Организация работы в программе Outlook

Описание презентации по отдельным слайдам:

• 

  1 слайд

  Организация работы в программе Outlook
  

• 

  2 слайд

  Microsoft Outlook
  Microsoft Outlook-персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и Groupware компании Майкрософт, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office.
  Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы.
  
  Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота, так как они обеспечены системой разработки пользовательских плагинов и скриптов, с помощью которых возможно программирование дополнительных функций документооборота (и не только документооборота), не предусмотренных в стандартной поставке.
  

• 

  3 слайд

  Версии OutLook
  Версии на платформе Windows:
  Outlook 97
  Outlook 98
  Outlook 2000 (также известен как Outlook 9)
  Outlook 2002 (также известен как Outlook 10 или Outlook XP)
  Office Outlook 2003
  Office Outlook 2007 (версии Windows ниже XP не поддерживаются)
  Office Outlook 2010
  Microsoft также выпустила несколько версий Outlook под Mac OS. После выхода Outlook 98, на платформе Mac его заменял Microsoft Entourage. Но теперь Microsoft в Microsoft Office:mac 2011 снова заменяет Entourage на Outlook.
  
  Не следует путать Outlook с продуктом Outlook Express. Outlook Express — это клиент электронной почты, встроенный в большинство версий Windows, выпущенных в период с 1998 по 2003 годы.
  

• 

  4 слайд

  Внешний вид и настройка Outlook Express
  Запустить Outlook Express вы можете:
  
  Нажав одну из четырех иконок на Панели быстрого доступа Wndows.
  
  С помощью кнопки Почта в программе Internet Explorer.
  
  Через меню Пуск ► Программы – хотя вряд ли вы будете пользоваться для запуска Outlook Express столь из
  
  вращенным способом.
  
  Но на какую бы кнопку вы ни нажали – результат один. Перед вами предстанет симпатичное окошко…
  
  Точнее говоря, окошко не одно, а сразу четыре: два справа, побольше, и два маленьких слева.
  

• 

  5 слайд

  Окно папок: именно здесь помещаются папки входящей, исходящей почты, отправленных и удаленных вами сообщений.
  Окно контактов – адресная книга, в которую вы заносите имена и электронные адреса ваших постоянных адресатов.
  Окно заголовков, в котором вы можете увидеть список пришедших на ваш адрес писем или статей из групп новостей.
  Окно отображения текста выделенного вами сообщения.
  Управляющие панели. Как и в Internet Explorer, Outlook Express снабжен кнопочной панелью и управляющим меню вверху экрана. На кнопочной панели – девять крупных кнопок, с помощью которых можно получить доступ к самым необходимым функциям:
  

• 

  6 слайд

  Создание нового сообщения.
  Доставка сообщений.
  Удаление сообщений.
  Печать сообщений.
  Адресная книга.
  Поиск нужных сообщений и адресов электронной почты.
  Однако, прежде чем мы начнем работать с Outlook Express, разберемся с настройкой программы. Заходим в меню Сервис ► Параметры.
  Вкладка Общие. Здесь ничего объяснять не надо – все просто и понятно. Чем больше пунктов помечено «галочками», тем лучше. Хотите, чтобы каждый раз при получении нового сообщения Outlook Express уведомлял вас об этом – не забудьте пометить галочкой соответствующие пункты меню.
  Полезно пометить пункт При запуске открывать папку «Входящие» (чтобы сразу видеть все присланные на ваш адрес письма).
  Вкладка Отправка сообщений. Здесь вы устанавливаете параметры отправки созданных вами сообщений. Непонятно? Попробую объяснить доступнее. Первоначально все сообщения электронной почты рассылались в виде простых текстовых файлов, безо всяких «рюшечек» и сложного форматирования. И лишь сравнительно недавно в моду вошел новый стандарт писем – HTML, знакомый нам формат гипертекстовых документов Интернета. Используя HTML, вы можете создавать Очень Красивые Письма – с разнообразными шрифтами, фоновыми рисунками и прочим. Точь-в-точь как настоящие веб-странички. Но злоупотреблять этим не стоит – не все клиенты электронной почты умеют распознавать HTML (хотя таких отщепенцев с каждым годом становится все меньше). Да и красивость в сообщениях уместна далеко не всегда…
  
  Выберите и для почты, и для новостей формат обычного текста, а не формат HTML. Все остальные пункты пометьте «галочками», если это уже не сделано по умолчанию.
  
  Еще одна полезная вкладка – Обслуживание. Хотите, чтобы удаленные вами письма не сохранялись в специальной папке (на радость все тем же зловредным шпионам и прочим домашним), а отправлялись прямехонько в небытие – поставьте «галочку» напротив пункта Очищать папку «Удаленные» перед выходом. Здесь же можно установить параметры автоматического удаления сообщений из групп новостей.
  
  В остальных меню – пока! – можно все оставить как есть.
  
  Но позвольте! Все эти параметры относятся только к «внешности» Outlook Express. А где же самые главные для нас параметры – имя почтового сервера, к которому мы будем подключаться, пароль для доступа к нему и т. д.? Удивительно, но в меню Параметры этого нет! Все указанные выше настройки выделены в отдельный раздел того же меню Сервис под названием Учетные записи.
  

• 

  7 слайд

  Нас интересуют всего две вкладки из имеющихся четырех – Почта и Новости. Заходим в Почту и проверяем, есть ли в этой вкладке хоть одна учетная запись. Вы видите имя своего почтового сервера в списке учетных записей? Прекрасно. Если вы использовали Мастер подключения к Интернету, все так и должно быть. Остается проверить некоторые мелочи типа пароля. Выделите щелчком мышки вашу запись. Щелкните по кнопке Свойства. Здесь вы можете с помощью вкладок Общие и Серверы изменить любые параметры доступа к вашему почтовому серверу.
  
  Будьте очень внимательны при наборе пароля – ошибка даже в одной букве приведет к тому, что ваш «почтовый ящик» окажется вам недоступен.
  
  Теперь проверьте учетные записи во вкладке Новости, где хранится конфигурация для работы с сервером новостей с помощью такой же последовательности действий.
  

• 

  8 слайд

  Добавление нового почтового ящика
  Предположим, что по какому-то капризу судьбы разделы Почта и Новости в меню Учетные записи пусты. Значит, программа пока еще не знает, откуда и как ей забирать почту и новости, и нам необходимо «рассказать» ей об этом, то есть – создать новую учетную запись.
  Запустите Outlook Express. Зайдите в меню Сервис и выберите пункт Учетные записи.
  Щелкните по вкладке Почта, а затем – по кнопке Добавить ► Почта.
  Введите ваше имя. Совершенно не обязательно точно копировать паспортные данные – можно использовать псевдоним.
  Многие пишут имя русскими буквами – но имейте в виду, что если вы будете отправлять письма в другие страны, «кириллицу» ваши адресаты не поймут. Поэтому предпочтительнее использовать латиницу – например, Ivan Petrov вместо «Иван Петров».
  Ваш адрес электронной почты – его вы уже должны знать. Если адреса у вас нет – заскочите на страничку любого из бесплатных почтовиков.
  Имена сервера входящей и исходящей почты. Эти данные нетрудно получить в разделе Помощь на страничке выбранного вами сервера бесплатной почты (Mail.Ru, Yandex.Ru и т. д.).
  Обычно эти имена совпадают, только имя сервера «входящей» почты начинается с POP, а имя «исходящего» сервера – с SMTP.
  Напомним, что для Mail.Ru эта пара будет выглядеть так:
  pop.mail.ru
  smtp.mail.ru
  

• 

  9 слайд

  А теперь вам остается одно – ввести ваш логин и пароль. Их вы тоже должны получить при регистрации вашего адреса. Обычно логин – это часть вашего адреса до «собаки» (например, если ваш адрес – user@yandex.ru, то логином будет слово user). А вот свой пароль вы должны выбрать сами – и чем он будет труднее, тем лучше.
  Настройка закончена!
  Маленькая хитрость: немногие знают, что Outlook Express может работать с несколькими почтовыми ящиками одновременно, равно как и с несколькими серверами новостей. И если вы имеете несколько электронных адресов и почтовых ящиков – скажем, один для рабочей почты, другой – для личной, вы можете заставить Outlook Express просматривать их все. Для этого создайте на каждый почтовый ящик или сервер новостей отдельную учетную запись, руководствуясь описанной выше процедурой.
  Едва ли не основной (и весьма приятной) особенностью последних версий Outlook Express является поддержка бесплатной почтовой службы Hotmail. До сих пор доступ к ее услугам (читай – отправка и получение писем) был возможен только в режиме WWW – пользователю приходилось каждый раз заходить на веб-страницу Hotmail, чтобы прочитать пришедшую почту или отправить новое письмо. Теперь же в Outlook Express добавлен специальный механизм, благодаря которому пользователь может не только быстро зарегистрироваться на сервере Hotmail и получить бесплатный электронный адрес типа username@hotmail.com, но и работать с почтой в привычном режиме Outlook Express. Правда, при этом создается новая иерархия папок – стандартные папки Исходящие, Входящие и т. д. для Hotmail не подходят. Но это в чем-то даже удобнее – почта, пришедшая на Hotmail, будет отделена от прочих сообщений.
  Запустить Мастера регистрации в Hotmail вы можете с помощью меню Сервис ► Получить новую учетную запись ► Hotmail.
  

• 

  10 слайд

  Работа с Адресной книгой
  Держать в памяти электронные адреса всех своих партнеров по переписке сложно. Да и письмо с безликим адресом в поле Кому смотрится как-то не слишком весело. Вот если бы можно было писать здесь имя…
  
  Можно. Дело в том, что, если в строке адреса присутствует имя, а не адрес, Outlook Express автоматически обращается к поисковым службам Интернета, которые способны найти электронный адрес обладателя любого имени.
  
  Проблема лишь в том, что имя вы должны написать строго в том виде, в котором оно зарегистрировано в Интернете. Ошибетесь – и письмо уйдет не туда. Билл Гейтс – это Bill Gates, а не Bill Geits. А вариантов написания одного и того же имени латинскими буквами множество. К тому же даже при правильном написании имени перед вами встанет проблема – как выбрать одного нужного вам адресата из двух-трех десятков полных тезок? Загадка…
  Так что же, можно распрощаться с идеей имени в адресной строке? Отчего же. Для того чтобы иметь дело с именами вместо адресов, вам надо прибегнуть к услугам вашей Адресной книги. Она доступна через кнопку Адреса или через панель Контакты в левой нижней части окна Outlook Express.
  
  Заносить адреса в Адресную книгу можно в ручном и автоматическом режимах. Для того, чтобы занести адрес вручную, нажмите на кнопку Адреса (Новый). Добросовестно заполните все поля – и имя нужного вам человека появится в окне Контакты. А в будущем для создания нового письма этому человеку вам нужно будет просто щелкнуть по его имени, и именно имя (а не безликий электронный адрес) появится в строчке Кому вашего будущего письма.
  
  B Адресной книге вполне достаточно ввести имя, фамилию адресата и его электронный адрес.
  
  Для того чтобы адреса и имена всех ваших адресатов фиксировались в книге автоматически, вам необходимо поставить «галочку» напротив пункта Автоматически заносить в адресную книгу получателей, на чьи письма отвечает пользователь в меню Сервис ► Параметры ► Отправка сообщений Outlook Express (если вы не сделали этого раньше).
  

• 

  11 слайд

  Создание и отправка нового сообщения
  Нажмите кнопку Создать сообщение на панели Outlook Express. Перед вами появится чистый бланк письма, который вы и будете добросовестно заполнять в ближайшие пять минут.
  Введите адрес в строку Кому.
  Открыть адресную книгу можно, щелкнув мышкой по кнопке Кому.
  Письмо можно разослать и нескольким адресатам – для этого нужно указать всех получателей в строке Кому. Впишите сюда электронные адреса всех получателей письма через точку с запятой (или, щелкнув мышкой по кнопке Кому, выберите нескольких получателей из Адресной книги).
  Однако лучше поступить по-другому – оставить в поле Кому только одного адресата, а всех остальных поместить в следующую строчку – Копии.
  Наконец, последняя строчка – Тема, в которую вы впишете заголовок вашего послания. Здесь все зависит от вашей фантазии.
  Вы можете создать красочные письма с поздравлениями, признаниями в любви и т. д. с помощью специальных бланков-шаблонов, своеобразных «электронных почтовых открыток». Для этого при создании нового сообщения нажмите не на кнопку Создать сообщение, а на стрелочку справа от нее. В открывшемся Контекстном меню вы найдете список всех доступных вам бланков. Письмо создано. И теперь нам остается одно – нажать на кнопку Отправить. Если вы подключены к Интернету, ваше письмо тут же улетит к адресату, если же нет – переместится в папку Исходящие и будет отправлено во время следующего сеанса работы.
  
  
  Интернетом. Для этого после входа в Сеть и запуска Outlook Express нажмите кнопку Доставить. Эта же кнопка, параллельно с отправлением созданных вами писем, запустит процесс загрузки почты с сервера отправленных в ваш адрес писем… Может, вам уже ответили?
  И напоследок: все отправленные вами письма сохраняются в специальной папке Outlook Express – она называется Отправленные.
  

• 

  12 слайд

  Специальные атрибуты писем
  В Outlook Express существует ряд специальных «сигнальных ярлычков», которые могут быть «наклеены» на отправленное вами сообщение. Некоторые из них программа присваивает письму автоматически – скажем, если ваше письмо будет содержать файл-вложение, получатель увидит напротив его заголовка значок скрепки. Другой значок – «розетка» – будет прикрепляться к письмам, снабженным электронной подписью. Но некоторые значки, которые призваны выделить ваше письмо среди других посланий, акцентировав на нем внимание получателя, можно добавить и самостоятельно. Например, значок в виде восклицательного знака, свидетельствующий о важности вашего сообщения.
  
  Создайте новое письмо обычным порядком – но только перед тем как нажимать кнопку Отправить, зайдите в меню Сообщение ► Важность и активируйте пункт Высокая. А вот теперь письмо можно и отправить. Письмо, снабженное атрибутом высокой важности, наверняка обратит на себя внимание – во всяком случае, не затеряется и не полетит в корзину до прочтения.
  
  Злоупотреблять значком «восклицательный знак» не следует. Помните сказку о пастушке, постоянно кричавшем: «Волки! Волки!»? В столь же нелепое положение можете попасть и вы, если будете «украшать» значком все сообщения подряд.
  
  Если вы хотите убедиться в том, что адресат получил и прочел ваше письмо, вы можете отправить его «с уведомлением». Сделать это можно, выбрав пункт Запросить уведомление о прочтении в меню Сервис бланка вашего нового письма.