Лабораторные работы по Microsoft Access

 

 

Педагогический колледж имени Ж.Досмухамедова

 

 

 

 

 

 

 

КАФЕДРА ИНФОРМАТИКИ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЛАБОРОТОРНЫЕ РАБОТЫ

 

 

ПРОГРАММА

MICROSOFT ACCESS

 

 

 

 

 

РАЗРАБОТЧИК: Султанова Гульшат Бериковна

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Уральск -2015

 

 

Практическая работа № 1    

Создание БД

 

Цель работы: Научиться создавать базу данных в MS ACCESS и в ней таблицы различным способом.

Задачи работы:

1.       Овладеть способами создания таблиц баз данных.

2.       Познакомиться с основными объектами баз данных.

3.       Получить навыки работы по заполнению баз данными.

Обеспечивающие средства: Сборник описаний практических работ по MS Access; персональный компьютер, программное обеспечение: СУБД  MS Access.

Требования к отчету:  Итоги  практической работы  представить в виде файла LAB29.doc на диске (при необходимости  вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы

 

Технология работы:

 

Запуск MS ACCESS: активизировать кнопку ПУСК, из появившегося меню выбрать ПРОГРАММЫ, далее выбрать MICROSOFT ACCESS.

При запуске Access открывается диалоговое окно, с помощью которого вы создадите НОВУЮ БАЗУ ДАННЫХ, которая будет храниться на  диске «А» под определенным именем. После чего появится окно «БАЗА ДАННЫХ», где в последствии будут создаваться все остальные объекты базы данных, а именно таблицы, запросы, формы и т.д. Начнем все по порядку.

СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ:

Ø  Новая база данных / ОК

Ø  Имя файла: = …. / Создать

Далее нужно создать таблицы, которых у вас будет три. Access  позволяет создавать таблицы тремя способами: в режиме конструктор, с помощью мастера и путем ввода данных.

 

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА:

Ø  Объекты базы данных / Таблицы

Ø  Создание таблицы в режиме конструктора

Ø  Имя поля: = Номер / Тип данных = счетчик / Описание = номер записи

Ø  Имя поля: = Дата / Тип данных = дата/время / Описание = дата поступления

Ø  Имя поля: = Код / Тип данных = текстовый / Описание = код товара

Ø  Имя поля: = Пришло / Тип данных = числовой / Описание = количество ед. товара

Ø  Файл /сохранить как…

Ø  Сохранение объекта таблицы в: = Накладная / как таблица / ОК

Ø  На вопрос создать ключевое поле сейчас / нет

Ø  Закрыть: Накладная: таблица / Открыть таблицу «Накладная»

 

 

 

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА:

Ø  В окне база данных / Создание таблицы с помощью мастера

Ø  Деловые / Образцы таблиц / Сведение о заказе

Ø  Образцы полей / Дата Продажи / > / Переименовать поле: = Дата

Ø  Образцы полей / Код Заказа / > / Переименовать поле: = Код / OK

Ø  Образцы полей / Количество / > / Переименовать поле: = Ушло / OK / Далее

Ø  Имя новой таблицы: = Требования

Ø  Пользовате6ль определяет ключ самостоятельно / Далее

Ø  Выберите поле с уникальными для каждой записи данных / Дата

Ø  Связи… / Таблицы не связны / ОК / Далее

Ø  Изменить структуру таблицы / Готово / (В появившемся окне)

Ø  В строке «Дата» отмените ключевое поле / Правка / Ключевое поле

Ø  Добавить пустую строчку / Вставка / Строки

Ø  Имя поля: Номер / Тип данных: числовой

Ø  Имя поля: Дата / Тип данных: дата/время

Ø  Имя поля: Код / Тип данных: текстовый

Ø  Имя поля: Ушло / Тип данных: числовой / Файл / Сохранить

Ø   Имя поля: Номер / Тип данных: счетчик / Файл / Сохранить

Ø   Закрыть / Открыть таблицу «Требование»

 

 

 

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ ПУТЕМ ВВОДА ДАННЫХ:

Ø  Создание таблиц путем ввода данных

Ø  Выделите столбец Поле1  / Формат / Переименовать столбец / код товара

Ø  Поле2 / Переименовать столбец / Товар

Ø  Поле3 / Переименовать столбец / Наименование

Ø  Поле4 / Переименовать столбец / Цена

Ø  Файл / Сохранить / Имя новой таблицы: = Товары / OK

Ø  На вопрос создать ключевое поле сейчас / Нет / Сохранить / Закрыть

Ø  Выделите таблицу «Товары» / Конструктор

Ø  Имя поля: Код товар / Тип данных: Текстовый

Ø  Имя поля: Товар / Тип данных: Текстовый

Ø  Имя поля: Наименование / Тип данных: Текстовый

Ø  Имя поля: Цена / Тип данных: Денежный / Свойства поля / Общие

Ø  Формат поля / Денежный

Ø  Выделите поле «Код товар» / Правка / Ключевое поле

Ø  Файл / Сохранить / Закрыть / Открыть таблицу «Товары»

 

 

 

 

 

 

 

Контрольные вопросы:

1.      Что такое СУБД Access?

2.      Как создать новую базу данных в СУБД Access?

3.      С какими объектами работает СУБД Access?

4.      Для чего данным задаются различные типы?

 

Практическая работа №2   
Создание связей между объектами базы данных. Формы

 

Цель работы: Научиться создавать связи между объектами базы данных. Научиться создавать формы с помощью мастера форм, устанавливать свойства формы и ее объектов.

Задачи работы:

1.       Научиться связывать данные разных таблиц.

2.       Практика создания форм с помощью Мастера.

3.       Научиться устанавливать свойства формы.

Обеспечивающие средства: Сборник описаний практических работ по MS Access; персональный компьютер, программное обеспечение: СУБД  MS Access.

Требования к отчету:  Итоги  практической работы  представить в виде файла LAB30.doc на диске (при необходимости  вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы

 

Технология работы:

 

УСТАНОВКА СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ:

Ø  Объекты базы данных / Таблицы

Ø  Сервис / Схемы данных / В появившемся окне «Добавление таблицы»

Ø  Таблицы / Накладная / Добавить

Ø  Требование / Добавить

Ø  Товары / Добавить / Закрыть

Ø  Связи / Изменить связи / Новое…

Ø  Левая таблица / Накладная / Правая таблица / Товары

Ø  Левый столбец / Код / Правый столбец / Код товара / ОК

(Обратите внимание на то, чтобы «Тип отношения» был один-ко-многим)

Ø  Объединение… / Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают / ОК / Создать

Ø  Связи / Изменить связи / Новое…

Ø  Левая таблица / Товары / Правая таблица / Требование

Ø  Левый столбец / Код товара / Правый столбец / Код / Объединение…

Ø  Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают

Ø  ОК / Тип отношения: один-ко-многим / Создать

Ø  Сохранить изменения макета «Схема данных»

Наглядно убедиться  в наличии связи вам поможет таблица «Товары», для этого: войдите в таблицу «Товары»; слева перед каждой строчкой появился знак « + », если вы на нем щелкнете левой кнопкой мыши, то откроется подтаблица с данными из «Накладной», именно для этого товара. Чтобы облегчить пользование информацией можно написать несколько запросов, но иногда  удобней создать связь, что вы и сделали.

ФОРМЫ

Формы позволяют вводить данные в таблицы базы данных без непосредственного доступа к самим таблицам, другими словами – это средство для ввода данных. Смысл формы в том, чтобы предоставить пользователю только те поля, которые ему нужно заполнить. Этим и удобна форма. С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать, то есть вы можете просматривать уже существующие записи таблицы.

СОЗДАНИЕ ФОРМЫ С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА ФОРМ

Ø Объекты базы данных / Формы / Создание формы с помощью мастера

Ø  Таблицы и запросы / Товары

Ø  Доступные поля / Код товара / > / Товар / > / Наименование / > / Цена / > /

Ø  Далее / Выровненный / Международный / Далее

Ø  Имя формы: = Новый товар

Ø Пометить: Открыть форму для просмотра или ввода данных

Ø Готово (см. рис. 3.2)

 

 

 

 

 

 

 

 

Установите свойства формы, разрешающие добавление записей.

 

УСТАНОВКА СВОЙСТВ ФОРМЫ:

Ø    Выделите форму «Новый товар» /  конструктор

Ø  Вид / Свойства / Данные

Ø  Разрешить изменения / Нет

Ø  Разрешить удаление / Нет

Ø  Разрешить добавление / Да

Ø  Закрыть форму / Сохранив изменения / Открыть форму «Новый товар»

Данная форма позволяет только добавлять записи в таблице «Товары». В появившейся форме «Новый товар» введите следующие данные (см. ниже).

 

 

Контрольные вопросы:

1.      Для чего служит структура Формы?

2.      Как в форме осуществляется переход между записями?

3.      Как вызвать диалоговое окно свойств объекта?

 

Практическая работа №3   
Создание форм в режиме конструктора

 

Цель работы: Научиться создавать формы в режиме конструктора.

Задачи работы:

1.       Практика конструирования форм.

2.       Закрепить навыки по созданию форм в режиме конструктора.

Обеспечивающие средства: Сборник описаний практических работ по MS Access; персональный компьютер, программное обеспечение: СУБД  MS Access.

Требования к отчету:  Итоги  практической работы  представить в виде файла LAB31.doc на диске (при необходимости  вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы

 

Технология работы:

СОЗДАНИЕ ФОРМЫ В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА:

Ø  Формы  / Пиктограмма «Создать» на панели инструментов / Конструктор

Ø  В качестве источника выбрать таблицу «Накладная» на основе, которой будет создаваться форма / ОК  (После этого появится два окна: формы и выбранной таблицы.)

Ø 

Рис. 3.3

В области данных с помощью панели элементов (см. рис. 3.3)создать Свободное поле

Ø  Вид / Свойства / Данные / Данные…  Дата

Ø  Выделите «Поле0» / Вид / Свойства / Макет / Подпись… Дата поступления

Ø  Создать «Поле со списком» / (В появившемся окне пометите нужные опции)

Ø  Объект «поля со списком» будет использовать значения из таблицы или запроса

Ø  Выбрать таблицу «Товары», то есть ту таблицу, из которой будет браться список.

Ø  Сделать доступным поля списка / «Код товара» / > / «Товар»

Ø  Не скрыть ключевой столбец / Сохранить в поле «Код» / Далее

Ø  Подпись поля со списком «Код товара» / Готово

Ø  Вид / Свойства / Данные / Данные…  Код / Источник строк… «Товары»

Ø  Присоединенный столбец 1

Ø  Создать «Свободное поле» / Вид / Свойства / Данные / Данные… «Пришло»

Ø  «Поле» переименовать в «Количество товара»

Ø  (см. выше, либо двойным щелчком левой кнопкой мыши)

Ø  Вставка рисунка / на панели элементов «Рисунок» / С:\Clipart\ Books

Ø  Вид / Свойства / Установка размеров / По размеру рамки

Ø  Вставка даты / Вставка / Дата и время…

Ø  Закрыть / Сохранить форму как «Новая накладная» / Открыть (см. рис. 3.4)

	Рис. 3.4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма  «Новое требование» должна содержать:

Ø  свободные поля

Ø   поле со списком

Ø  рисунок

Ø  дату и время

Ø  заголовок «Требование» (Вид / Заголовок…)

Ø  линии прокрутки

 

 

В эту форму вы введете данные, но так чтобы предыдущие записи не были изменены.

 

 

 

 

Контрольные вопросы:

1.      Какие элементы можно вставлять в форму в режиме конструктора?

2.      Для чего служит Конструктор форм?

3.      Какие типы данных могут храниться  в полях. Привести примеры.

 

Практическая работа №4    
Запросы: основные понятия и создание простых запросов

 

Цель работы: научится создавать простые запросы в режиме конструктора и с помощью мастера. Просмотр результирующих данных.

Задачи работы:

1.       Научиться создавать простой запрос разными способами.

2.       Научиться просматривать результирующие данные.

Обеспечивающие средства: Сборник описаний практических работ по MS Access; персональный компьютер, программное обеспечение: СУБД  MS Access.

Требования к отчету:  Итоги  практической работы  представить в виде файла LAB32.doc на диске (при необходимости  вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы

 

Технология работы:

Запросы извлекают нужные данные из таблиц и предоставляют их пользователю в удобном виде. Запрос можно сохранять, чтобы использовать эту информацию в дальнейшей работе. С помощью запросов можно преобразовывать данные по заданному алгоритму, создавать новые таблицы с выполнением в них простейших вычислений, при этом первичные данные остаются неизменными. Чтобы узнать, что на данный момент находится на складе, необходимо создать два простых запроса: «Пришло на склад» и «Ушло со склада», которые просто будут суммировать информацию о движении товаров из таблиц «Накладная» и «Требование».

 

СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА «ПРИШЛО НА СКЛАД»[1]:

 

Ø  Объекты базы данных / Запросы

Ø  Создание запроса в режиме конструктора

Ø  Таблицы / Накладная / Добавить / Закрыть

Ø  Вид / Групповые операции

Ø  Поле / Код

Ø  Групповые операции / Группировка

Ø  Сортировка / по возрастанию

Ø  Поле / Пришло / Группировка /

Ø  Файл / Сохранить / Пришло на склад

 

1.  Создайте запрос с помощью мастера.

 

СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА «УШЛО СО СКЛАДА»:

 

Ø  Объекты базы данных / Запросы

Ø  Создание запроса с помощью мастера

Ø  Таблицы и запросы / Требование

Ø  Доступные поля / Код / > / Ушло / > / Далее

Ø  Итоговый / Итоги… / Sum / Далее

Ø  Имя запроса / Ушло со склада / Изменить макет запроса / Готово

Ø  Сортировка / по возрастанию

Ø  Во втором столбце поле / Ушло / Закрыть / Сохранить изменения 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

После того как вы построили эти запросы, необходимо убедиться  в том, что они работают. Для этого в таблицы «Накладная» и «Требование» внесите следующие данные:

 

 

Дата	Код	Пришло
24 июня	00001	75
24 июня	00002	33
24 июня	24982	5
25 июня	08652	14
29 июня	09632	72

 

Дата	Код	Ушло
25 июня	00001	55
27 июня	00002	23
29 июня	24982	5
2 июля	08652	10
2 июля	09632	22

 

 

 

 

 

 

 

Контрольные вопросы:

1.      Что называют запросом?

2.      Какие типы запросов существуют?

3.      Для чего в запросе выбирают доступные поля?

Практическая работа № 5
Создание «сложных» запросов

 

Цель работы: научится создавать запросы над несколькими таблицами и запросами.

Задачи работы:

1.       Научиться строить математическое выражения в структуре запрос.

2.       Практика работы с контекстным меню.

3.       Изучение групповых операций в запросах.

Обеспечивающие средства: Сборник описаний практических работ по MS Access; персональный компьютер, программное обеспечение: СУБД  MS Access.

Требования к отчету:  Итоги  практической работы  представить в виде файла LAB33.doc на диске (при необходимости  вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы

 

Технология работы:

 

СОЗДАНИЕ СЛОЖНОГО ЗАПРОСА НАД ТАБЛИЦЕЙ И ЗАПРОСАМИ:

Ø  Объекты базы данных / Запросы

Ø  Создание запроса в режиме конструктора

Ø  Добавление таблицы / Таблицы / Товары / Добавить

Ø  Запросы / Пришло на склад / Добавить

Ø  Ушло со склада / Добавить / Закрыть

Ø  Вид / Параметры объединения / Создать

Ø  Левая таблица / Товары / Правая таблица / Пришло на склад

Ø  Левый столбец / Код товара / Правый столбец / Код / ОК

Ø  Вид / Параметры объединения / Пометить вторую опцию / ОК

Ø  Вид / Параметры объединения / Создать

Ø  Левая таблица/ Пришло на склад / Правая таблица / Ушло со склада

Ø  Левый столбец / Код/ Правый столбец / Код / ОК

Ø  Появившеюся связь выделить (левой кнопкой мыши)

Ø  Вид / Параметры объединения / Пометить вторую опцию / ОК

Ø  Поле: Код товара / Имя таблицы: Товары / Сортировка: по возрастанию

Ø  Поле: Наименование / Имя таблицы: Товары

Ø  Поле: Цена / Имя таблицы: Товары

Ø  В следующем поле щелкните правой кнопкой мышки / Построить…

Ø  В верхней части «Построителя выражений»  введите «Всего пришло:= »

Ø  Во втором окне двойным щелчком откройте «Запросы»

Ø  Выберите «Пришло на склад» / Sum-пришло / Вставить

Ø  Должно получиться следующее выражение:

     Всего пришло: = [Пришло на склад]![Sum-пришло]

Ø  ОК

Ø  В пятом поле щелкните правой кнопкой мышки / Построить…

Ø  В верхней части «Построителя выражений»  введите «Итого ушло:= »

Ø  Запросы / «Ушло со склада» / Sum-ушло / Вставить

Ø  Должно получиться следующее выражение:

     Итого ушло: = [Ушло со склада]![Sum-ушло]

Ø  ОК

Ø  Шестое поле / Построить… / «Осталось товара:= »

Ø  Запросы / «Пришло на склад» / Sum-пришло/ Вставить / « – »

Ø  «Ушло со склада» / Sum-ушло / Вставить / ОК

Ø  Седьмое поле / Построить… / «На сумму:= »

Ø  Запросы / «Пришло на склад» / Sum-пришло/ Вставить / « – »

Ø  «Ушло со склада» / Sum-ушло / Вставить

Ø  Получившееся выражение возьмите в круглые скобки / « * »

Ø  Таблицы / Товары / Цена / Вставить

Ø  Должно получиться следующее выражение:

    На сумму:= ([Пришло на склад]![Sum-пришло]-[Ушло со склада]!

    [Sum-ушло])*[товары]![цена]

Ø  ОК

Ø  Файл / Сохранить / «На складе» / Закрыть / Открыть запрос «На складе»

Запрос «На складе» позволит вам наглядно увидеть, сколько и какого товара пришло на склад, ушло со склада и на какую сумму осталось того или иного товара. Данные в запросе вы можете отсортировать, к примеру, по коду товара.

 

Контрольные вопросы:

1.      Для чего существуют запросы на выборку?

2.      Для чего в запрос вставляют ссылки на таблицы?

3.      Как вызывается контекстное меню?

4.      Как создать вычисляемое поле?

Практическая работа № 6
Отчеты: создание, модификация и использование

 

Цель работы: усвоить, что такое отчеты, научиться создавать отчеты с помощью мастера и в режиме конструктора.

Задачи работы:

1.       Научиться создавать автоотчет.

2.       Научиться создавать отчет, выводящий данные таблицы в виде документа, с помощью Мастера.

3.       Научиться создавать отчет в режиме конструктора.

Обеспечивающие средства: сборник описаний практических работ по MS Access; персональный компьютер, программное обеспечение: СУБД  MS Access.

Требования к отчету:  Итоги  практической работы  представить в виде файла LAB34.doc на диске (при необходимости  вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы

 

Технология работы:

Access позволяет создавать отчеты и почтовые наклейки. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены для вывода данных не на экран, а на печатающее устройство, т.е. принтер. Отличие отчетов в том, что данные в них группируются и выводятся на бумагу со специальными элементами оформления, характерными для печатных документов, например, колонтитулы, номера страниц, время создания отчета и т. д.

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ:

Самый простой и легкий способ создания отчетов, это автоотчет. Он бывает двух вариантов: автоотчет  в столбец и автоотчет ленточный.

 

 СОЗДАНИЕ АВТООТЧЕТА  В СТОЛБЕЦ:

Ø  Окно «База данных» / Отчеты / Создать

Ø  Автоотчеты: в столбец

Ø  В качестве источника данных выбрать таблицу «Накладная» / ОК

Ø  Файл / Сохранить / «Отчет накладная»

Ваш отчет готов. Автоотчет ленточным способом создается аналогично, только  в качестве источника данных выберите таблицу «Требование» и сохраните как «Отчет требование».

 

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА ОТЧЕТОВ:

Ø  Окно «База данных» / Отчеты

Ø  Создание  отчетов  с помощью мастера

Ø  Таблицы и запросы / Таблица «Товары»

Ø  Доступные поля / Код товара / > / Товар / > /

Ø  Таблицы и запросы / Запрос: «На складе»

Ø  Доступные поля / Всего пришло / > / Итого ушло / > / Осталось на сумму / > /Далее

Ø  Доступные уровни группировки / Код товара / > / Товар / > /

Ø  Всего пришло / > / Итого ушло / > /

Ø  Группировка… / Интервалы группировки / Обычные / ОК / Далее

Ø  Далее / Макет / блок / Далее / Деловой / Далее

Ø  Имя отчета «Итоговый отчет» / Готово

 

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА:

С помощью конструктора отчет можно разработать «с нуля» либо доработать уже существующий, созданный предыдущими способами.

Ø  Отчеты / Создать / Конструктор

Ø  В качестве источника данных выбрать запрос «На складе»

Ø  Файл / Параметры страницы… / Страница / Альбомная

Ø  Вид / Заголовок / На панели элементов выбрать «Надпись»

Ø  Сделайте заголовок 15 размером шрифта синего цвета «Отчет по складу на 2001 г.»

 

В области верхнего колонтитула сделать шесть надписей по вертикали (14 размером шрифта, синего цвета, курсивом) «Код товара», «Наименование», «Цена», «Всего пришло», «Итого ушло», «Осталось на сумму».

Ø  Вид / Сортировка и группировка

Ø  Поле/выражение / Код товара / Порядок сортировки / По возрастанию

Ø  Свойства группы / Заголовок группы / Да

В следующей строке

Ø  Поле/выражение / Наименование / По возрастанию / Заголовок группы / Да

Ø  Поле/выражение / Цена / По возрастанию / Заголовок группы / Да

Ø  Поле/выражение / Всего пришло/ По возрастанию/ Заголовок группы / Да

Ø  Поле/выражение / Итого ушло/ По возрастанию/ Заголовок группы / Да

Ø  Поле/выражение / Осталось на сумму / По возрастанию/ Заголовок группы / Да

 

В области данных нарисуйте табличку с помощью линий, состоящею из шести столбцов и одной строки. Затем в каждой ячейки создайте по полю в результате чего должна получиться следующая таблица (см. ниже).

 

Код товара

Наименование

Цена

Всего пришло

Итого ушло

Осталось на сумму

 

Ø  Выделить поле «Цена» / Вид / Свойства / Макет / Формат поля / Денежный

 

В область нижнего колонтитула вставить дату и номер страницы.

Ø  Вставка / Номера страниц…

Ø  Страница N из M / нижний колонтитул / Выравнивание / По правому краю / ОК

Ø  Вставка / Дата и время… / полный формат даты без времени / ОК

Дата появится в заголовке отчета, вырежете его и вставьте в область  нижнего колонтитула в верхний левый угол.

 

В область примечания отчета вставьте диаграмму «Движение товара»

Ø  Вставка / Диаграмма… / Запросы / На складе / Далее

Ø  Поля диаграммы: / Код товара / Всего пришло / Итого ушло / Осталось товара / Далее

Ø  Выбрать гистограмму / Далее

Ø  Нажмите левой кнопкой мышки на «Итого ушло» и не отпуская перенесите его в  область поля «Сумма_Всего пришло», в результате чего в эту область должно добавиться новое поле «Сумма_Итого ушло».

Ø  Повторите эту операцию для «Осталось товара» / Далее

Ø  Поле отчета / Отсутствует / Поля диаграммы / Отсутствует / Далее

Ø  Назовите диаграмму «Движение товара» / Готово

Чтобы полученная диаграмма соответствовала выбранным данным необходимо:

Ø  Перейти в окно базы данных / Окно / база данных / Запросы / «На складе» / Открыть

Ø  Правка / Выделить все записи / Правка / Копировать / Закрыть запрос «На складе»

Ø  Перейти в окно отчета / Окно / Отчет / Двойной шелчек на диаграмме

Ø  Появится таблица с данными / Выделите данные и удалите их

Ø  Встаньте в первую ячейку / Правка / Вставить

Ø  Удалите ненужные столбцы: «Наименование», «Цена» и «На сумму»

Ø  Закрыть окно «Таблица  данных»

Ø  Преобразуйте диаграмму по вашему вкусу

Ø  Файл / Сохранить / «Мой отчет»

 

Контрольные вопросы:

1.      Что называют отчетом?

2.      Как изменить вид отчета?

3.      Как отредактировать размеры и местоположение полей и надписей в отчете?

4.      Как оформить отчет цветом, эффектами?

Практическая работа № 7

Работа с подтаблицами и установка фильтров

 

Цель работы: научится устанавливать подтаблицы, усвоить, что такое фильтр, научиться создавать фильтры и изменять их.

Задачи работы:

1.       Научиться создавать подтаблицы и удалять их.

2.       Научиться создавать и применять фильтр для отбора необходимой информации.

3.       Научиться строить выражение в структуре фильтр.

Обеспечивающие средства: сборник описаний практических работ по MS Access; персональный компьютер, программное обеспечение: СУБД  MS Access.

Требования к отчету:  Итоги  практической работы  представить в виде файла LAB35.doc на диске (при необходимости  вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы

 

Технология работы:

 С подтаблицами вы уже встречались при установке связей между таблицами, но тогда подтаблица появилась автоматически, теперь вы создадите ее самостоятельно. Подтаблица может создаваться как для таблиц и запросов, а так же для существующих подтаблиц. Она предназначена для вывода конкретных данных на экран.

СОЗДАНИЕ ПОДТАБЛИЦЫ:

Ø  Объекты базы данных «Таблицы» / «Товары» / Открыть

Данная таблица уже содержит подтаблицу, о чем говорит знак ( + ) в начале каждой строки.

Ø  Откройте подтаблицу / Щелкните левой кнопкой мышки на значок ( + )

Ø  Вставка / Подтаблица… / Таблицы / «Требование»

Ø  Подчиненные поля / Код / Основные поля / Код / ОК

Ø  На вопрос создать связь сейчас ответьте, «Нет»

Слева перед строкой должен появился знак ( + ). Теперь таблица «Товары» содержит две подтаблицы, щелкнув на которые вы можете просмотреть, сколько пришло и ушло того или иного товара. В подтаблицу вы также можете вносить данные, которые автоматически будут заноситься в соответствующие таблицы, чтобы убедиться в этом внесите во вторую подтаблицу для товара под кодом 00005 следующие данные:

 

Ø  Сохранить изменения

 

Задание 1: Удалите подтаблицу.

 

УДАЛЕНИЕ ПОДТАБЛИЦ:

Ø  Объекты базы данных «Запросы» / Пришло на склад / Открыть

Ø  Вставка / Подтаблица… / Запросы / Ушло со склада

Ø  Подчиненные поля / Код / Основные поля / Код / ОК

Ø  Просмотрите данные, затем закройте подтаблицу

Ø  Формат / Подтаблица / Удалить

Ø  Закрыть, сохранив изменения

Фильтры предназначены для поиска и отбора записей в таблицах или формах, которые вы просматриваете в текущий момент времени. Существует несколько разновидностей фильтров: это фильтр по выделению, исключить выделение,  расширенный фильтр, фильтр для и т.д.

 

Задание 2: Создайте фильтр  и  измените его.

СОЗДАНИЕ ФИЛЬТРА ПО ВЫДЕЛЕНИЮ:

Ø  Объекты базы данных «Таблицы» / «Накладная» / Открыть

К примеру, вам необходимы данные по товару под кодом «00001»

Ø  Выделите код товара 00001

Ø  Записи / Фильтр / Фильтр по выделенному

В накладной остались записи характерные только данному товару, это не значить, что все остальные данные были удалены. Для приведения накладной в первоначальный вид необходимо удалить фильтр.

Ø  Записи / Удалить фильтр

ИСКЛЮЧИТЬ ВЫДЕЛЕНИЕ: Аналогично предыдущему только на экран будут выводиться все данные кроме тех, которые были выделены.

КНОПКА ИЗМЕНИТЬ ФИЛЬТР: С помощью этой кнопки можно отбирать записи по данным нескольких полей.

Ø   Записи / Фильтр / изменить фильтр

Ø  Выберите данные нескольких полей и посмотрите, что получится

Ø  Фильтр / Применить фильтр

Ø  Записи / Удалить фильтр

ФИЛЬТР ДЛЯ:

Ø  Щелкните правой кнопкой мышки в области таблицы

Ø  Фильтр для: [Код] = 00001 and [Пришло] = (50) / Нажмите Enter

Ø  Записи / Удалить фильтр

Задание3: Создайте расширенный фильтр.

СОЗДАНИЕ РАСШИРЕННОГО ФИЛЬТРА:

Ø  Записи / Фильтр / Расширенный фильтр…

Ø  Поле: Дата / В поле условия отбора щелкните правой кнопкой мышки / Построить…

Ø  Постройте следующее выражение:

[Накладная]![Дата] > #01.04.01# And [Накладная]![Дата] < #30.04.01#

Ø  Фильтр / Применить фильтр

Ø  Закрыть, сохранив изменения

 

Контрольные вопросы:

1.      Как определить, что таблица или запрос уже содержат подтаблицу?

2.      Для чего предназначен фильтр?

3.      Как создать фильтр таблицы по какому – либо полю?

4.      Как в объекте Фильтр построить выражение?