Жақсылықпен кездесейік!» сөздердің орын ауыстыра алатын ресми стандартты сөздер болуы керек. Сыпайыгершілікті сақтау сөздері мекемеге де, жеке адамға да қарата айтыла береді. Хат түріне қарай «Құрметпен...», «Құрмет тұтушы...» т.б. сөздер қолданылады.

Жіберушінің қолы. Хаттың бұл бөлігінде жіберушінің ресми қызметі, аты-жөні жазылады және (көшірме қолтаңба) қойылады. Егер хатқа қол қоятын бірнешеу болса, олар бағыныштылық ұстаным бойынша (лауазым дәрежесіне бірдей болса, алфавит тәртібімен жазылады. Мысалы,

34 гимназия директоры ------------------- Г.Ғалымова

34 гимназия зертханасының меңгерушісі ---------------------- С.Уәлиев

Қосымшаларға сілтеме. Жолдама хатта көрсетілген мәліметтің бәрі қосымша болып есептеледі. Қосымша бірнешеу болса, оның тізімі жасалады. «Қосымша», «Қосымшалар» сөзі беттің сол жақ шетіне жазылады.


Құжатты дайындаушы туралы мәлімет. Қызметтік хаттың бұл бөлігі құжатты дайындаушының кім екендігін міндетті түрде көрсету қажет болған жағдайда ғана толтырылады. Құжатты дайындаушы туралы мәлімет қосымшалар туралы мәліметтен кейін көрсетіледі. Құжатты дайындаушы туралы мәлімет парақтың сол жағынан ұсақ шрифтімен жазылады. Бұл мәліметке:

  1. «Орындаушы» немесе « Құжатты дайындаушы» деген сөз жазылады.

  2. Құжатты дайындаушының аты-жөні.

  3. Жұмыс телефоны.

  4. Құжат дайындалған күні көрсетіледі.

Мысалы: «Орындаушы А.С.Бердібекова жұмыс телефоны: 53-30-42, 2003 жылғы желтоқсанның 3-і»

Постскриптум. Постскриптум – латын тілінен аударғанда «хаттың аяқ жағына, қол қойылғаннан кейін «p.s.» таңбаларын қойып тұрып, одан кейін жазылатын сөздер немесе мәтін» деген мағына береді.

Хатты жедел жіберу қажет болған жағдайда постскриптум қолмен жазылады. Қол қойылып, датасы көрсетіледі.

«p.s. 4 – тоқсан бойынша жасалған есепті жаңа ғана қабылдап алдым.

2003 жылғы қарашаның 31-і, сағ. 17.30.»


(әрбір баспа парақтың реттік нөмірі, көшірме қолтаңба)



3-сұрақ . Хаттардың түрлері

Мазмұны бойынша қызметтік хаттардың көптеген түрлері болады:

Ілеспе хаттарадресатқа қоса жіберілген құжаттар туралы ақпарат беретін құжат.

Хабарлама хат - өзінің стилі бойынша шақыру хаттарына және ақпараттық хаттарға ұқсас. Нақты адресат үшін толтырылады және сұратуға жауап болып табылады.

Жарнамалық хаттар – ақпараттық хаттардың бір түрі, нақты адресатқа жіберіледі және жан-жақтысипаттамасы және жарнамалап отырған тауарлар мен қызмет көрсетулердің бағасы көрсетіледі.

Шақыру хаты – адресатты қандай да бір жүргізілетін іс-шараларға қатысуға шақыру. Нақты тұлғаларға, сондай-ақ мекемелерге жіберіледі.

Растау хаттары – бұрын жіберілген құжаттың күшінде қалатынын хабарлайтын жіберілімдерді алу туралы хабар.

Ескертпе хат – қандай да бір міндеттеменің не жүргізілген іс-шаралардық орындалу мерзімінің жақындағанын немесе өтіп кеткенін көрсетеді.

Бастама хаттар – бұл жауап талап ететін хат.осындай хаттардың көпшілгі қандай да бір мәселені шешуді өтіну болып келеді.

Кепілдік беру хаты – ондағы міндеттемелерді орындауды қамтамасыз ететін құжат. Бұл хаттарда ақы төлеуге, өнімді немесе оның қандай да бір бөлігін жеткізу мерзімдеріне кепілдік береледі.

Коммерциялық хаттар – келісім-шарттар жасау және оны орындау кездерінде жасалады. Олар сатып алушының тауарлар, қызметтертуралы жан-жақты ақпарат беруін өтінужәне немесе тауар жіберуге ұсыныстар, сатушылардың жауаптары, жарнамаға жауап, кредиттік хаттарболуы мүмкін.

Жауап хаттар – бастама хаттардың сипаттамасына байланысты болады, өйткені оның мәтінінің тақырыбы белгілі, бастама хатта қойылған мәселелерді шешу сипатын жазу ғана қалады-ұсынысты, өтінішті орындауды қабылдау немесе одан бас тарту.



тест сұрақтарына жауап беріңіз


1. Қызметтік хаттың деректемесі бүл:

1) оның жеке элементі;

2) қызметтік хаттың бөлігі;

3) фирмалықбланк.


2. Қызметтік хаттың авторы ол:

1) хатты жіберген ұйымның, фирманың аты;

2) хатқа қол қоятын лауазымды адам;

3) хатқа мәтін дайындаушы.


3. Қай жағдайда "Адресат" деректемесі дүрыс көркемделген:

1) № 10 мектеп директоры

Есембаева Жанна Серікбайңызына.

2) "Айя" фирмасының бас директоры

А Әділова ханымға

3) АҚ "Сүт" директоры

А.Б.Байдильдин мырзаға

638026, Павлодар, Кутузова,33

4) 638026, Павлодар қаласы,

Сәтбаев көшесі, 16

7үй, С.М.Әбдіхалықова


4. Жіберген кезде адресат аты қалай жазылады?

1) адресат тегінің алдынан;

2) адресат тегінен кейін.


5. Қандай қызметтік хатта, келіп түскен қүжаттың индексі мен күніне сілтеме қойылады?

1) кепіл;

2) ілеспе;

3) жауап;

4) циркуляр;

5) барлық түрінде.


6. Қызметтік хаттың индексі бүл:

1) хаттың реттік нөмірі;

2) әріппен көрсетілген реттік нөмір;

3) ңүжаттың сақталуы мен орындалған жері туралы санмен берілген ақпарат.


7. Қызметтік хаттың жөнелтілетін нөмірі бүл:

1) адресат қойған тіркеу нөмірі;

2) орындаушы қойған тіркеу нөмірі.


8. Қандай қызметтік хатта қосымша туралы белгі болады?

1) сұрау салу;

2) ақпараттық;

3) ілеспе;

4) барлық қызметтік хаттар.


9. Қандай жағдайда қызметтік хаттың мәтінінде қосымша деректемесі айқындалған?

1) қосымша; 3 б, 2 д.

2) қосымша: 1. Жобаның келісу туралы анықтамасы 4 б: 1 данада.

2. Жоба туралы пікір 2 б, 1 данада.


10. Қандай жағдайда қызметтік хатта "қол қою" деректемесі дұрыс көркемделген?

1) О.О.О Мария директоры В. А Щеголькова

2) Бас бухгалтер С.М. Ақжолова

ОӨБ директоры А.В Овчинникова

3) Мектеп директоры Б.Т. Нургазина

4) ТУ-6 директоры А.С Кәрібаева


11. Қандай мақсатпен хатта орындаушының аты-жөні және телефоны көрсетіледі?

1) қауырт байланыс үшін;

2) құжатқа заңды күш беру үшін.


12. Қай қызметтік хатта мөр қойылады?

1) ілеспе;

2) сұрау салу;

3) кепіл;

4) ақпараттық;

5) барлық қызметтік құжаттарда.


13. Қызметтік хатта қарарды қалай жазуға болады?

1) Мәтін соңына;

2) Жеке параққа;

3) Мәтіннің бос жеріне.










20 сабақ №9 машықтану сабағы


Тақырыбы: «А4 және А5 форматтарында реквизиттердің бойлық және бұрыштық орналасу нұсқалары бойынша қызметтік хат макетін құрастыру»


Мақсаты:

Қызметтік хаттар туралы білімдерін іс жүзінде көрсете білу;

Хат бланкісін құрастыру;

Хатты стандартқа сәйкес ресімдеу.


Жабдықталуы: қызметтік хаттарға арналған ОӘК, компьютер, үлгілер


Жұмыстың орындалуы:

  • Қызметтік хат деген қандай құжат екенін есіңізге түсіріңіз;

  • Қызметтік хаттың деректемелерін есіңізге түсіріңіз.


І. Қызметтік хаттың бланкісін кезең-кезеңмен жасаңыз:

  1. Microsoft Office Word құжатын ашыңыз, беттің жоғарғы жағына 3 бағанды, 1 жолды таблица жасаңыз

  2. Талицаның 1 бағанына мемлекеттік тілде мекеменің толық атауын және мекеме бойынша ақпараттық деректемелерді жазыңыз

  3. Таблицаның 3 бағанына мекеменің атауы мен анықтамалық деректерді орыс тілінде жазыңыз. Қазақ және орыс тілдеріндегі жазулар бір деңгейде орналасуы тиіс

  4. Таблицаның 2 бағанына мемлекеттік елтаңбаны немесе ұйымның эмблемасын орналастырыңыз

  5. Таблицаны ерекшелендіріңіз, Разметка страницы –границы страницы- границы батырмасына басып таблицаның шектік сызықтарын алып тастаңыз

  6. Бір интервал төмен түсіріп күні мен тіркеу нөміріне сызық сызыңыз, одан бір интервал төмен түсіріп күні мен нөміріне сілтеме жасауға арналған сызық сызыңыз


«

hello_html_m1f97012a.gif

Қазақмыс»

акционерлік қоғамы


hello_html_m4a6a0d74.gif

Акционерное общество

«Казахмыс»


0713002, ШҚО, Риддер қаласы, Тәуелсіздік даңғылы 15

тел: 8 (72336) 56398

факс 8 (72336) 56985

е-mail KAZ@.mail.ru


0713002, ВКО, город Риддер,

проспект Независимости 15

тел: 8 (72336) 56398

факс 8 (72336) 56985

е-mail KAZ@.mail.ru


hello_html_257cc57.gif

_________________№ ___________

нhello_html_m74c21297.gifа № __________________________



hello_html_3ee3f674.gifhello_html_42adf50.gifhello_html_m74755f97.gif


  1. Екі интервал төмен түсіріп беттің оң жағына адресатты жазыңыз (мекеменің атауы мен басшысын ойдан құрастырыңыз)


  1. Екі интервал төмен түсіріп хаттың мазмұнын азат жолдан бастап жазыңыз. Хаттың мазмұнын жазу үшін ОӘК көмегіне жүгініңіз. Ең алдымен жазатын хатыңыздың түрін анықтап алыңыз (сұрау, жауап, кепілдік, құттықтау, шақыру т.б)


  1. Екі интервал төмен түсіріп мекеме басшысының лауазымы мен аты-жөні, тегін жазыңыз:


Директор А.М. Исмаилов


  1. Беттің төменгі жағына орындаушы туралы белгі қойыңыз


ІІ. Хатты құрастырыңыз және жеткіліксіз деректемелерді толықтырыңыз


«Павлодар- мебель» ЖШС, Павлодар қаласы, Қ.Сәтпаев к-сі 17, «Алатау» фирмасы, 111205 Астана қаласы, Төле би көшесі 172, тел 36-00-10, факс 32-00-01. Жиһаз жеткізуді кешіктіру туралы.

Біз сізге 00.00.00 дағы №--- келісім-шарт бойынша келісілген үш офис жиһазының комплектісін, өкінішке орай, уақытында жеткізіп бере алмағандарыңыз туралы хабарлаймыз. Өзара келісілген мерзімнен бір-екі апта уақыт өтіп кеткенін естеріңізге саламыз.

Бұдан әрі кешіктіретін болсаңыздар бірлескен қызметті доғаруымыз әбден мүмкін. Біз сіздер қажетті шаралар қолданып, оның нәтижесі туралы бізге хабарлайды деп үміттенеміз. Директор, қолы, аты-жөні, Рудницкая 234546


Жұмысты қорғау:


  1. Қызметтік құжат мазмұны бойынша қандай құжаттар тобына жатады?

  2. Қызметтік хат құрастыруда қандай деректемелер қолданылады?

  3. Орындаушы туралы белгі не үшін жазылады?

  4. Хаттың бланкісінде қандай деректер жазылады?

  5. Хаттың мәтіні қандай бөлімдерден тұрады?






22 сабақ №10 машықтану сабағы


Тақырыбы: «Құжаттар көшірмелерінің көркемделу және берілу ережелері»


Мақсаты: Құжаттар көшірмелерінің, үзінділерінің көркемделу және берілу ережелерін мегеру, тәжірибелік әдіспен растайтын жазбаны жазып үйрену, бұрықтан көшірме жасауды үйрену


Түсінігі болуы тиіс:

Құжат көшірмесінің жазылу себептері туралы


Білуі тиіс:

Құжат көшірмесі ұғымын, құжат көшірмесінің көркемделуін


Істей білуі тиіс:

Растайтын жазбаны жазуды


Жұмыс барысы:

Құжат көшірмесі де үзінді сияқты А4 форматты қағазда дайындалады. Құжат көшермесінің ақиқаттығы ұйым жетекшісінің қол қойып, мөр басуы арқылы куәландырылады. Параққа төмендегі мәлеметтер жазалады:

  • Құжат аты;

  • Толық көлемдегі төл мазмұнды сөзбе – сөз қайталайтын негізгі мәтін; (үзінді мәтінде төл мазмұнның тек керекті жерлерге қайталанады).

  • Егер тұпнұсқа белгілі бір ұйымда сақталатын болса, ол жайлы ескертпе;

  • Ұйым мөрімен бекітілген көшірмені растайтын жазба;

Құжат аты мен негізгі мәтін жоғарыда айтылған ережелерге сәйкес жазалады.

Құжат тұпнұсқасының сақталатын жері туралы ескерту. Негізгі мәтіннен 1 интервал төмен жазалады. Мысалы, «Құжаттың тұпнұсқасы ғылыми – зерттеу институт ахивінде сақталады».


Растайдын жазба. Растайтын жаза тырнақшаға алынған «көшірме дұрыс» деген сөз, тұпнұсқаның ақиқаттығынрастайтын лауазымды тұлға қызметі, жеке қолы, фамилия мен аты – жөнінің басқы әріптері кіреді.


Мысалы:

«Көшірмесі дұрыс»

Қазақстан Республикасы

Ғылым академиясы

А.Байтұрсынов атындағы

Тіл Білімі институты

Қолжазбалар бөлімінің

Меңгерушісі __________ ____________

(қолы) (аты – жөні)


Машықтанудың орындалуы: берілген құжаттың көшірмесін дұрыс рәсімдеу




БҰЙРЫҚТАН КӨШІРМЕ

(жеке құрам бойынша)


Түйін сөздер: жіберу, қабылдау, рұқсат ету, бөлу, тұру, босату, ауысу, пайдалану, тіркеу және т.б.


БҰЙРЫҚТАН КӨШІРМЕНІҢ деректемелері:

  1. мекеменің аты (министрлік, басқарманың аты) – құжат авторы;

  2. құжат аты – БҰЙРЫҚТАН КӨШІРМЕ;

  3. түпнұсқа құжаттың күні мен нөмірі (бұйрық);

  4. басылған жері (қала);

  5. бұрыштамасы;

  6. анықтаманың бөлігі (егер бар болса);

  7. міндеттеме бөлігі – қажетті бұйрық пункті;

  8. қол қою;

  9. куәландырылған қысқа жазуы («қол қою» деректемелері төмен 3 интервал арқылы).


Үлгі:


3 орта мектеп – кешені

Бұйрықан көшірме

01.09.00ж №1

Көкшетау қаласы

Оқушылардың білім сапасын көтеру туралы


Оқушылардың білім сапасын көтеру және оқушылардың білімге қызығушылыған арттыру мақсатында бұйырамын:

4. Жыл бойы әрбір пән бойынша мектеп ішінде олимпиадалар мен байқаулар өткізілсін.


Мектеп директоры қолы М.С.Мұсатаев

Дұрыс: хатшы қолы М.С.Ержанова

03.09.00ж

1-3/92 – іске М.А.Сәрсенова



Тапсырма: Бұйрықты деректемелерін бойлық орналастырып, толық толтырып компьютерде рәсімдеңіз, үлгі бойынша бұйрықтың мәтінінің 2 тарауынан көшірме жасаңыз


______________________________

(Кәсiпорынның атауы)


БҰЙРЫҚ


«____»_________ 200___ж №________________ _____________ қаласы


Iс қағаздарын жүргiзу бойынша нұсқаулықты енгiзу туралы


Кәсiпорында құжаттармен жұмыс жасау iсiн дамыту және олардың сақталуын қамтамасыз ету мақсатында,

БҰЙЫРАМЫН:

1. Кәсiпорында iс қағаздарын жүргiзу бойынша Нұсқаулықты бекiту.

2. Iс қағаздарын жүргiзу бойынша Нұсқаулықты ________бастап енгiзу.

3. Кәсiпорынның барлық құрылымдық бөлiмшелерi мен қызметкерлерi _______ 200__ жылдан бастап iс қағаздарын жүргiзу бойынша Нұсқаулықты, құжаттармен жұмыс жөнiндегi Ереженi басшылыққа алсын.

4. Хатшы __________________ iс қағаздарын жүргiзу Нұсқаулығын көбейтiп, оны құрылымдық бөлiмшелерге______ ______200__ж. дейiн жеткiзсiн.

5. Осы бұйрықтың орындалуын _________________________бақыласын.

(лауазымы,аты-жөнi)


Кәсiпорынның директоры______________ ________________________

қолы аты-жөнi



  1. Құжаттың көшірмесі дегеніміз не?

  2. Растайтын жазбаға қандай мәліметтер кіреді?

  3. Бұйрықтан көшірменің деректемелерін атап көрсетіңіз.

23 сабақ №11 машықтану сабағы


Тақырыбы: «Құжаттардың нөмірленуі, дайындау және көркемдеу тәртіптері»


Мақсаты: Құжаттардың нөмірленуі, дайындау және көркемдеу тәртіптері туралы білімдерін қалыптастыру. Тәжірибелік әдіспен құжаттарды дұрыс көркемдеуге, деректемелерді дұрыс қолдануға үйрету


Білуі тиіс:

Ресми құжаттарды ресімдеу тәртібін


Істей білуі тиіс:

Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптарға сай қызметтік хаттың ресімдеуді


Жұмыс барысы:


Құжат мәтінің көркемделуіне қойылатын талаптар.


Ресми құжат мәтіні - құжаттың тілдік ақпаратын түгел немесе негізгі бөлігін қамтатын жазудың кез келген түрі бойынша немесе дыбыстық жазбаның кез келген жүйесі бойынша белгілі бір негіз түріне түсірілген ақпарат. Құжат мәтініне қойылатын жалпы талап мазмұндаудың ықшам, айқын және дәл болуы. Құжат мәтіні байланыстыру сипатында, анкета, таблица түрінде болуы мүмкін. Байланыстыру сипатындағы мәтін, екі бөлімнен тұрады. Бірінші бөлімде құжаттың жасалу себебі, негідемесі, мақсаты көрсетіліп, екіншісінде ( қорытынды бөлімде ) - шешім, түйін, өтініш, ұсыныс жазылады. Құжат өзге ұйымдардың құжаттары бойынша немесе бұрын шыққан құжаттар негізінде әзірленген болса, мәтінде олардың аттары және реквизиттері көрсетіледі. Құжат мәтіні бірінші және үшінші жақтан жазылды. Мәселен: жеке басшылық негізінде шығарылған өкімдік құжаттар ( бұйрық, өкім ), сондайақ басшылар тарапына бағытталған құжаттар ( арыз, баяндау хат ) бірінші жақтан жазылады;

= алқалы органдардың өкімдік құжаттары, ұйымның құқықтары мен міндеттерін белгілейтін құжаттар, фактілерді сипаттау, баға беру немесе қорытындылау мәніндегі құжаттар ( акті, анықтама ) – үшінші жақтан жасалады. Қандай да бір іс - әрекеттің орындалу мерзімі туралы мәліметтер ақпаратты құжаттар мәтінінің соңында беріледі. Құжаттар терминологиясы заңнама мен өзге де нормативтік актілерде белгіленген ережелермен сәйкес болуы тиіс. Мәтінде қолданылуы қажетті, бірақ адресатқа түсініксіз болуы мүмкін терминдерге түсініктеме ( жақша ішінде ) берілуі шарт. Шетелдік сөздерді шамадан тыс көп қолданудан аулап болған жөн. Құжаттарда қолданыстағы орфография, стандарт ережелері бойынша белгіленген қысқартуларды, әсіресе аумақтық билік органдарының жалпыға ортақ етіп қысқартылған атауларын пайдалануға болады.Мекемелердің, ұйымдардың, кәсіпорындардың атауларын қысқарту кезінде бұл атаулар олардың жарғыларында, ережелерінде белгіленген қысқартулармен сәйкес келуі тиіс. Құқықтық актілердің мәтіндерінде ұйым атаулары толық жазылуы шарт. Лауазым атауларын тек мәтін арасында ғана қысқартуға болады. « Адресат » ( мекенжай ) және « Қолы » ( « қолтаңба » ) реквизиттерін толтырғанда лауазым атауын қысқартуға болмайды. Құжыт мәтінінде аты - жөні ( инициалы ) фамилиядан ( тегінен ) кейін, « Қолы » реквизитінде - фамилиядан кейін тұрады. Хаттамалар мен үзінді көшірмелерде фомилияларды алфавит ( әліпби ) ретімен тізбелеп жазу кезінде « инициалды » фамилиядан кейін орналастырған жөн. Мәтін арасында тізбеленген жағдайда әр фамилия жаңа жолдан дефиссіз жазылады. Мәтінің тақырыбы көбінесе, « не туралы ? » деген сұраққа жауап береді. Хаттама, акті, нұсқаулық ,жарғы, шарт сияқты құжаттар құжат түрінің атымен септік жалғауында байланысыуы қажет, мысалы « істік тапсыру - қабылдау актісі », « Директорлар кенесі отырысының хаттамасы». Сұратуға жауап берген кезде міндетті түрде сұратудың нөміріне

Сілтеме жасалады:

2007 жылғы _____ _______ № _____сұратуға сәйкес.

А5 форматында басылған құжаттарға тақырып қойылмайды. Жоғарыда айтылғандай мәтінге қойылатын талаптардың ең маңыздысы – оның қысқа жазылуы. Хаттардың, факстердің және басқа құжаттардың мәтіні бір беттен аспауы тиіс. Келісім – шарттар мен шарттардың көлемі шектелмейді. Мәтіннің қысқалығы ықшам жазумен, күрделі сөйлемдерді жай сөйлемдерге ауыстырумен, қайталаудың болмауымен ерекшеленеді.

= Сөйлемдер екі түрлі түсінік тудырмайтын, заңды

тұрғыдан дұрыс, нақты құрылуға тиіс: ойды нақты беру үшін сөздердің дұрыс құрылуы, яғни бастауыштан кейін баяндауыш келіп, анықтауыш сөздер анықталатын сөздердің алдына шығу керек.

= Қызметтік құжаттар байсалды, сыйластыққа - нгізделген әрі түсінікті болуы тиіс. Үзілді – енсілді пікірлерден аулақ болған жөн.

= Құжаттағы ұзаннан – ұзақ сөйлемдерді түсінікті болу үшін оны бірнеше абзацтарға бөлген дұрыс.

= Құжаттың мәтіні – құжатты жасау және ресімдеудегі ең басты деректеме. Басқарту құжаттарының көбі екі бөліктен тұрады:

= Құжаттың негізін және жасау себебін құрайтын кіріспе;

= тұжырымдар, ұсыныстар, өтініштер, шешімдер жазылатын негізгі бөлік.

= Құжатты жасаудың негізі басқа құжат болып табылған жағдайда, жасалып отырған құжаттың мәтінінде сол құжаттың атын, күнің, нөмірін көрсете отырып, оғансілтеме жасалуы тиіс.

= Үлкен көлемді құжаттардың мәтіндерін араб сандарымен нөмірленетін бірнеше бөлімге, бөлімшелерге, тармақтар мен тармақшаларға бөлінеді:

1. Бөлім ( тарау )

1.1 Бөлімше

1.1.2. Тармақ

1.1.1.1. Тармақша.

Болімшелердің ішіндегі абзацтар нөмірленбейді.

= Бухгалтерияда бухгалтерлік есеп және есеп бару құжаттарының көбі жасалады, ресімделеді және өңделеді. Бастапқы құжаттарда шаруашылық операцияларын жасу фактісі тіркеледі.

= Бухгалтерлік құжаттар бірегейлендірілген. Олар үлгі бланкілерде, сондай - ақ министірліктер мен ведомстволарда әзірленетін және бекітілетін арнайы нысандарда жасалады. Бастапқы құжаттардың жекелеген

нысандары қатаң есептегі бланкілерге жатады.

= Бастапқы құжаттарға жазбалар сиямен шарикті қаламмен, химиялық қарындашпен немесе жазу машиналары мен механизация құралдары арқылы орындалады. Бастапқы құжаттардағы бос жолдарды сызып тастайды.

= Бастапқы құжаттар трафаретті бланкілерде орындалатын болғандықтан, оларды жасау кезінде өзгерген ақпараты бар мәтіннің бір бөлігі ғана жазылады ( толтырылады ).

= Бухгалтерияда қолданылатын басқару құжаттарында мәтінді жазудын мынадай нысандары болуы мүмкін:

= жекеше түрдегі бірінші тұлғаның атынан : бұйырамын, ұсынамын, міндеттеймін, өтінемін ( бұйрықтарда, өкімдерде, өтініштерде, баяндау хаттар мен түсіндірме жазбаларда ):

= жекеше түрдегі үшінші тұлғаның атынан : шешті ;

= көпше түрдегі бірінші тұлғаның атынан : шешілді, ұсынамыз.

= кімнің атынан екені белгісіз сөйлемдер. Мысалы: « Орындалуын бақылау . . . .жүктеледі » ; « Ұсынылған смета бекітілсін ».

= Қызметтік хаттарда қысқаған сөздер мен сөз тіркестері қолданылады, бұл құжаттың көлемін азайтады және ақпаратты қабылдауды тездетеді.

= Лауазымды тұлғалар өздерінің құзіреті шегінде құжатка қол қояды. Бір адам басқаратын мекемелерде жасалатын құжаттарға бір лауазымды тұлға қол қояды. Алқалық органдар қабылдаған құжаттарға екі адам қол қояды ( төраға және хатшы ). Алқалық органдардың құжаттарында құжатты жасаған тұлғаның қызметі емес, ал комиссия құрамында міндеттерді болу ( төраға, комиссияның мүшелері ) көрсетіледі және оған комиссияның барлық мүшелері қол қояды. Екі және оданда көп қолдар мазмұнына бірнеше тұяға жауап беретін құжаттарда қойылады. Мысалы, шартқа және келісім – шартқа келісуші тараптар қол қояды.

Ақша – қаржы құжаттарына қолдары қызмет көрсететін банктерде тіркелетін мекеменің басшысы және бас бухгалтер қол қояды. Егер қол қоятын басшы болмаған жағдайда, құжатқа оның орынбасары немесе міндетін атқаратын тұлға қол қояды. Бұл ретте құжатқа нақты қол қойған тұлғаның лауазымы, аты – жөні толық көрсетіледі. « Міндетін атқарушы » немесе « орынбасары » деген түзетулер машинка жазуы арқылы түзетіледі немесе қолмен жазылады. Лауазымның алдынан көлбеу сызық қоюға немесе « үшін » деп жазуға рұқсат етілмейді. « Қол қою » деректемесі « құжаттың мәтіні », « қосымшылардың болуы туралы белгі », деректемелерінен кейін орналасады.

Бір құжаттың үш данасы болған жағдайда ұйымда қалатын данаға қол қояды, ал қалғандарын орындаушы растайды немесе оларға басшының факсимелесі қойлады. Көптеген құжаттардың мәтіндері қол қойғанға дейін мүдделі лауазымды тұлғалармен және құрылымдық бөлімшелермен, оның ішінде бухгалтериямен, әдетте, бас бухгалтермен келісіледі.



Бақылау сұрақтары


  1. Алқалы органдардың өкімдік құжаттары, ұйымның құқықтары мен міндеттерін белгілейтін құжаттар, фактілерді сипаттау, баға беру немесе қорытындылау мәніндегі құжаттар қалай жазылады?

  2. Құжаттың кіріспесінде не жазылады?

  3. Құжаттың мәтінін жазуға қандай талаптар қойылады?

  4. Құжаттарджы ресімдеуде қандай құжат бланкілері қолданылады?

24 сабақ №12 машықтану сабағы


Тақырыбы: «Машинограммалар мен машинада оқылатын құжаттардың көркемделу ерекшеліктері»


Мақсаты: Машинада оқылатын құжат, машинограмма туралы білімдерін қалыптастыру. Тәжірибелік әдіспен машинада оқылатын құжаттардың деректемелерін дұрыс рәсімдеуге үйрету


Білуі тиіс:

Машинада оқылатын құжат, машинограмма ұғымын


Істей білуі тиіс:

Машиндан оқылатын құжатты жасауды



Машинада оқылатын құжаттар мен машинограммалар



  1. Машинадан оқылатын құжат

  2. Машинограмма

  3. Деректемелерінің ресімделуі



Машинадан оқылатын құжат деп ондағы ақпаратты автоматты түрде оқуға жарайтын құжаттаы айтады. Машинкадан оқылатын құжаттрады жасау кезінде қолданылатын жазбалардың негізгі түрлері: перфораторлық (перфокарталар, перфотаспалар) және магниттік (магнимттік таспалар, магнипттік дискілер) жазу құралдары.

Машинограмма деп есептеу техникасы құралдарымен жазба түрде қағазға түсірілген және белгіленген ретпен ресімделген құжатты айтады.

Машинадан оқылатын құжаттар мен машинограммаларға міндетті деректемелер кешені мен оларды орналастырудың реті белгіленген. Міндетті деректемелер құрамына мыналар енеді:

  • Құжатты жасаған ұйымның коды мен атауы

  • Құжатты жасаған ұйымның орналасқан жері мен пошталық мекен-жайы

  • Құжат нысанының коды

  • Құжаттың атауы

  • Құжаттың жасалған күні

  • Құжаттың дұрыс жасалуы үшін жауапты адамның коды

Машинадан оқылатын құжатты немесе машинограммаларды жасаушы ұйымның коды мен атауы кәсіпорындар мен ұйымдардың классификаторы бойынша жазылады.


Бақылау сұрақтары


  1. Акт дегеніміз не? Мазмұны бойынша ол қандай құжаттар тобына жатады?

  2. Актілердің түрлері және олардың ресімделу ережесі.

  3. Ақпаратты-анықтамалық құжаттарға қандай құжаттар жатады?

  4. Ақпараттық – анықтамалық құжаттар тобына қандай құжаттар енеді?

  5. Ақпараттық – анықтамалық құжаттарға әр қайсысына жеке – жеке анықтама беріңіз.

  6. Алқалы орган құжаттары, олардың ресімделуі.

  7. Анықтама құжатының деректемелері, оның ішінде мөр деректемесінің маңызы қандай?

  8. Бланк дегеніміз не?

  9. Бланкте деректемелер қалай орналасуы мүмкін?

  10. Бланктердің стандарттық өлшемі қандай болады?

  11. Бланктердің түрлерін атаңыз?

  12. Бұйрық дегеніміз не? Қандай түрлері бар?

  13. Бұйрықтар неше топқа бөлінеді және олардың бір біріне айырмашылықтарының негізін атаңыз.

  14. Бұйрықтың мазмұны неше бөлімге бөлінеді және олардың ресімделу тәртіптері туралы не білесіз?

  15. Бұрыштама дегеніміз не?

  16. Деректеме дегеніміз не?

  17. Жарғы құжатының мазмұны және бұл құжаттың негізгі міндеті не?

  18. Жарғыны ресімдеу кезінде міндетті түрде сақталатын деректемелерді атап беріңіз.

  19. Жеке құжаттар дегеніміз қандай құжаттар? Бұл топқа қандай құжаттар жатады?

  20. Заңдылық күшіне қарай құжаттар қандай болып бөлінеді?

  21. Кіріс құжаттары дегеніміз қандай құжаттар?

  22. Кіріс, шығыс, ішкі құжаттар қайда тіркеледі?

  23. Қазақстан Республикасы бойынша іс жүргізуде неше деректеме қолданылады?

  24. Құжат айналымы дегеніміз не?

  25. Құжат дегеніміз не?

  26. Құжаттау дегеніміз не?

  27. Құжаттың мәтіне қандай талаптар қойылады?

  28. Құжаттың ресімдеуші бөлігіне қандай деректемелер кіреді?

  29. Қызметтік құжаттар қалай топтастырылады?

  30. Қызметтік хаттар дегеніміз не? Хаттардың түрлерін атаңыз?

  31. Қызметтік хаттарда бұрыштама (революция) деректемесінің ресімделу ережесін түсіндіріңіз.

  32. Қызметтік хаттардың түрлері.

  33. Қызметтік хаттың авторы - қол қоюшы лауазымды қызметкер ме, әлде хатты жолдаушы ұйым ба?

  34. Қызметтік хаттың қай түрінде келіп түскен құжаттың индексі мен күніне сілтеме қойылады?

  35. Мекеме қызметкерлерінің құқықтары мен міндеттері қандай құжатта айқындалады және ол құжаттың мазмұны қандай бөлімдерден тұрады?

  36. Орындаушы туралы белгі деректемесі қызметтік хаттарда қандай мақсат үшін ресімделеді?

  37. Өкімдік құжаттар тобына енетін құжаттарды атап және аталған құжаттарға анықтама беріңіздер.

  38. Тақырыптық бөлімге қандай деректемелер кіреді?

  39. Телефонхат дегеніміз не?

  40. Ұйымдық құжаттарға қандай құжаттар жатады?

  41. Факс дегеніміз не?

  42. Факстерді жіберу және қабылдау ережесі.

  43. Хат мазмұнының баяндалу схемасы және оны түсіндіріңіз.

  44. Хатқа арналған бланк деректемелерінің құрамы, тәртібі және қандай форматта ресімделеді?

  45. Хаттама дегеніміз не? Оның түрлерін атаңыз?

  46. Шығу тегіне қарай құжаттар қандай болып бөлінеді?

  47. Іс жүргізу дегеніміз не?

  48. Істер номенклатурасы дегеніміз не?












Іс қағаздарының қысқаша түсіндірме сөздігі


АДРЕСАТ - алушы.

АДРЕСАНТ – жөнелтуші.

АҚПАРАТТЫҚ ХАТ – басқа кәсіпорындарды немесе мүдделі адамдарды болған факт немесе жоспарланған іс-шара туралы дер уақытында ақпараттандыратын хат.

АННОТАЦИЯ – түпнұсқаның қысқаша сипаттамасы.

АНЫҚТАМА - 1. Сол немес басқа фактіні немесе оқиғаны сипаттайтын және анықтайтын құжат. 2. Биографиялық немесе қызметтік сипаттағы фактіні анықтайтын құжат.

Б

БАҒДАРЛАМА - ұйымның немесе кәсіпорынның белгілі бір мерзімде жұмыстың негізгі бағытын немесе ауқымды жұмыс, тәжірибені жүзеге асырудың кезеңі және мерзімі көрсететін құжат.

БАСТАМАШЫ ҚҰЖАТ – белгілі бір мәселені қарауға түрткі болған құжат.

БЛАНК – анықтамалық сипаттағы мәтін және бос жерлері бар арнайы үлгідегі ақ қағаз.

БҰЙРЫҚ - 1. Негізгі және жедел тапсырмаларды орындау мақсатында жеке басшылық негізінде әрекет ететін мемелекеттік басқару органының (оның құрылымдық бөлімшелерінің) басшысы шығарған құқықтық акт. Кей жағдайларда бағыну тәртібіне қарамастан ұйымның барлық ортасына және лауазымды тұлғаға да қатысты болуы мүмкін. 2. Мемлекеттік орган және ведомстволық арбитраждың шешімін міндетті түрде орындауға беретін құжаты.

БҰРЫШТАМА – лауазымды тұлғаның құжатпен танысу фактісін растайтын қолы.

Г

ГРИФ – іс хат-хабарларының ерекше сипатын немесе ерекше тәсілмен жөнелтілуін көрсететін белгі (мысалы «құпия», «шұғыл», «жариялауға болмайды», «жеке өзіне» т.б.).

Д

ДУБЛЕТТІ ҚҰЖАТ – көбейтілген құжат даналарының бірі.

ДУБЛИКАТ (телқұжат) – түпнұсқасының орнына жасалған құжат, заңды күші бірдей болады.

Е

ЕРЕЖЕ – 1. Ұйымның және мемлекеттік органдардың, оның құрылымдық бөлімшелерінің, сондай-ақ бағынышты мекеменің, ұйымның, кәсіпорынның негізгі ережесін бекітетін құқықтық акт. 2. Мемлекеттік, саяси, қоғамдық, мәдени немесе шаруашылық өмірдің белгілі бір саласын реттейтін ережелер жинағы.

ЕСКЕРТУ ХАТ қандай да бір факт туралы ақпарат екінші рет берілетін хат. Мұндай хат телеграммаға ұқсас болады.

ЕСЕП – жоғары мекемеге немесе лауазымды тұлғаға ұсынылатын жоспарлар, тапсырмалар, іссапарлар және шараларды дайындау, өткізу және орындау нәтижесін (қортындысын) туралы мәліметтер бар құжат.

Ж

ЖАЗБА – қандай да бір мәселенің қысқаша баяндалуы не қандай да бір құжаттың, фактінің, оқиғаның қысқаша баяндалуы (мысалы, қызметтік хат, еске салу хат, баяндау хат, түсіндірме хат).

ЖАРНАМАЛЫҚ ХАТ - өнімді алуда немесе көрсетілген қызметте жетіспеушілік, ақаулардың болғаны жайлы арыз.

ЖЕКЕ ҚҰРАМ БОЙЫНША КАРТОТЕКА – жеке тұлғалардың еңбек стажы, білімі, еңбекақысы, әскерде қызмет етуі, әлеуметтік жағдайы және т.б. бар құжаттамалық материалдар каталогы.

ЖЕКЕ ТҰЛҒА – азаматтық құқықтық қатынасы бар азамат. (азаматтық құқық және міндетті адам).

мүмкін.

З

ЗАҢДЫ ТҰЛҒА – азаматттық құқық және міндетті мекеме, кәсіпорын, ұйым.

И

ИНДЕКСТЕР – есепке алу (тіркеу) және орындау кезінде құжаттарға берілетін шартты белгілер.

ИНДЕКСТЕУ – индекстер қою.

К

КЕЛГЕН ХАТТАР НӨМІРІ – алушының құжатты тіркеу нөмірі.

КЕПІЛДІК ХАТ – кепілдік білдіруден тұратын хат.

КӨШІРІЛГЕН ҚОЛЖАЗБА (ФАКСИМИЛЕ) – 1. Қолжазбаның немесе қолдың (мәтіннің) нақты үлгісінің техникалық құралмен көбейтіндісі. 2. Клише, мөр, ресми құжатта жеке қолды бірнеше рет жазып шығару.

КІРІС ҚҰЖАТ – мекемеге келіп түскен құжат.

КӨРСЕТКІШ – атаулар; заттардың, анықтамалық мәліметтердің жүйелендірілген тізімі.

Қ

ҚАРАР – жиналыс, съезд, конференция т.с.с. талқыланған мәселе бойынша қабылдан шешім.

ҚОЛ ҚОЙЫЛҒАН ҚҰЖАТ – құжаттың көшірмесін растайтын, куәландыратын лауазымды тұлғаның немесе автордың қол қойған құжат.

ҚҰЖАТ – заңды күші бар материалдық тасымалдаушыдағы ақпарат.

ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМЫ – 1. – құжаттардың мекеме ішінде олар алынғаннан немесе жасалған сәттен бастап орындалғанға немесе жөнелтілгенге дейінгі қозғалысы. 2. – мекеменің белгілі бір уақыт кезеңі ішінде кірген, ішкі және шыққан құжаттарының саны.

ҚҰЖАТ ДЕРЕКТЕМЕСІ – сол немесе басқа жазбаша құжатқа қатысты міндетті ақпараттық элемент (автор, күні және т.б.).

ҚҰЖАТТАҒЫ ҚАРАР – басшының атқарушыға құжаттың сипаты және орындау мерзімі туралы жазбаша бұйрығы.

ҚҰЖАТТАНДЫРУ ЖҮЙЕСІ – мекемеде қабылданған құжаттарды жасау, толтыру және орындау тәртібі.

ҚҰЖАТТАРДЫ ДЕПОНИРЛЕУ – оларды анықтамалық-ақпараттық қорда сақтаудың белгіленген тәртібі.

ҚҰЖАТТАРДЫ ТІРКЕУ – құжатта іс-қағаздарын жүргізу индексі және тіркеу күні қойылған қысқаша мәліметтердің есептік үлгідегі (журналда, карточкада және т.б) жазбасы.

ҚҰЖАТТЫҢ ТҮПНҰСҚАСЫ - 1. Құжаттың алғашқы данасы. 2. Көшірмеге берілетін материал болып табылатын құжат данасы.

ҚҰЖАТТЫ ІЗДЕУ МӘЛІМЕТІ – архивтік шифрі және құжаттың парақ нөмірлеріне сілтеме көрсетілген, құжатты сақтау орны туралы мәлімет.

ҚҰЖАТТЫ ТІРКЕУ НӨМІРІ – іс-қағаздарын жүргізу индексінің бөлігі болып табылатын келген немесе жөнелтілген құжаттарды тіркеу кезіндегі нөмір тәртібі.

ҚҰЖАТ ФОРМУЛЯРЫ – құжат деректемелерінің белгіленген және бекітілген жүйесі (автор, мекен-жай, күні, атауы, мазмұны және т.б.).

ҚЫЗМЕТТІК ХАТ (ЖАЗБА) – лауазымды адамға және басқа қызмет адамына бағыттылған қандай да бір жұмысты орындалғандығы туралы жазба хат.

Н

НОМЕНКЛАТУРА – іс атауларының тізімі.

НОРМАЛАР – бір нәрсенің (мыс., бір нәрсені өңдеу, шығару) белгіленген көлемі туралы мағлұмат бар құжат.

НОРМАТИВТІ ҚҰЖАТТАР – қандай да бір ереже, нормалар келісілген құжат.

НҰСҚАУ ҚҰЖАТТАРЫ – мекемеде әкімшілік және ұжымдық мәселелердің шешімі көрсетілетін құжат.

Ө

ӨКІМ – 1. Мемлекеттік алқалық басқару органының, бірінші басшының шұғыл мәселелерді шешу мақсатында шығаратын құқықтық актісі. Әдетте, қолданылу мерзімі шектеулі болады және лауазымды тұлғалар пен азаматтардың шағын тобына қатысты болады. 2.Бұйыру.

ӨТІНІШ – мекемеге немесе лауазымды тұлғаға өтінішпен немесе сұраныспен хабарласқан құжат (мысалы, кезекті еңбек демалысын беру туралы, жұмысқа қабылдау туралы, жәрдемақы беру туралы т.б. өтініштер).

Р

РЕКВИЗИТТЕР (деректемелер) – қызмет құжатының міндетті элементтері.

РЕСМИ ҚҰЖАТТАР – мекеме немесе лауазымды тұлға дайындаған және белгіленген тәртіп бойынша ресімделген құжаттар.

РЕФЕРАТ – қысқаша алғашқы жазба деректерді мәлімдеу.

С

СТЕНОГРАММА – Жиналыстардағы, жиындар мен мәжілістердегі баяндамаларды, сөйленген сөздерді және басқа да пікірлерді стенография әдісі арқылы сөзбе-сөз жазу.

СҰРАТУ – бір мәселені түсіндіру, сол туралы егжей-тегжейлі ақпарат беру туралы өтінішпен хабарласуды білдіретін құжат.

Т

ТАЛАП ХАТ – келісім-шартты және басқа да түрлі міндеттерін орындамаған жағдайда кінәлі жаққа жіберілетін хат.

ТАПСЫРУ ТІЗІМІ– мекеменің жұмысты мұрағатқа тапсыру барысында жасалған құжаттық материалдар тізімі.

ТЕЗИСТЕР – құжаттың немесе сөз сөйлеу мәтінінің қысқаша мазмұны.

ТЕЛЕГРАММА – телеграф арқылы берілетін мазмұны жағынан әртүрлі құжаттардың жалпы атауы.

ТЕЛЕКС – телетайп арқылы жіберілетін телеграмма.

ТЕЛЕТАЙП – жазба машинкасы секілді клавиатуралы телеграфтық аппарат.

ТЕХНИКАЛЫҚ ҚҰЖАТТЫ ЖҮРГІЗУ – мекеме құрылысы және өндірістік бұйымды дайындау жұмыстары бойынша құрылыс және техникалық жобалау, құрастыру және басқа инженерлік іздеу нәтижелерін көрсететін құжаттардың жалпы атауы.

ТЕХНОЛОГИЯЛЫҚ ҚҰЖАТТАУ – технологиялық процестерді сипаттау және бейнелеу арналған құжаттың жалпы атауы (сызу, ерекшелік, карта, құрал-жабдық және т.б.).

ТӨЛҚҰЖАТ ҚҰРАМЫ – қол және мөр.

ТРАФАРЕТТІ ҚҰЖАТ – алдын ала стандартты басылып жазылған мәтін (мәтіннің бөлігі) және нақты мазмұнын толтыратын құжат.

ТҮГЕНДЕУ ТІЗІМДЕМЕСІ - (ведомость) – мекеменің, кәсіпорынның, ұйымның немесе жеке тұлғаның мүлкінің тізбесі, онда олардың анықталған саны, заттың жай-күйі, құны көрсетіледі.

ТІЗБЕ - бухгалтерлік есепте және іс-қағаздарын жүргізуде қолданылатын бір нәрсенің тізімі.

ТІЛДІК ФОРМУЛА (құжаттың) – негізгі мәтінді құрайтын (құжаттың) және нақты құжат түріне бекітілген сөз, сөз тіркесі, сөйлем, жоғары фразалы бірлік.

ТІЗІМ – құжаттардың заңды түрде ресімделген тізбесі.

ТІРКЕУ ШТАМПЫ – құжатқа енгізілетін мынадай мәліметтері бар мөртабан: мекеменің атауы, тіркеу күні, тіркеу индексі, жұмыс нөмірі.

ТІРКЕУ КАРТОЧКАСЫ – мекеме іс-қағаздарын жүргізуде құжаттарды тіркеуге арналған карточка.

ТҮСІНІК ХАТ – 1. Негізгі құжаттың жеке қосымшаларын (жоспар, есеп, жоба) түсіндіретін құжат. 2. Жоғары лауазымды тұлғаға ұсынылатын қандай да бір әрекет, факт, оқиғаны түсіндіретін қызмет адамының хабарламасы.

І

ІС – жеке папкаға салынған жазбаша құжаттардың бір данасы, мұрағатта сақтауға арналған.

ІСКЕРЛІК ХАТ – екі корреспондент арасында ақпарат алмасу үшін пайдаланылатын құжат. Олар заңды және жеке тұлға болуы мүмкін.

ІС ИНДЕКСІ – істің номенклатура бойынша реттік нөмірі және іс мұқабасына қойылатын мекеменің құрылымдық бөлімін көрсететін шартты белгі.

ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ – кеңсе істерін жүргізу, мекеменің қызметін құжаттандыру және онда құжаттарды ұйымдастыру жөніндегі жұмыстардың жиынтығы.

ІС НОМЕНКЛАТУРАСЫ – мекеменің іс-қағаздарын жүргізуде жасалған іс атауларының жүйелендірілген тізбесі немесе тізімі.

ІШКІ ҚҰЖАТ – кәсіпорынның ішінде жасалып, өз іштерінде пайдалануға арналған құжат.

Ү

ҮЗІНДІ КӨШІРМЕ – құжат мәтінінің бір бөлігінің көшірмесі.

ҮЛГІ ҚҰЖАТ - 1. Бір текті сұрақтарды көрсететін және бірдей үлгімен құралатын құжат. 2. Мекеменің жұмыс тәртібін (типтік жарғы, типтік құрылыс) немесе оның жеке жақтарын (типтік келісім-шарт) және қызмет ерекшелігін көрсететін мекеменің бір атаулы құжаттарын құрудың үлгісі болып табылатын нормативті және басқару құжаты.

Ұ

ҰСЫНЫС - кәсіпорын атынан басқа кәсіпорынға бағытталған белгілі бір шарт бойынша келісім-шарт жасасуға дайындығы туралы жазбаша өтініш.

Ш

ШАҚЫРУ ҚАҒАЗ – жеке тұлғаға немесе мекемеге өзінің өкілін бір жерге жөнелту туралы ресми хабарлама.

ШАРТ – құқықтық қатынасты белгілеу, өзгерту немесе тоқтатудың келісім-шарты.

ШАРТТЫ ХАТ – ілеспе хаттың бір түрі, мұнда шарттың жөнелтілу фактісі көрсетіледі.

ШЕШІМ – 1. Аса маңызды мәселелерді шешу мақсатында алқалық тәртіппен қабылданатын құқықтық акті. Сондай-ақ бірнеше әр түрлі органдар – алқалық және жеке басшы басқаратын ұйымдар шығаратын бірлескен актілер де шешім деп аталады. 2. Азаматтық мәселелерді сотта немесе даулы мәселені төрелік сотта шешу нәтижелері бойынша соттың немесе төрелік соттың қорытындысы бар құжат. 3. Жиналыстың, мәжілістің қарары.

Ц

ЦИРКУЛЯРЛЫҚ ХАТ – бір жіберушіден бірнеше адреске бағытталған хат.

Х

ХАБАРЛАМА – алда болатын іс-шара туралы хабарлайтын (мәжіліс, жиналыс, конференция) және соған қатысуды ұсынатын құжат.

ХАБАРЛАМА ХАТ – бір нәрсе жайлы хабарланатын немесе белгіленетін хат.

ХАТ – мекемелер, жеке тұлғалар арасында байланыс құралы қызметін атқаратын мазмұны жағынан әртүрлі құжаттардың жалпылама атауы.

ХАТТАМА – жиналыс, кеңес, конференция және алқалық органдардың жиынында мәселені талқылау және шешім қабылдау барысында ретімен жазылып отыратын құжат.









"Іс жүргізуді ұйымдастыру" пәнінен ОӘК
  • Другое
Описание:

Бұл оқу-әдістемелік кешені 0510000 «Іс қағаздарын жүргізу және мұрағаттану» мамандығы бойынша 2 курс күндізгі оқу бөлімінің білім алушыларына арналған.«Іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру» пәнінің мақсаты- құжаттардың жасалуын, ресімделуін, жіктелуін, қозғалысын есепке алынуы мен сақталуыына байланысты жұмыстардың жиынтығын, іс қағаздарын жүргізуді меңгертуОқу- әдістемелік кешені білім алушылардың тәжірибелік және өзіндік білім алу жұмыс үрдісін тиімді ұйымдастыруға мүмкіндік береді. Оқу жоспарының болуы, пәннің әдістемелік және мазмұндық қамсыздануы пәннің тәжірибелік жұмыстарын меңгеруді жеңілдетеді.

Автор Шегирова Жанар Бакытбековна
Дата добавления 05.01.2015
Раздел Другое
Подраздел
Просмотров 3041
Номер материала 31906
Скачать свидетельство о публикации

Оставьте свой комментарий:

Введите символы, которые изображены на картинке:

Получить новый код
* Обязательные для заполнения.


Комментарии:

↓ Показать еще коментарии ↓