Автор: Арнович Анна Николаевна

Должность: преподаватель

Категория: высшая

Образовательное учреждение: Бюджетное образовательное учреждение Омской области начального профессионального образования «Профессиональное училище №51»

Омская обл., р.п. Нововаршавка

E-mail: anna-arnovich@yandex.ru

Адрес сайта образовательного: http://pu-51.ru

Данный материал был скачан с сайта www.metod-kopilka.ru

============================================================

!!!!!!!!Орфография и форматирование автора материала!!!!!!!!!!

========================================

Образовательно-информационный ресурс для учителей информатики,

учащихся и всех-всех, кто интересуется ИТ:

http://www.metod-kopilka.ru Методическая копилка учителя информатики

Организационные, методические и нормативные документы,

лабораторно-практические работы (комплекс занятий по MS Word, MS Excel,

MS Access, MS PowerPaint, Paint, Move Maker и др. прикладным программам),

лекции,конспекты, дидактический материал, занимательная информатика,

экзамен, проектная деятельность, презентации.

Все в свободном доступе! Без регистрации!

Тема: Использование среды Excel для оптимизации организации управленческой деятельности в учреждении начального профессионального образования

Программа MS Excel - это мощный и достаточно простой в использовании пакет обработки электронных таблиц, предназначенный для решения широкого круга планово-экономических, учетно-статистических, научно-технических и других задач, в которых числовая текстовая или графическая информация с некоторой регулярной, повторяющейся структурой представлена в табличном виде.

Целью статистического исследования является обнаружение и исследование соотношений между статистическими (экономическими) данными и их использование для изучения, прогнозирования и принятия решений. Фундаментальным понятием статистического анализа являются понятия вероятности и случайной величины. Excel не предназначен для комплексного статистического анализа и обработки данных, но с помощью команд, доступных из окна Анализ данных можно провести:

Ø  описательный статистический анализ (описательная статистика);

Ø  ранжирование данных (ранг и персентиль);

Ø  графический анализ (гистограмма);

Ø  прогнозирование данных (скользящее среднее, экспоненциальное сглаживание);

Ø  регрессионный анализ (регрессия) и т.д.

В Excel встроено множество функций, которые предназначены для выполнения специальных типов вычислений.

Для анализа показателей управленческой деятельности наиболее часто применяются следующие функции:

ЛИНЕЙН(знач.У; знач.Х; константа; стат.) - определяет параметры линейного тренда для заданного массива;

ТЕНДЕНЦИЯ(знач.У; знач.Х; новые знач.Х; константа;) - определяет предсказанные значения в соответствии с линейным трендом для заданного массива (метод наименьших квадратов) и многие другие.

СЧЕТЕСЛИ(диапазон; критерий)– вычисление количества непустых ячеек, удовлетворяющих заданному условию;

СУММ(число1; число2; …) – вычисление суммы аргументов;

ABS(число) – вычисление абсолютной величины числа;

РАНГ(число; ссылка; порядок) – вычисление порядкового номера числа относительно других чисел в совокупности данных;

ЕСЛИ(лог_выражение; значение_если_истина;…) – вычисление по условию, проверяет выполняется ли условие, и возвращает одно значение, если оно выполняется, и другое значение, если нет;

ПИРСОН – вычисление линейного коэффициента корреляции по Пирсону;

СРЗНАЧ(число1; число2; …) – вычисление среднего арифметического изучаемого признака;

ДИСП(число1; число2; …) – вычисление дисперсии изучаемого признака;

МИН(число1; число2; …) – вычисление минимального значения признака в сово­купности данных;

МАКС(число1; число2; …) – вычисление максимального значения признака в со­вокупности данных;

ЧАСТОТА(массив_данных; массив_интервалов) – вычисление распределения частот изучаемого признака;

МОДА(число1; число2; …) – вычисление моды для массива или диапозона значений (числа являющегося серединой множества);

СТАНДОТКЛОН(число1; число2; …) – оценивается стандартное отклонение по выборке, логические и текстовые значения игнорируются;

СЛЧИС() – возвращает равномерно распределенное случайное число большее или равное 0 и меньшее 1, изменяется при пересчете.

РАЗНДАТ(начальная_дата; конечная_дата; способ_измерения) - вычислений длительностей интервалов дат. Аргумент способ_измерения  определяет, каким именно образом и в каких единицах будет измеряться интервал между начальной и конечной датами. Этот параметр может принимать следующие значения разницы:

«y» – в полных годах  

«m» – в полных месяцах

«d» – в  полных днях

«yd» – в днях с начала года без учета лет

«md» – в днях без учета месяцев и лет

«ym» – в полных месяцах без учета лет

Так же функции, реализующие статистические методы обработки и анализа данных, в Excel реализованы в виде специальных программных средств - надстройки Пакета анализа, которая входит в поставку Microsoft Office и может устанавливаться по желанию пользователей. Установка надстройки Пакет анализа осуществляется так же, как и установка других надстроек с помощью команды кнопка Microsoft Office→Параметры Excel →Надстройки→Пакет анализа.

Для анализа данных управленческой деятельности также могут использоваться Автофильтр и Расширенный фильтр, позволяющие быстро выбрать из базы данных нужную информацию по одному, двум или нескольким параметрам поиска путем сокрытия всех строк списка, кроме тех, которые удовлетворяют заданным критериям. Чтобы воспользоваться функцией фильтрации, необходимо установить табличный курсор на одну из ячеек заголовка списка и вызвать команду Данные→Фильтр/Автофильтр. После ее активизации в правом нижнем углу каждой ячейки заголовка появится маленький квадратик со стрелкой раскрывающегося списка (рис.1).

Рассмотрим приемы работы с автофильтром на следующем примере. Определим, фамилии учащихся, получивших за входной контроль по математике оценки три и четыре. Нажмите кнопку фильтрации, расположенную в ячейке с заголовком Результаты входного контроля по математике, и в открывшемся списке выберите цифры 3 и 4. Все строки, которые не удовлетворяют заданному критерию, будут скрыты. Стрелка на кнопке списка примет вид , указывая на то, что для данного поля включен автофильтр.

Если же требуется уточнить, сколько среди этих учащихся, получили оценку четыре за первое полугодие, нажмите кнопку автофильтра в ячейке Результаты первого полугодия по математике и выберите в соответствующем ей списке цифру 4. В строке состояния появится сообщение о том, сколько строк удовлетворяет заданному критерию: Найдено записей: 5 из 18 (то есть ответ будет дан сразу же). Результат изображен на рисунке 2.

Чтобы отменить фильтрацию по определенному столбцу, достаточно открыть список автофильтра в этом столбце и выбрать пункт Все. Однако если функция фильтрации задана для нескольких столбцов, вам придется повторить эту операцию несколько раз. В этом случае лучше воспользоваться командой Данные→Фильтр→Отобразить все.

Функция фильтрации будет работать как следует, если вы будете внимательными при занесении данных. В частности, нужно следить за тем, чтобы в начале и в конце текстовых данных не было лишних пробелов. На экране они не заметны, но могут привести к ошибочным результатам, а на их выявление тратится много времени.

В Excel имеется специальное диалоговое окно, которое обеспечивает удобный способ ввода и просмотра данных в списке. Для вызова этого окна необходимо поместить табличный курсор в любую ячейку списка и выполнить команду Данные→Форма. С помощью встроенной формы, нажимая на соответствующие кнопки, вы можете вводить, редактировать и удалять записи табличной базы данных (рис. 3).

Полученные в результате сводки или статистического анализа в целом числовые показатели могут быть представлены не только в табличной, но и в графической форме. Использование графиков для представления статистической информации позволяет придать статистическим данным наглядность и выразительность, облегчить их восприятие, а во многих случаях и анализ. Многообразие графических представлений статистических показателей дает огромные возможности для наиболее выразительной демонстрации явления или процесса.

Статистический график позволяет сразу оценить характер изучаемого явления, присущие ему закономерности и особенности, тенденции развития, взаимосвязь характеризующих его показателей.

Название графика должно кратко и точно раскрывать его содержание. Пояснительные тексты могут располагаться в пределах графического образа или рядом с ним либо выноситься за его пределы.

В рамках реализации комплексного проекта модернизации системы образования в России, каждый субъект РФ решает задачи:

Ø сопровождения процедур лицензирования и государственной аккредитации;

Ø аттестации обучающихся и  педагогических кадров;

Ø осуществления мониторинга в масштабах всего региона или отдельного образовательного учреждения;

Ø формирования статистических и аналитических отчетов по вопросам качества образования.

Решение всех этих задач невозможно в условиях отсутствия оперативной и достоверной информации о персональных данных и качественных показателях образовательных учреждений. Как правило, сбор и анализ этой информации очень трудоемок и недостаточно автоматизирован.

Образовательное учреждение, являясь сложной системой, состоит из отдельных звеньев, тесно связанных и взаимодействующих между собой: учебно-воспитательная деятельность, управленческая, хозяйственная, кадровая, научно-методическая. Объединяют все звенья в единое образовательное пространство информационные потоки. Придание этим потокам целенаправленного характера позволяет осуществить оптимальное  взаимодействие управляемой и управляющей подсистем и обеспечивает эффективное  функционирование системы.

Рассмотрим примеры статистических методов обработки и анализа данных в среде Excel.

Пример 1. Приводятся данные по успеваемости юношей и девушек в группе. Юноши: 4-3, 4-3, 4-5, 5-4, 4-3, 4, 4-3, 5-4, 4-3, 4-5, 4-3, 4-5, 4-5, 4; n₁ =14. Девушки: 4-5, 5-4, 5-4, 5-4, 4-5, 4-5, 4-5, 5-4, 5-4, 5-4, 5-4, 4-5, 4-5, 4-5, 5-4, 5-4; n₂ = 16. У кого выше успеваемость на 4-5?

Построим четырехклеточную таблицу вида:

Анализируя процентные доли эффекта для юношей и девушек, сформулируем гипотезы:

Н₀: Успеваемость на 4-5 у юношей встречается не чаще, чем у девушек.

Н₁ Успеваемость на 4-5 у девушек встречается чаще, чем у юношей.

Решим эту задачу в среде Excel:

При этом в соответствующие ячейки записываются следую­щие формулы:

Вывод: подтверждается гипотеза Н₀, т.е. успеваемость на 4-5 у юношей  встречается не чаще, чем у девушек.

Пример 2. Показатели времени решения испытуемыми задач 1, 2, 3 представлены в таблице. Действи­тельно ли индивидуальное время решения увели­чивается при такой последовательности предъ­явления задач?

Гипотезы:

Н₀: Тенденция увеличения индивидуальных показателей от первой задачи к третьей является случайной.

H₁: Тенденция увеличения индивидуальных показателей от первой задачи к третьей не является случайной.

Рассмотрим технику решения этой задачи в среде Excel:

При этом в соответствующие ячейки записываются следую­щие формулы:

Из сравнения L_э с L_kp видно, что L_э>L_kp, т.е. принимается гипотеза Н₁ на уровне значимости α≤0,01: тенденция увеличения индивидуальных показателей от первой задачи к третьей не является случайной.

Базы данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом база данных должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением.

В образовательном учреждении  средствами электронных таблиц Excel могут быть созданы базы данных «Педагоги» и «Учащиеся», а также приняты необходимые организационные и технические меры для защиты данных от неправомерного или случайного доступа к ним.

В базах данных можно добавлять и удалять записи, выводить отчет на печать, в файл или просто просмотреть.

База данных «Педагоги»  включает в себя следующие поля:

Ø общие сведения (Ф.И.О., пол, дата рождения, контактный телефон, адрес проживания, e-mail);

Ø образование (какое учебное заведение окончено, год окончания, специальность по диплому, квалификация);

Ø дата приёма на работу;

Ø занимаемая должность (основная, совместительство);

Ø преподаваемый предмет;

Ø стаж (общий, в том числе педагогический, в том числе в данном образовательном учреждении);

Ø сведения об аттестации (дата аттестации, категория);

Ø курсы повышения квалификации (дата окончания последних курсов, тема);

Ø наличие классного руководства;

Ø владение ПК;

Ø участие в областных олимпиадах (профмастерства, по общеобразовательным дисциплинам);

Ø участие в областных семинарах;

Ø участие в прочих конкурсах;

Ø награды (министерства образования РФ, Омской области, муниципального уровня);

Ø профессиональная переподготовка.

Созданная база данных «Педагоги» используется в работе  директора, заместителя директора по учебно-производственной работе, секретаря, методиста, бухгалтера в следующих направлениях:

Ø подготовка тарификации;

Ø подготовка документов на курсы повышения квалификации;

Ø подготовка документов на аттестацию;

Ø подбор педагогов для проведения мастер-классов;

Ø подготовка статистических отчетов по требованию администрации на основе сведений о педагогах;

Ø составление отчётов (например, форма №3 (профтех));

Ø оперативное принятие управленческих решений.

Рассмотрим примеры использования базы данных «Педагоги»:

1.         При подготовке списка педагогических работников образовательного учреждения, заявленных на прохождение повышения квалификации  на 2012 год необходимо указать следующие данные: ФИО, основная должность, образование, специальность, квалификационная категория, год последнего прохождения повышения квалификации. В список не включаются педагогические работники, проходившие курсы повышения квалификации в 2010-2012 годах.

С помощью фильтрации по столбцу Дата окончания последних курсов повышения квалификации педагогического работника выбираем год до 2010. В результате данной выборки получим 10 педагогов, поэтому применим дополнительный фильтр Дата последней аттестации 2008, 2009 гг.. В полученной таблице выбираем нужные нам столбцы. В результате имеем 5 педагогов, которых нужно обязательно заявить на прохождение повышения квалификации (рис. 4):

2.         При предоставлении статистической информации форма №3 (профтех) необходимо вычислить возраст педагогов (число полных лет по состоянию на 1 января отчетного года).

Для решения этой проблемы достаточно в базе данных в свободный столбец ввести формулу =РАЗНДАТ(E3;$AW$1;"y"), где Е3 – адрес ячейки с датой рождения, $AW$1 – адрес ячейки с датой 1 января отчетного периода. При выполнении фильтраций по столбцу Число полных лет с указанным диапазоном возраста  и столбцу Занимаемая должность основная в строке состояния будет выводиться количество записей, соответствующее количеству сотрудников. Например, на 1 января 2012 года имеем следующее число полных лет сотрудников:

База данных «Учащиеся» состоит из листов по числу групп и содержит следующие поля:

Ø общие сведения (Ф.И.О., пол, дата рождения, контактный телефон, адрес регистрации, адрес проживания, e-mail);

Ø базовое образовательное учреждение;

Ø социальный статус учащегося;

Ø сведения о родителях (Ф.И.О., контактный телефон, место работы);

Ø средний балл аттестата;

Ø результаты первого, второго и третьего годов обучения (входной контроль, первое полугодие, второе полугодие, год) по предметам общеобразовательного и специального циклов;

Ø результаты экзаменов  по предметам общеобразовательного и специального циклов;

Ø результаты участия в конкурсах (конференции, олимпиады);

Ø оценка за выпускную письменную квалификационную работу;

Ø оценка за выпускную практическую квалификационную работу;

Ø трудоустройство выпускников;

Ø продолжение обучения.

База данных «Учащиеся» используется как в работе  администрации образовательного учреждения, так и классных руководителей и мастеров производственного обучения.

Используемая база данных позволяет:

Ø получать различную статистическую информацию по каждому учащемуся:

-     выборка из списка отличников (хорошистов, неуспевающих);

-     выборка учащихся определенного года рождения (числа, месяца), из них девочек, мальчиков;

-     выборка учащихся живущих в определенном населенном пункте;

Ø отслеживать динамику роста успеваемости;

Ø составлять отчет и графики результатов успеваемости за полугодие и год;

Ø отслеживать результаты выпускных экзаменов;

Ø выполнять анализ других учебных достижений учащихся;

Ø подготавливать статистические отчеты по требованию администрации на основе сведений об учащихся.

Внедрение программы Excel в работу администрации учебного заведения повышает эффективность управления образовательным учреждением  за счет автоматизированного сбора статистической информации и отчетных материалов, оперативного структурированного представления информации, использования электронного документооборота.

Данный материал был скачан с сайта www.metod-kopilka.ru

============================================================

!!!!!!!!Орфография и форматирование автора материала!!!!!!!!!!

========================================

Образовательно-информационный ресурс для учителей информатики,

учащихся и всех-всех, кто интересуется ИТ:

http://www.metod-kopilka.ru Методическая копилка учителя информатики

Организационные, методические и нормативные документы,

лабораторно-практические работы (комплекс занятий по MS Word, MS Excel,

MS Access, MS PowerPaint, Paint, Move Maker и др. прикладным программам),

лекции,конспекты, дидактический материал, занимательная информатика,

экзамен, проектная деятельность, презентации.

Все в свободном доступе! Без регистрации!